L'annuaire Google Workspace, Cloud Identity et Essentials contient les coordonnées de tous les membres de votre organisation et des contacts externes partagés. Vous pouvez contrôler les types d'adresses e-mail (principale, alias, domaine) partagées et les informations de profil mises à disposition dans les services Google. Si vous configurez l'annuaire, assurez-vous qu'il est désactivé (désactivez le partage de contacts). Vous pourrez ensuite l'activer quand vous le souhaiterez.
Pourquoi activer l'annuaire ?
Lorsque l'annuaire est activé :
- vos utilisateurs peuvent trouver des informations de profil dans Google Contacts et d'autres services Google ;
- les adresses individuelles et de groupe sont complétées automatiquement lorsque vos utilisateurs les saisissent ;
- Lorsqu'ils pointent sur l'image de profil d'une personne ou appuient dessus, une fiche s'ouvre avec les informations de profil de cette personne.
- Google Agenda suggère de manière intelligente les salles de réunion en fonction du lieu et du nombre de participants. Pour en savoir plus, consultez Créer des bâtiments, des fonctionnalités et des ressources Agenda.
- les élèves peuvent envoyer des e-mails à leurs enseignants et à leurs camarades de classe dans Classroom.
Quelles adresses sont partagées ?
Lorsque l'annuaire est activé, les membres de votre organisation peuvent rechercher :
- tous les utilisateurs de l'annuaire, ou bien les utilisateurs de l'annuaire personnalisé attribué à leur unité organisationnelle ;
- les adresses de groupe définies comme visibles ;
- les contacts qui leur sont délégués par d'autres personnes.
- Adresses des invités
Quelles informations ne sont jamais partagées ?
- Les contacts personnels que les personnes ajoutent elles-mêmes
- Les personnes dont le compte a été suspendu ou supprimé
- Les personnes que vous masquez dans l'annuaire
Quelles informations sont partagées lorsque l'annuaire est désactivé ?
Les utilisateurs peuvent voir les informations des autres utilisateurs lorsqu'ils interagissent dans Workspace, même si l'annuaire est désactivé. Voici quelques exemples :
- Lorsque des utilisateurs rejoignent un espace Google Chat, ils peuvent consulter les informations de profil des autres membres.
- Dans Classroom, les enseignants et les élèves peuvent consulter les coordonnées des autres utilisateurs du cours. En savoir plus sur vos informations personnelles dans Classroom
- Les exemples précédents ne sont pas exhaustifs.
Désactiver l'annuaire
En général, vous désactivez l'annuaire uniquement lors de sa configuration initiale ou lors d'un dépannage.
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Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Annuaire
Paramètres de l'annuaire.Vous devez disposer du droit d'administrateur associé aux paramètres de l'annuaire.
- Cliquez sur Paramètres de partage Partage des contacts.
- Décochez la case Activer le partage des contacts.
- Cliquez sur Enregistrer.
Activer l'annuaire et définir les options de partage
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Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Annuaire
Paramètres de l'annuaire.Vous devez disposer du droit d'administrateur associé aux paramètres de l'annuaire.
- Cliquez sur Paramètres de partage Partage des contacts.
- Cochez l'option Activer le partage des contacts.
- Sélectionnez les adresses e-mail à inclure dans l'annuaire :
- Afficher toutes les adresses e-mail : l'adresse e-mail principale de l'utilisateur et les alias d'adresse sont affichés.
- Afficher uniquement les alias et les adresses e-mail secondaires : si un utilisateur possède une adresse e-mail secondaire (adresse extérieure à votre domaine) ou un alias d'adresse e-mail, seuls l'adresse e-mail secondaire et l'alias sont affichés, et non l'adresse principale.
- Afficher uniquement l'adresse e-mail principale : seule l'adresse e-mail principale de l'utilisateur est indiquée. Ne pas afficher les alias ni les adresses e-mail secondaires.
- Afficher uniquement les adresses e-mail associées au domaine principal de l'utilisateur : si vous avez un alias de domaine, affichez les adresses e-mail associées au domaine principal de l'utilisateur. Masquez les adresses des alias de domaine.
Sélectionnez le type de profils à afficher dans l'annuaire de Contacts sur le Web. Si vous avez de nombreux profils de domaine ou contacts externes, n'affichez que certains types de profils pour trouver plus rapidement des adresses et accélérer le chargement de l'annuaire. Notez que les comptes invités ne sont pas inclus dans l'annuaire des contacts.
- Afficher uniquement les profils de domaine : les profils des utilisateurs internes (disposant d'une adresse dans vos domaines) sont indiqués, mais pas les contacts externes. Remarque : Ce paramètre affiche toujours les contacts partagés au sein du domaine dans la saisie semi-automatique et la recherche.
- Afficher uniquement les contacts partagés au sein du domaine : n'incluez que les contacts externes partagés.
- Afficher les profils de domaine et les contacts partagés au sein de celui-ci : inclut les contacts externes partagés et les contacts internes.
Cliquez sur Enregistrer.