Domyślnie użytkownicy w Twojej organizacji mogą znaleźć informacje profilowe wszystkich innych osób. Aby ograniczyć zakres osób, które użytkownicy mogą znaleźć na listach autouzupełniania, w Kontaktach oraz w wynikach wyszukiwania, skonfiguruj katalog niestandardowy. Możesz przypisać katalogi według jednostki organizacyjnej, tak aby niektórzy użytkownicy nie mieli dostępu do żadnego kontaktu w katalogu, inni mieli dostęp do katalogu niestandardowego, a jeszcze inni do wszystkich kontaktów w katalogu. Dowiedz się więcej o ustawieniach widoczności.
Możesz na przykład skonfigurować katalog niestandardowy dla pracowników tymczasowych, zawierający tylko osoby w ich zespole, a jednocześnie zezwolić pracownikom pełnoetatowym na znajdowanie wszystkich użytkowników w katalogu.
Możesz utworzyć maksymalnie 100 katalogów niestandardowych.
Wymagane uprawnienia
Aby móc tworzyć katalogi niestandardowe, musisz mieć wszystkie poniższe uprawnienia administratora:
- Usługi > Ustawienia usług.
- Uprawnienia w interfejsie Admin API > Grupy > Odczyt (wymagane minimum, jeśli grupy już są skonfigurowane); jeśli musisz utworzyć lub edytować grupy, będziesz potrzebować tych dodatkowych uprawnień dotyczących grup).
Krok 1. Ukryj katalog
Jeśli nie chcesz, aby użytkownicy mogli znajdować dane kontaktowe przed skonfigurowaniem katalogów niestandardowych , wyłącz udostępnianie kontaktów.
Krok 2. Uporządkuj konta użytkowników
Aby korzystać z katalogów niestandardowych, skonfiguruj jednostki organizacyjne i grupy. Jeśli chcesz dodać użytkowników do katalogu niestandardowego, umieść ich w grupach i dodaj je do tego katalogu. Następnie wystarczy przypisać katalogi niestandardowe do jednostek organizacyjnych.
- Utwórz jednostki organizacyjne odpowiadające zbiorom użytkowników, którym przypiszesz katalogi niestandardowe. Jeśli na przykład chcesz, aby pracownicy pełnoetatowi korzystali z innego katalogu niż stażyści, utwórz dla nich różne jednostki organizacyjne.
- Dodaj użytkowników do jednostek organizacyjnych.
- Utwórz grupy dyskusyjne Google i dodaj do nich użytkowników. Te grupy służą do zapełniania katalogów niestandardowych. Możesz na przykład utworzyć grupy kierowników, pracowników pełnoetatowych, stażystów i dostawców. Uwaga: Grup dynamicznych nie można dodać do katalogu niestandardowego.
Wskazówka: aby ukryć członków grupy, ustaw poziom dostępu grupy na Ograniczone. Aby ukryć adres e-mail grupy przed użytkownikami, którzy nie są członkami grupy, ukryj grupę w katalogu Grup dyskusyjnych.
Krok 3. Utwórz katalog niestandardowy
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Katalog
Ustawienia katalogu.Wymaga uprawnień administratora Ustawienia usług.
- Kliknij Ustawienia widoczności.
- Po lewej wybierz jednostkę organizacyjną, dla której chcesz utworzyć katalog.
- W sekcji Widoczność katalogu wybierz Użytkownicy w niestandardowym katalogu.
- Na dole kliknij Utwórz nowy.
- Wpisz nazwę katalogu niestandardowego.
W sekcji Dołącz grupy zaznacz pola obok grup, które chcesz uwzględnić w katalogu niestandardowym. Aby przejść bezpośrednio do grupy, wpisz jej nazwę i kliknij Szukaj.
Uwaga: gdy dodasz grupę do katalogu niestandardowego, grupa nie zostanie ukryta przed innymi użytkownikami. Każdy może znaleźć adres grupy i wyświetlać jej członków, jeśli pozwalają na to poziomy dostępu grupy. Dowiedz się więcej o zarządzaniu grupami.
Kliknij Utwórz i wybierz Zapisz.
Krok 4. Pokaż katalog
Aby użytkownicy w organizacji mogli znajdować dane kontaktowe i z nich korzystać, włącz udostępnianie kontaktów. Po wprowadzeniu tej zmiany:
- Osoby, którym przypisano katalog niestandardowy, mogą znaleźć tylko osoby z tego katalogu. Mogą znaleźć wszystkie udostępnione kontakty zewnętrzne. Mogą także znaleźć wszystkie grupy dyskusyjne, które są dla nich widoczne.
- Użytkownicy w jednostkach organizacyjnych, którym nie przypisano katalogu niestandardowego, mogą znaleźć:
- wszystkie osoby w katalogu, o ile ich jednostka organizacyjna nie dziedziczy katalogu niestandardowego; lub
- tylko osoby z katalogu niestandardowego, jeśli ich jednostka organizacyjna dziedziczy katalog niestandardowy z jednostki nadrzędnej.