Varsayılan olarak, kuruluşunuzdaki kullanıcılar diğer herkesin profil bilgilerini bulabilir. Kullanıcıların otomatik tamamlama listelerinde, Kişiler'de ve aramalarda bulabileceği kişileri sınırlamak için özel bir dizin oluşturun. Dizinleri kuruluş birimine göre atayın. Böylece bazı kullanıcılar özel bir dizin alırken bazıları Dizindeki tüm kişileri alır veya hiç almaz. Görünürlük ayarları hakkında daha fazla bilgi edinin.
Örneğin, geçici çalışanlar için yalnızca kendi ekiplerindeki kişileri içeren özel bir dizin oluşturabilir ve tam zamanlı çalışanların dizindeki tüm kullanıcıları bulmasına izin verebilirsiniz.
En fazla 100 özel dizin oluşturabilirsiniz.
Gerekli ayrıcalıklar
Özel dizinler oluşturmak için aşağıdaki yönetici ayrıcalıklarının tümüne sahip olmanız gerekir:
- Hizmetler > Hizmet Ayarları
- Admin API ayrıcalıkları > Gruplar > Okuma (Gruplar zaten ayarlanmışsa gereken minimum ayrıcalık). Grup oluşturmanız veya düzenlemeniz gerekiyorsa bu ek Gruplar ayrıcalıklarına ihtiyacınız vardır.
1. Adım: Dizin'i gizleyin
Özel dizinlerinizi oluşturana kadar kullanıcıların iletişim bilgilerini bulmasını istemiyorsanız kişi paylaşımını devre dışı bırakın.
2. Adım: Kullanıcılarınızı organize edin
Özel dizinleri kullanabilmek için kuruluş birimleri ve gruplar oluşturun. Özel bir dizine kullanıcı eklemek için kullanıcıları gruplara yerleştirir ve bu grupları özel dizine eklersiniz. Ardından, özel dizinleri kuruluş birimlerine atarsınız.
- Özel dizinler atayacağınız kullanıcı gruplarına karşılık gelen kuruluş birimleri oluşturun. Örneğin, tam zamanlı çalışanların stajyerlerden farklı bir dizin kullanmasını istiyorsanız her çalışan grubu için bir kuruluş birimi oluşturun.
- Kullanıcıları kuruluş birimlerine ekleyin.
- Google Grupları oluşturun ve bu gruplara kullanıcı ekleyin. Özel dizinleri doldurmak için bu grupları kullanırsınız. Örneğin; yöneticiler, tam zamanlı çalışanlar, stajyerler ve tedarikçiler için gruplar oluşturabilirsiniz. Not: Dinamik gruplar özel dizinlere eklenemez.
İpucu: Bir grubun üyelerini gizlemek için grubun erişim düzeyini Kısıtlı olarak ayarlayın. Grup e-posta adresini grup üyesi olmayan kullanıcılardan gizlemek için grubu Gruplar dizininde gizleyin.
3. Adım: Özel bir dizin oluşturun
-
Google Yönetici Konsolu'nda Menü
Dizin
Dizin ayarları'na gidin.Dizin ayarları yönetici ayrıcalığına sahip olmayı gerektirir.
- Görünürlük ayarları'nı tıklayın.
- Sol tarafta, dizini oluşturmak istediğiniz kuruluş birimini seçin.
- Dizin görünürlüğü bölümünde Özel bir dizindeki kullanıcılar'ı seçin.
- En altta, Yeni Oluştur'u tıklayın.
- Özel dizin için bir ad girin.
Grupları dahil et bölümünde, özel dizine dahil etmek istediğiniz grupların yanındaki kutuları işaretleyin. Doğrudan bir gruba gitmek için grubun adını girip Ara'yı tıklayın.
Not: Özel bir dizine eklediğiniz gruplar diğer kullanıcılardan gizlenmez. Grup erişim düzeyleri izin veriyorsa herkes grup adresini bulabilir ve grup üyelerini görüntüleyebilir. Grupları yönetme hakkında daha fazla bilgi edinin.
Oluştur ve ardından Kaydet'i tıklayın.
4. Adım: Dizin'i gösterin
Kuruluşunuzdaki kullanıcıların iletişim bilgilerini bulup kullanmasına izin vermek için kişi paylaşımını etkinleştirin. Bunu yaptığınızda:
- Özel bir dizine atanmış kullanıcılar yalnızca o özel dizindeki kişileri bulabilir. Bu kullanıcılar, paylaşılan tüm harici kişileri bulabilir. Ayrıca, kendilerine görünür olan tüm grupları bulabilirler.
- Özel bir dizine atanmamış kuruluş birimlerindeki kullanıcılar şunları bulabilir:
- Dizindeki herkes (ait oldukları kuruluş birimi özel bir dizini devralmıyorsa) veya
- Yalnızca belli bir özel dizindeki kullanıcılar (ait oldukları kuruluş birimi, üst düzeydeki bir kuruluş biriminin özel dizinini devralıyorsa)