किसी उपयोगकर्ता के खाते को मिटाना या उसे अपने संगठन से हटाना

डोमेन की पुष्टि हो गई है

जब कोई उपयोगकर्ता, डोमेन की पुष्टि किए गए संगठन को छोड़ देता है, तब उसके Google Workspace खाते को मिटाया जा सकता है. उपयोगकर्ता के पास, उसके खाते से जुड़ी सभी सेवाओं और डेटा का ऐक्सेस नहीं रहता.

खाता मिटाने से पहले, उपयोगकर्ता अपने साथ ले जाने के लिए निजी डेटा ट्रांसफ़र कर सकता है. इसके अलावा, एडमिन कंपनी के अहम डेटा को किसी दूसरे उपयोगकर्ता को ट्रांसफ़र कर सकता है. ट्रांसफ़र नहीं किया गया डेटा मिटा दिया जाता है. कुछ डेटा 20 दिनों तक सेव रहता है. इस दौरान, मिटाए गए उपयोगकर्ता खाते को वापस लाया जा सकता है.

इस पेज पर

• पहला चरण: ज़रूरी डेटा ट्रांसफ़र करना
• दूसरा चरण: एक या उससे ज़्यादा उपयोगकर्ताओं को मिटाना
• तीसरा चरण: उपयोगकर्ता की प्रोफ़ाइल मिटाने के बाद
• अहम जानकारी: बिलिंग में बदलाव कैसे होते हैं
• कौनसा डेटा मिटाया जाता है
• किसी उपयोगकर्ता को कब नहीं मिटाना चाहिए
• डेटा ट्रांसफ़र न होने पर क्या होगा?
• Vault के उपयोगकर्ताओं को मिटाना
• अपना एडमिन खाता मिटाना
• मिटाए गए उपयोगकर्ता को वापस लाना

पहला चरण: ज़रूरी डेटा ट्रांसफ़र करना

अपने संगठन में डेटा बनाए रखने के लिए, आपको या उपयोगकर्ता को उस डेटा का मालिकाना हक किसी दूसरे उपयोगकर्ता को ट्रांसफ़र करना होगा. सुपर एडमिन, खाते को मिटाने की प्रोसेस के दौरान कुछ डेटा ट्रांसफ़र कर सकते हैं. अन्य एडमिन को, उपयोगकर्ता का खाता मिटाने से पहले डेटा ट्रांसफ़र करना होगा.

क्या आपको एक से ज़्यादा उपयोगकर्ताओं को मिटाना है? इसके बजाय, डेटा एक्सपोर्ट टूल का इस्तेमाल करके, उनका डेटा एक्सपोर्ट करें.

दूसरा चरण: एक या उससे ज़्यादा उपयोगकर्ताओं को मिटाना

1. Google Admin console में, मेन्यू डाइरेक्ट्री उपयोगकर्ता पर जाएं.

   उपयोगकर्ता पेज पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास यूज़र मैनेजमेंट का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

2. कोई विकल्प चुनें:

   किसी एक उपयोगकर्ता को मिटाना

   1. उपयोगकर्ता सूची में, उपयोगकर्ता पर कर्सर घुमाएं. इसके बाद, दाईं ओर मौजूद ज़्यादा विकल्प उपयोगकर्ता मिटाएं पर क्लिक करें.

      अगर सूची लंबी है, तो सबसे ऊपर मौजूद खोज बार में जाकर, उपयोगकर्ता का खाता पेज ढूंढें. इसके बाद, उनके खाते के पेज पर बाईं ओर मौजूद, उपयोगकर्ता मिटाएं पर क्लिक करें.  मुझे इसका तरीका बताएं

      

   एक साथ कई उपयोगकर्ताओं को मिटाना

   1. आपको जिस उपयोगकर्ता को मिटाना है उसके नाम के बगल में मौजूद बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
      अहम जानकारी: अगर सभी उपयोगकर्ता एक ही संगठन की इकाई से जुड़े हैं, तो उन्हें आसानी से ढूंढने के लिए, बाईं ओर मौजूद इकाई को चुनें.
   2. सबसे ऊपर दाएं कोने में मौजूद, ज़्यादा विकल्प चुने हुए उपयोगकर्ताओं की जानकारी को मिटाएं पर क्लिक करें.

      

3. एडमिन के तौर पर आपके पास मौजूद अधिकारों के हिसाब से, कोई विकल्प चुनें:
   • सुपर एडमिन—अन्य ऐप्लिकेशन में मौजूद डेटा के बगल में मौजूद, इनमें से कोई एक विकल्प चुनें:
     • उपयोगकर्ता का डेटा ट्रांसफ़र न करने के लिए, डेटा ट्रांसफ़र न करें को चुनें.
     • उपयोगकर्ता का डेटा ट्रांसफ़र करने के लिए:
       1. ट्रांसफ़र करें को चुनें.
       2. उपयोगकर्ता खोजें फ़ील्ड में, उस उपयोगकर्ता का नाम या ईमेल पता डालें जिसे आपको फ़ाइलें ट्रांसफ़र करनी हैं.
       3. ट्रांसफ़र करने के लिए डेटा चुनें में जाकर, अपनी पसंद के हर विकल्प के बगल में मौजूद बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.

          Drive और Docs के लिए, उन फ़ाइलों को शामिल किया जा सकता है जिन्हें किसी के साथ शेयर नहीं किया गया है. अगर आपने यह विकल्प नहीं चुना है, तो भी निजी फ़ाइलों का मालिकाना हक ट्रांसफ़र किया जा सकता है. ऐसा तब होता है, जब फ़ाइलें किसी ऐसे फ़ोल्डर में हों जिसे शेयर किया गया हो. अगर फ़ोल्डर शेयर नहीं किया गया है, तो हो सकता है कि उस फ़ोल्डर में मौजूद शेयर की गई फ़ाइलों का मालिकाना हक ट्रांसफ़र हो जाए. हालांकि, फ़ोल्डर का मालिकाना हक ट्रांसफ़र नहीं होगा. इससे फ़ाइलों को ब्राउज़ नहीं किया जा सकेगा. नया मालिक, Drive में खोज करके इन फ़ाइलों को ढूंढ सकता है: is:unorganized owner:me.

   • अन्य एडमिन—यह पुष्टि करने के लिए कि आपको खाता मिटाने के असर के बारे में पता है, बॉक्स पर सही का निशान लगाएं.
4. उपयोगकर्ता की प्रोफ़ाइल मिटाएं या उपयोगकर्ताओं की प्रोफ़ाइलें मिटाएं पर क्लिक करें.

अगर आपने डेटा ट्रांसफ़र करने का विकल्प चुना है, तो मिटाए गए उपयोगकर्ता का खाता तब तक निलंबित रहेगा, जब तक ट्रांसफ़र पूरा नहीं हो जाता. इसके बाद, खाता मिटा दिया जाता है. साथ ही, जिस उपयोगकर्ता को ट्रांसफ़र किया गया डेटा मिलता है उसे एक ईमेल भेजा जाता है.

तीसरा चरण: किसी उपयोगकर्ता की प्रोफ़ाइल मिटाने के बाद

बिलिंग में बदलाव कैसे होता है

• महीने के हिसाब से बिलिंग वाला प्लान—किसी उपयोगकर्ता खाते को मिटाने पर, हर महीने का बिल उसके हिसाब से बदल जाता है. उदाहरण के लिए, अगर आपने किसी उपयोगकर्ता को 1 अप्रैल को जोड़ा है और उसे 15 अप्रैल को हटा दिया है, तो हम आपको उस उपयोगकर्ता के लिए सिर्फ़ आधे महीने का ही बिल भेजेंगे.
• सालाना/तय समय वाला बिलिंग प्लान—किसी खाते को मिटाने से आपके पास मौजूद लाइसेंस की संख्या कम नहीं होती है. साथ ही, आपकी बिलिंग पर भी किसी तरह का असर नहीं होता है. हटाए गए उपयोगकर्ता के लाइसेंस को किसी दूसरे उपयोगकर्ता को असाइन किया जा सकता है. हालांकि, अगर बाद में आपको हटाए गए उपयोगकर्ता को वापस लाना है, तो आपको एक और लाइसेंस की ज़रूरत होगी.

कौनसा डेटा मिटाया जाता है

उपयोगकर्ता के पास मौजूद डेटा, जो खाता मिटाने से पहले ट्रांसफ़र नहीं किया गया है उसे हमेशा के लिए मिटा दिया जाता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, यहां क्लिक करें. 

किसी उपयोगकर्ता को कब नहीं मिटाना चाहिए

आपको किसी उपयोगकर्ता का खाता सिर्फ़ तब मिटाना चाहिए, जब वह व्यक्ति आपका संगठन छोड़ रहा हो. इनमें से कोई भी काम करने के लिए, खाता न मिटाएं:

• मैनेज नहीं किए जा रहे किसी उपयोगकर्ता को अपने संगठन में जोड़ते समय, विरोधी खाते की समस्या हल करें. किसी उपयोगकर्ता का खाता मिटाने पर, वह अपना डेटा और Google Workspace की सेवाओं का ऐक्सेस खो देता है. इसके बजाय, विरोधी खाते से जुड़ी समस्या हल करने का तरीका जानें.
• उपयोगकर्ता नाम बदलना. इसके बजाय, उपयोगकर्ता के लिए कोई उपनाम बनाएं. ज़्यादा जानने के लिए, Directory उपयोगकर्ता का नाम या ईमेल पता बदलना लेख पढ़ें.
• अपने संगठन की Google सेवाओं को ऐक्सेस करने से किसी उपयोगकर्ता को कुछ समय के लिए ब्लॉक करें. इसके बजाय, किसी उपयोगकर्ता को कुछ समय के लिए निलंबित किया जा सकता है.
• लाइसेंस की कीमत बचाएं. उपयोगकर्ता के डेटा को सुरक्षित रखने और लागत कम करने के लिए, उसके खाते को Archived User लाइसेंस असाइन करें. ज़्यादा जानने के लिए, कंपनी छोड़कर जा चुके कर्मचारियों के खातों को संग्रहित करना लेख पढ़ें.

डेटा ट्रांसफ़र न होने पर क्या होता है?

अगर किसी वजह से डेटा ट्रांसफ़र नहीं किया जा सकता, तो उपयोगकर्ता के खाते को मिटाने की प्रोसेस रुक जाती है. उपयोगकर्ता का खाता नहीं मिटाया जाता है और उसका डेटा भी नहीं मिटाया जाता है. आपको Admin Console में गड़बड़ी का एक मैसेज मिलेगा. इसमें बताया जाएगा कि ट्रांसफ़र क्यों नहीं हो सका. इस समस्या को ठीक करने के लिए, Google Workspace की सहायता टीम से संपर्क करें और उन्हें गड़बड़ी की जानकारी दें. समस्या हल हो जाने के बाद, उपयोगकर्ता का खाता मिटाया जा सकता है और उसका डेटा ट्रांसफ़र किया जा सकता है.

Vault उपयोगकर्ताओं को मिटाना

अगर आपका संगठन Google Vault का इस्तेमाल करता है, तो हटाए गए उपयोगकर्ता के डेटा पर लागू होने वाले सभी डेटा रखरखाव के नियम या होल्ड अब लागू नहीं होंगे. डेटा को तुरंत पूरी तरह मिटाया जा सकता है. उपयोगकर्ता खाते को 20 दिनों के अंदर वापस लाने पर भी, इस डेटा को वापस नहीं लाया जा सकता. Vault में एक्सपोर्ट किए गए उपयोगकर्ता का डेटा, एक्सपोर्ट पैकेज की समयसीमा खत्म होने तक डाउनलोड किया जा सकता है. Vault के उपयोगकर्ताओं के खातों को मिटाने के बारे में ज़्यादा जानें.

अहम जानकारी: कानूनी कार्रवाई की वजह से रोके गए किसी उपयोगकर्ता का डेटा ट्रांसफ़र नहीं किया जा सकता. साथ ही, उसे मिटाया भी नहीं जा सकता. उपयोगकर्ता को मिटाने के लिए, Vault के अधिकारों वाले एडमिन को सबसे पहले डेटा पर लगी अस्थायी रोक हटानी होगी. ऐसा करने में 48 घंटे लग सकते हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, डेटा को होल्ड पर रखने वाले उपयोगकर्ता का खाता मिटाना लेख पढ़ें.

अपना एडमिन खाता मिटाना

अपने एडमिन खाते को नहीं मिटाया जा सकता. आपको किसी दूसरे उपयोगकर्ता को सुपर एडमिन के अधिकार असाइन करने होंगे. इसके बाद, वह उपयोगकर्ता आपका खाता मिटा सकता है. 

किसी मिटाए गए उपयोगकर्ता खाते को वापस लाना

मिटाए गए खाते को 20 दिनों के अंदर वापस लाया जा सकता है. कुछ डेटा भी वापस लाया जाता है. जैसे, Gmail का कॉन्टेंट, Drive की वे फ़ाइलें जिन्हें ट्रांसफ़र नहीं किया गया था, और मुख्य कैलेंडर. ज़्यादा जानकारी के लिए, हाल ही में मिटाए गए किसी उपयोगकर्ता खाते को वापस लाना लेख पढ़ें.

ईमेल पते की पुष्टि की गई

अगर किसी उपयोगकर्ता को ईमेल से पुष्टि की गई Google सेवा पर आपकी टीम के साथ मिलकर काम नहीं करना है, तो उसके खाते को हटाया जा सकता है. जैसे, Google Workspace Business या Essentials या Chrome Enterprise. अगर Google Workspace का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो आपके पास Drive में मौजूद उन सभी दस्तावेज़ों और फ़ाइलों का मालिकाना हक किसी दूसरे उपयोगकर्ता, जैसे कि एडमिन या मैनेजर को ट्रांसफ़र करने का विकल्प होता है जिनका मालिकाना हक उस उपयोगकर्ता के पास है.

एक बार में एक या उससे ज़्यादा उपयोगकर्ताओं को हटाया जा सकता है.

हटाए गए उपयोगकर्ता के खाते और डेटा का क्या होता है

किसी उपयोगकर्ता के खाते को Google की सेवा से हटाने के बाद, उसके खाते को Google के उपभोक्ता खाते में बदल दिया जाता है. उपभोक्ता खाते से हटाए गए उपयोगकर्ता के पास, अब भी अपने खाते के डेटा को ऐक्सेस करने का विकल्प होता है. अगर Google Workspace का इस्तेमाल किया जा रहा है और आपने उपयोगकर्ता के डेटा का मालिकाना हक ट्रांसफ़र नहीं किया है, तो उपयोगकर्ता के पास उस डेटा का मालिकाना हक बना रहेगा. जैसे, Drive की फ़ाइलें. इसके बाद, आपके पास उस डेटा को मैनेज करने का विकल्प नहीं होगा.

शुरू करने से पहले

Business और Essentials के सिर्फ़ पैसे चुकाकर लिए गए वर्शन

पक्का करें कि आपको यह पता हो कि उपयोगकर्ताओं को हटाने पर बिलिंग पर क्या असर पड़ता है

• Business वर्शन के बारे में जानकारी पाने के लिए, Google Workspace के बिल और शुल्क के बारे में जानकारी लेख पढ़ें.
• Enterprise Essentials के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, सालाना/तय समय वाले और महीने के हिसाब से बिलिंग वाले प्लान की तुलना करना लेख पढ़ें.
• Essentials वर्शन के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, Essentials की बिलिंग कैसे काम करती है लेख पढ़ें.

Drive में शेयर करने की अनुमतियों की जांच करना 

हटाए गए उपयोगकर्ताओं को, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें और उनके साथ सीधे तौर पर शेयर की गई अन्य फ़ाइलें ऐक्सेस करने से रोकने के लिए, Drive की अनुमतियां सेट करें. इनमें वे फ़ाइलें भी शामिल हैं जिन्हें आपने किसी दूसरे उपयोगकर्ता को ट्रांसफ़र किया है.

Chat की अनुमतियां देखना

हटाए गए उपयोगकर्ताओं को सीधे तौर पर भेजे गए चैट मैसेज (चैट ग्रुप के ज़रिए नहीं) ऐक्सेस करने से रोकने के लिए, Chat की अनुमतियां सेट करें. इससे उपयोगकर्ता, आपके संगठन से बाहर के लोगों को चैट मैसेज नहीं भेज पाएंगे.

फ़ाइलों को शेयर की गई ड्राइव में ट्रांसफ़र करना

उपयोगकर्ता की फ़ाइलों को नए मालिक के पास ट्रांसफ़र करने के बजाय, उन्हें शेयर की गई ड्राइव में ट्रांसफ़र किया जा सकता है. शेयर की गई ड्राइव के सभी सदस्यों के पास, सभी फ़ाइलों का मालिकाना हक होता है. अगर कोई व्यक्ति शेयर की गई ड्राइव छोड़ देता है, तो शेयर की गई ड्राइव के अन्य सदस्य अब भी फ़ाइलें ऐक्सेस कर सकते हैं. इससे फ़ाइलें तब भी नहीं मिटती हैं, जब उनके मालिक का खाता हटा दिया जाता है. 

शेयर की गई ड्राइव के बारे में ज़्यादा जानें. साथ ही, मौजूदा कॉन्टेंट को शेयर की गई ड्राइव में माइग्रेट करने का तरीका जानें.

सभी सेवाएं

अगर लागू हो, तो एडमिन की भूमिका हटाएं

एडमिन की भूमिका वाले किसी उपयोगकर्ता को हटाने के लिए, आपको पहले उसकी भूमिका हटानी होगी.

एक या उससे ज़्यादा उपयोगकर्ताओं को हटाना

1. Google Admin console में, मेन्यू डाइरेक्ट्री उपयोगकर्ता पर जाएं.

   उपयोगकर्ता पेज पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास यूज़र मैनेजमेंट का सही अधिकार होना चाहिए. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

2. एक या उससे ज़्यादा उपयोगकर्ताओं को हटाने के लिए, इनमें से कोई एक तरीका चुनें:

   किसी एक उपयोगकर्ता को हटाना

   1. उपयोगकर्ता सूची में, उपयोगकर्ता को ढूंढें. अगर आपको मदद चाहिए, तो उपयोगकर्ता खाता ढूंढें पर जाएं.
   2. उस उपयोगकर्ता के नाम पर कर्सर ले जाएं जिसे आपको मिटाना है. इसके बाद, उपयोगकर्ता को हटाएं पर क्लिक करें. (आपको यह विकल्प, उपयोगकर्ता के खाता पेज पर भी दिख सकता है. यह पेज पर बाईं ओर दिखेगा.)

      

   एक से ज़्यादा उपयोगकर्ताओं को हटाना

   1. उपयोगकर्ता सूची में, उस उपयोगकर्ता के बगल में मौजूद बॉक्स पर सही का निशान लगाएं जिसे हटाना है.
   2. पेज पर सबसे ऊपर, ज़्यादा उपयोगकर्ताओं को हटाएं पर क्लिक करें.

      

      अहम जानकारी: अगर आपको जिन उपयोगकर्ताओं के खाते मिटाने हैं वे सभी एक ही संगठन की इकाई से जुड़े हैं, तो उन्हें आसानी से ढूंढने के लिए, बाईं ओर मौजूद संगठन की इकाई को चुनें. (संगठन का ट्री देखने के लिए, सबसे ऊपर बाईं ओर मौजूद पर क्लिक करें.) अगर उपयोगकर्ता अलग-अलग संगठनों में हैं, तो बाईं ओर मौजूद संगठन की सभी इकाइयों के उपयोगकर्ता को चुनें.

3. (Business और Essentials वर्शन के लिए ज़रूरी नहीं) अगर आपको उपयोगकर्ता का डेटा ट्रांसफ़र नहीं करना है, तो:
   1. डेटा ट्रांसफ़र न करें को चुनें.
   2. इस बॉक्स पर सही का निशान लगाकर यह बताएं कि आपको पता है कि इस उपयोगकर्ता के खाते को हटाने के बाद, आपके पास उसके डेटा को मैनेज करने का विकल्प नहीं होगा. साथ ही, Google के लिए उस डेटा को मिटाना ज़रूरी नहीं है.
4. (Business और Essentials एडिशन के लिए ज़रूरी नहीं) अगर आपको उपयोगकर्ता का डेटा ट्रांसफ़र करना है, तो:
   • किसी उपयोगकर्ता के डेटा का मालिकाना हक दूसरे उपयोगकर्ता (जैसे कि मैनेजर) को ट्रांसफ़र करें को चुनें.
   • नए मालिक का ईमेल पता बॉक्स में, उपयोगकर्ता के नाम या ईमेल पते के शुरुआती कुछ वर्ण डालकर, उपयोगकर्ता खाते को खोजें. अपनी पसंद का खाता दिखने पर, उसे चुनें.
   • Drive के डेटा का मालिकाना हक ट्रांसफ़र करने के लिए, ट्रांसफ़र करने के लिए डेटा चुनें में जाकर, Drive और Docs पर सही का निशान लगाएं. अगर आपको उन फ़ाइलों को ट्रांसफ़र करना है जिन्हें किसी के साथ शेयर नहीं किया गया है, तो उन फ़ाइलों को शामिल करें जिन्हें किसी के साथ शेयर नहीं किया गया है को चुनें.
   • (सिर्फ़ Essentials वर्शन के लिए) Calendar डेटा का मालिकाना हक ट्रांसफ़र करने के लिए, ट्रांसफ़र करने के लिए डेटा चुनें में जाकर, Calendar को चुनें.
5. उपयोगकर्ता हटाएं या उपयोगकर्ता हटाएं पर क्लिक करें.

आपकी टास्क की सूची अपने-आप खुल जाएगी और आपको खाता हटाने की प्रोग्रेस दिखेगी. अन्य उपयोगकर्ताओं को हटाने के लिए, आपको उपयोगकर्ता हटाने की मौजूदा प्रोसेस के पूरा होने का इंतज़ार करना होगा.

अगर आपने डेटा ट्रांसफ़र किया है, तो आम तौर पर उसे हटाने में कुछ मिनट लगते हैं. हालांकि, ट्रांसफ़र की जा रही फ़ाइलों की संख्या के हिसाब से इसमें ज़्यादा समय लग सकता है.

ध्यान दें: किसी उपयोगकर्ता को हटाने के बाद, उसके उपभोक्ता खाते में बदलाव लागू होने में कुछ घंटे लग सकते हैं. उदाहरण के लिए, अगर आपने उपयोगकर्ता को उसका डेटा रखने की अनुमति दी है, तो हो सकता है कि उसे तुरंत अपने डेटा का ऐक्सेस न मिले.