Xoá người dùng khỏi tổ chức

Miền đã được xác minh

Khi một người dùng rời khỏi tổ chức đã xác minh bằng miền, bạn có thể xoá tài khoản Google Workspace của người dùng đó. Người dùng sẽ mất quyền truy cập vào tất cả dịch vụ và dữ liệu liên kết với tài khoản của họ.

Trước khi tài khoản của họ bị xoá, người dùng có thể chuyển dữ liệu cá nhân mà họ muốn mang theo. Ngoài ra, quản trị viên có thể chuyển dữ liệu quan trọng của công ty cho một người dùng khác. Mọi dữ liệu chưa được chuyển sẽ bị xoá. Một số dữ liệu được lưu giữ trong 20 ngày. Trong thời gian này, bạn có thể khôi phục người dùng đã bị xoá.

Trên trang này

• Bước 1: Chuyển dữ liệu quan trọng
• Bước 2: Xoá một hoặc nhiều người dùng
• Bước 3: Sau khi xoá người dùng
• Quan trọng: Thay đổi về thông tin thanh toán
• Dữ liệu nào sẽ bị xoá
• Trường hợp không nên xoá người dùng
• Điều gì sẽ xảy ra nếu quá trình chuyển dữ liệu không thành công?
• Xoá người dùng Vault
• Xoá tài khoản quản trị viên của chính bạn
• Khôi phục người dùng đã bị xoá

Bước 1: Chuyển dữ liệu quan trọng

Để giữ lại dữ liệu trong tổ chức, bạn hoặc người dùng cần chuyển dữ liệu mà họ sở hữu cho một người dùng khác. Quản trị viên cấp cao có thể chuyển một số dữ liệu trong quá trình xoá. Các quản trị viên khác phải chuyển dữ liệu trước khi xoá người dùng.

Bạn muốn xoá nhiều người dùng? Thay vào đó, hãy xuất dữ liệu của họ bằng công cụ Xuất dữ liệu.

Bước 2: Xoá một hoặc nhiều người dùng

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn Thư mục Người dùng.

   Chuyển đến phần Người dùng

   Bạn phải có đặc quyền phù hợp để Quản lý người dùng. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.

2. Chọn một tùy chọn:

   Xoá một người dùng

   1. Trong danh sách Người dùng, hãy trỏ vào người dùng rồi nhấp vào Tuỳ chọn khác Xoá người dùng ở bên phải, như minh hoạ bên dưới.

      Hoặc nếu danh sách quá dài, hãy nhập tên người dùng vào thanh tìm kiếm ở trên cùng để tìm trang tài khoản của người dùng. Sau đó, ở bên trái trang tài khoản của họ, hãy nhấp vào Xoá người dùng.  Hướng dẫn cách thực hiện

      

   Xoá nhiều người dùng

   1. Đánh dấu vào hộp bên cạnh từng người dùng mà bạn muốn xoá.
      Lưu ý: Nếu tất cả người dùng đều thuộc cùng một đơn vị tổ chức, hãy chọn đơn vị tổ chức đó ở bên trái để tìm người dùng dễ dàng hơn.
   2. Ở góc trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Tuỳ chọn khác Xoá người dùng đã chọn.

      

3. Tuỳ thuộc vào đặc quyền của bạn với tư cách là quản trị viên, hãy chọn một cách:
   • Quản trị viên cấp cao – Bên cạnh Dữ liệu trong các ứng dụng khác, hãy chọn một lựa chọn:
     • Để không chuyển dữ liệu của người dùng, hãy chọn Không chuyển dữ liệu.
     • Cách chuyển dữ liệu của người dùng:
       1. Chọn Chuyển.
       2. Trong trường Tìm kiếm người dùng, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của người dùng mà bạn muốn chuyển tệp đến.
       3. Trong phần Chọn dữ liệu để chuyển, hãy đánh dấu vào các hộp bên cạnh từng lựa chọn bạn muốn.

          Đối với Drive và Tài liệu, bạn có thể đưa cả những tệp không được chia sẻ với bất kỳ ai. Nếu bạn không chọn chế độ này, quyền sở hữu các tệp riêng tư vẫn có thể được chuyển nếu các tệp đó nằm trong một thư mục được chia sẻ. Nếu thư mục không được chia sẻ, quyền sở hữu các tệp được chia sẻ trong thư mục đó có thể được chuyển nhưng không chuyển quyền sở hữu thư mục, khiến người dùng không thể duyệt xem các tệp. Chủ sở hữu mới có thể tìm thấy những tệp này bằng cách tìm kiếm trên Drive: is:unorganized owner:me.

   • Quản trị viên khác – Để xác nhận rằng bạn hiểu rõ tác động của việc xoá tài khoản, hãy đánh dấu vào các ô.
4. Nhấp vào Xoá người dùng hoặc Xoá người dùng.

Nếu bạn chọn chuyển dữ liệu, thì tài khoản của người dùng đã xoá sẽ bị tạm ngưng cho đến khi quá trình chuyển hoàn tất. Sau đó, tài khoản sẽ bị xoá và một email sẽ được gửi đến người dùng nhận dữ liệu được chuyển.

Bước 3: Sau khi xoá người dùng

Những thay đổi về thông tin thanh toán

• Gói thanh toán linh hoạt – Khi bạn xoá một tài khoản người dùng, mức phí hằng tháng của bạn sẽ được tính theo tỷ lệ sử dụng. Ví dụ: Nếu bạn thêm một người dùng vào ngày 1 tháng 4 rồi xoá người dùng đó vào ngày 15 tháng 4, chúng tôi sẽ chỉ tính phí nửa tháng sử dụng dịch vụ.
• Gói thanh toán hằng năm/Gói thanh toán có thời hạn cố định – Việc xoá tài khoản sẽ không làm giảm số giấy phép bạn có, cũng không ảnh hưởng đến việc thanh toán. Bạn có thể chỉ định giấy phép của người dùng đã xoá cho một người dùng khác, nhưng nếu sau này khôi phục người dùng đã xoá, bạn sẽ cần một giấy phép khác.

Dữ liệu nào sẽ bị xoá

Dữ liệu thuộc sở hữu riêng của người dùng (chưa được chuyển trước khi họ xoá tài khoản) sẽ bị xoá vĩnh viễn. Nhấp vào phần bên dưới để biết thông tin chi tiết. 

Những trường hợp không nên xoá người dùng

Bạn chỉ nên xoá tài khoản của người dùng nếu người đó rời khỏi tổ chức của bạn. Không được xoá tài khoản để thực hiện bất kỳ hành động nào sau đây:

• Giải quyết tài khoản xung đột khi thêm một người dùng không được quản lý vào tổ chức của bạn. Người dùng sẽ mất dữ liệu và quyền truy cập vào các dịch vụ của Google Workspace khi bạn xoá tài khoản của họ. Thay vào đó, hãy tìm hiểu cách giải quyết tài khoản xung đột.
• Thay đổi tên người dùng. Thay vào đó, hãy tạo một tên đại diện (hoặc biệt hiệu) cho người dùng. Tìm hiểu thêm tại Thay đổi tên hoặc địa chỉ email của người dùng trong Thư mục.
• Tạm thời chặn người dùng truy cập vào các dịch vụ của Google trong tổ chức của bạn. Thay vào đó, bạn có thể Tạm ngưng người dùng.
• Tiết kiệm chi phí mua giấy phép. Để giữ lại dữ liệu của người dùng và giảm chi phí, hãy cấp giấy phép Người dùng lưu trữ cho tài khoản của họ. Tìm hiểu thêm tại Lưu trữ tài khoản của nhân viên cũ.

Điều gì xảy ra nếu quá trình chuyển dữ liệu không thành công?

Nếu quá trình chuyển dữ liệu không hoàn tất được vì bất kỳ lý do nào, thì quy trình xoá người dùng sẽ dừng lại. Tài khoản của người dùng không bị xoá và dữ liệu của họ vẫn nguyên vẹn. Bạn sẽ nhận được thông báo lỗi trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để giải thích lý do khiến quá trình chuyển không thành công. Để khắc phục vấn đề này, hãy liên hệ với Nhóm hỗ trợ Google Workspace và cung cấp cho họ thông tin chi tiết về lỗi. Khi vấn đề đã được giải quyết, bạn có thể xoá người dùng và chuyển dữ liệu của họ.

Xoá người dùng Vault

Nếu tổ chức của bạn sử dụng Google Vault, thì mọi quy tắc lưu giữ hoặc lệnh giữ lại được áp dụng cho dữ liệu của người dùng đã bị xoá sẽ không còn hiệu lực. Dữ liệu có thể bị xoá hoàn toàn ngay lập tức. Bạn không thể khôi phục dữ liệu này ngay cả khi khôi phục người dùng trong vòng 20 ngày. Dữ liệu người dùng trong tệp xuất của Vault vẫn có thể tải xuống cho đến khi gói xuất hết hạn. Tìm hiểu thêm về cách xoá người dùng Vault.

Lưu ý quan trọng: Bạn không thể chuyển dữ liệu hoặc xoá người dùng đang bị giữ lại vì mục đích tố tụng. Để xoá người dùng, trước tiên, quản trị viên có đặc quyền Vault phải gỡ bỏ lệnh giữ lại (có thể mất đến 48 giờ để có hiệu lực). Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Xoá người dùng có dữ liệu đang được giữ lại.

Xoá tài khoản quản trị viên của chính bạn

Bạn không thể xoá tài khoản quản trị của chính mình. Bạn cần chỉ định đặc quyền quản trị viên cấp cao cho một người dùng khác và yêu cầu họ xoá tài khoản của bạn. 

Khôi phục người dùng đã bị xoá

Bạn có thể khôi phục tài khoản đã xoá trong vòng tối đa 20 ngày. Một số dữ liệu cũng được khôi phục, bao gồm cả nội dung trong Gmail và các tệp trong Drive chưa được chuyển, cũng như lịch chính của họ. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Khôi phục người dùng đã bị xoá gần đây.

Đã xác minh email

Nếu người dùng không cần cộng tác với nhóm của bạn trên dịch vụ của Google được xác minh bằng email nữa (chẳng hạn như Google Workspace Business hoặc Essentials, hoặc Chrome Enterprise), thì bạn có thể xoá tài khoản của họ. Nếu đang sử dụng Google Workspace, bạn có thể chuyển mọi tài liệu và tệp trên Drive mà người dùng sở hữu cho một người dùng khác, chẳng hạn như quản trị viên hoặc người quản lý.

Bạn có thể xoá một hoặc nhiều người dùng cùng lúc.

Điều gì sẽ xảy ra với tài khoản và dữ liệu của người dùng bị xoá

Sau khi bạn xoá tài khoản của một người dùng khỏi dịch vụ của Google, tài khoản của họ sẽ được chuyển đổi thành Tài khoản Google cho người dùng cá nhân. Với tài khoản người tiêu dùng, người dùng bị xoá vẫn có thể truy cập vào dữ liệu tài khoản của họ. Nếu bạn đang sử dụng Google Workspace và không chuyển quyền sở hữu dữ liệu của người dùng (chẳng hạn như tệp trên Drive), thì họ sẽ tiếp tục sở hữu dữ liệu đó và bạn sẽ không thể quản lý dữ liệu đó nữa.

Trước khi bắt đầu

Chỉ dành cho các phiên bản có tính phí của Business và Essentials

Đảm bảo bạn hiểu rõ ảnh hưởng đến việc thanh toán khi bạn xoá người dùng

• Để biết thông tin chi tiết về các phiên bản Business, hãy xem bài viết Tìm hiểu về hoá đơn và các khoản phí của Google Workspace.
• Để biết thông tin chi tiết về Enterprise Essentials, hãy xem bài viết So sánh gói thanh toán linh hoạt và gói thanh toán hằng năm/thời hạn cố định.
• Để biết thông tin chi tiết về phiên bản Essentials, hãy xem bài viết Cách thanh toán cho Essentials.

Kiểm tra quyền chia sẻ trên Drive 

Để ngăn người dùng đã bị xoá truy cập vào các tệp trong bộ nhớ dùng chung và các tệp khác được chia sẻ trực tiếp với họ (bao gồm cả tệp mà bạn chuyển cho người dùng khác), hãy đặt các quyền của Drive để ngăn việc chia sẻ ra bên ngoài tổ chức của bạn.

Kiểm tra quyền truy cập của Chat

Để ngăn người dùng đã bị xoá truy cập vào tin nhắn trò chuyện được gửi trực tiếp cho họ (không thông qua một nhóm trò chuyện), hãy đặt các quyền của Chat để ngăn người dùng gửi tin nhắn trò chuyện cho những người bên ngoài tổ chức của bạn.

Chuyển tệp sang bộ nhớ dùng chung

Thay vì chuyển tệp của người dùng cho chủ sở hữu mới, bạn có thể chuyển tệp đó sang bộ nhớ dùng chung. Tất cả thành viên của một bộ nhớ dùng chung đều có quyền sở hữu chung đối với tất cả các tệp. Nếu một người rời khỏi bộ nhớ dùng chung, các thành viên khác của bộ nhớ dùng chung vẫn có thể truy cập vào các tệp. Điều này giúp ngăn các tệp bị xoá khi tài khoản của chủ sở hữu bị xoá. 

Tìm hiểu thêm về bộ nhớ dùng chung, bao gồm cả cách di chuyển nội dung hiện có sang bộ nhớ dùng chung.

Tất cả dịch vụ

Xoá vai trò quản trị viên (nếu có)

Để xoá một người dùng có vai trò quản trị viên, trước tiên bạn cần phải xoá vai trò đó.

Xoá một hoặc nhiều người dùng

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn Thư mục Người dùng.

   Chuyển đến phần Người dùng

   Bạn phải có đặc quyền phù hợp để Quản lý người dùng. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.

2. Chọn một trong các phương thức sau để xoá một hoặc nhiều người dùng:

   Xoá một người dùng

   1. Trong danh sách Người dùng, hãy tìm người dùng đó. Nếu bạn cần được trợ giúp, hãy xem bài viết Tìm tài khoản người dùng.
   2. Trỏ vào người dùng bạn muốn xoá rồi nhấp vào Xoá người dùng. (Bạn cũng có thể tìm thấy lựa chọn này ở bên trái trang tài khoản của người dùng.)

      

   Xoá nhiều người dùng

   1. Trong danh sách Người dùng, hãy đánh dấu vào hộp bên cạnh từng người dùng mà bạn muốn xoá.
   2. Ở đầu trang, hãy nhấp vào Tuỳ chọn khác Xoá người dùng.

      

      Lưu ý: Nếu tất cả người dùng mà bạn muốn xoá đều thuộc cùng một đơn vị tổ chức, hãy chọn đơn vị tổ chức đó ở bên trái để tìm người dùng dễ dàng hơn. (Bạn có thể nhấp vào biểu tượng ở phía trên bên trái để xem cây tổ chức.) Hoặc nếu người dùng thuộc các tổ chức khác nhau, hãy chọn Người dùng thuộc tất cả các đơn vị tổ chức ở bên trái.

3. (Không bắt buộc đối với phiên bản Business và Essentials) Nếu bạn không muốn chuyển dữ liệu của người dùng:
   1. Chọn Không chuyển dữ liệu.
   2. Chọn hộp này để cho biết bạn hiểu rằng mình sẽ không quản lý dữ liệu của người dùng này nữa và Google không có nghĩa vụ phải xoá dữ liệu đó.
4. (Không bắt buộc đối với phiên bản Business và Essentials) Nếu bạn muốn chuyển dữ liệu của người dùng:
   • Chọn Chuyển quyền sở hữu dữ liệu của người dùng này cho một người dùng khác (ví dụ: người quản lý).
   • Trong hộp Địa chỉ email của chủ sở hữu mới , hãy tìm kiếm tài khoản người dùng bằng cách nhập vài ký tự đầu tiên trong tên hoặc địa chỉ email của người dùng. Khi thấy tài khoản bạn muốn, hãy chọn tài khoản đó.
   • Để chuyển quyền sở hữu dữ liệu trên Drive, trong phần Chọn dữ liệu cần chuyển, hãy đánh dấu vào Drive và Tài liệu. Nếu muốn chuyển các tệp không được chia sẻ với bất kỳ ai, bạn có thể đánh dấu vào ô Bao gồm các tệp không được chia sẻ với bất kỳ ai.
   • (Chỉ dành cho phiên bản Essentials) Để chuyển quyền sở hữu dữ liệu trên Lịch, trong phần Chọn dữ liệu cần chuyển, hãy đánh dấu vào Lịch.
5. Nhấp vào Xoá người dùng hoặc Xoá người dùng.

Danh sách việc cần làm của bạn sẽ tự động mở ra và cho thấy tiến trình xoá tài khoản. Để xoá thêm người dùng, bạn cần đợi quá trình xoá hiện tại hoàn tất.

Nếu bạn đã chuyển dữ liệu, thì quá trình xoá thường mất vài phút. Tuy nhiên, quá trình này có thể mất nhiều thời gian hơn, tuỳ thuộc vào số lượng tệp được chuyển.

Lưu ý: Sau khi bạn xoá một người dùng, có thể mất vài giờ thì các thay đổi mới có hiệu lực trong tài khoản người dùng cá nhân của họ. Ví dụ: người dùng có thể không truy cập được vào dữ liệu của họ ngay lập tức (nếu bạn cho phép họ giữ lại dữ liệu).