এমনটা হতে পারে যে আপনার কিছু কর্মচারী আনম্যানেজড অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করছেন, যেগুলোর মাধ্যমে গুগল পরিষেবা অ্যাক্সেস করা যায়। আনম্যানেজড অ্যাকাউন্ট হলো এমন ব্যবহারকারী, যারা আপনার প্রতিষ্ঠানের কোনো একটি ডোমেইন ব্যবহার করে স্বাধীনভাবে একটি গুগল অ্যাকাউন্ট তৈরি করেছেন। এমনটা হওয়া সাধারণ ব্যাপার, কিন্তু আপনার ব্যবহারকারীদের পরিচালনা করা এবং তাদের কাজের ডেটা সুরক্ষিত রাখার জন্য এটি আদর্শ নয়। এছাড়াও, কিছু আনম্যানেজড অ্যাকাউন্টের কারণে অ্যাকাউন্টের নামে দ্বন্দ্ব তৈরি হয়। কোনো আনম্যানেজড অ্যাকাউন্টের নামে একটি ম্যানেজড অ্যাকাউন্ট তৈরি করার চেষ্টা করলে এই ধরনের দ্বন্দ্ব সৃষ্টি হয়।
একজন গুগল ওয়ার্কস্পেস সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে, আপনি ইউজার প্রোভিশনিংয়ের সময় কনফ্লিক্ট অ্যাকাউন্টগুলো কীভাবে পরিচালনা করবেন তা নির্দিষ্ট করে দিতে পারেন। আপনি আনম্যানেজড ইউজারদের আপনার ডোমেইনের মধ্যে তাদের অ্যাকাউন্টগুলোকে ম্যানেজড অ্যাকাউন্টে রূপান্তর করার জন্য আমন্ত্রণ জানাতে পারেন, একতরফাভাবে কনফ্লিক্টিং অ্যাকাউন্টগুলোকে ম্যানেজড অ্যাকাউন্ট দিয়ে প্রতিস্থাপন করতে পারেন, অথবা ম্যানুয়ালি কনফ্লিক্টিং অ্যাকাউন্টগুলো পরিচালনা করতে পারেন। আপনি 'কনফ্লিক্টিং অ্যাকাউন্টস ম্যানেজমেন্ট' সেটিং ব্যবহার করে আনম্যানেজড অ্যাকাউন্টগুলো পরিচালনার জন্য একটি ডিফল্ট অপশন বেছে নেন। অ্যাডমিন এসডিকে ডিরেক্টরি এপিআই (Admin SDK Directory API) ব্যবহার করে যখন ইউজার অ্যাকাউন্ট তৈরি করা হয়, তখন নির্বাচিত অপশনটি প্রযোজ্য হয়।
অব্যবস্থাপিত ব্যবহারকারীদের জন্য ট্রান্সফার টুলটি আপনাকে দেখতে সাহায্য করে যে কোন কোন অব্যবস্থাপিত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট বিদ্যমান আছে, এবং তারপর সেই অব্যবস্থাপিত ব্যবহারকারীদের আপনার ডোমেইনের মধ্যে তাদের অ্যাকাউন্টগুলোকে ব্যবস্থাপিত অ্যাকাউন্টে রূপান্তর করার জন্য আমন্ত্রণ জানাতে পারেন। ব্যবহারকারী এই অনুরোধটি গ্রহণ করলে, অ্যাডমিন কনসোলের মধ্যে তাদের অ্যাকাউন্ট এবং ডেটা পরিচালনা করা যাবে। আপনি অব্যবস্থাপিত অ্যাকাউন্টটি মাইগ্রেট করার মাধ্যমে দ্বন্দ্বটি সমাধান করতে ট্রান্সফার টুলটি ব্যবহার করতে পারেন।
দ্রষ্টব্য : অব্যবস্থাপিত ব্যবহারকারীদের জন্য ট্রান্সফার টুল এবং কনফ্লিক্টিং অ্যাকাউন্টস ম্যানেজমেন্ট সেটিং শুধুমাত্র একটি অ্যাকাউন্টের প্রাথমিক ইমেল ঠিকানার দ্বন্দ্ব নিরসনে সহায়তা করে। বিকল্প বা অ্যালিয়াস ইমেল ঠিকানার দ্বন্দ্বের জন্য ব্যবহারকারীকে আমন্ত্রণ জানানো সমর্থিত নয়।
অব্যবস্থাপিত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্টগুলি পরিচালনা করার বিকল্পটি সেট করুন।
দ্রষ্টব্য: নির্বাচিত বিকল্পটি অ্যাডমিন এসডিকে ডিরেক্টরি এপিআই (Admin SDK Directory API) ব্যবহার করে তৈরি করা সেইসব ইউজার অ্যাকাউন্টের জন্য প্রযোজ্য, যেগুলিতে ` resolveConflictAccount=true প্যারামিটারটি নির্দিষ্ট করা আছে। আপনি যদি গুগল ক্লাউড ডিরেক্টরি সিঙ্ক (GCDS) বা জিএএম (GAM) ব্যবহার করেন, তাহলে এই প্যারামিটারটি ডিফল্টরূপে `true` সেট করা থাকে। তবে, থার্ড-পার্টি কানেক্টরগুলির ক্ষেত্রে, এই ফিচারটি ইন্টিগ্রেট না করা পর্যন্ত এটি সেট করা হবে না।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
অ্যাকাউন্ট অ্যাকাউন্ট সেটিংস পরস্পরবিরোধী হিসাব ব্যবস্থাপনা ।এই কাজটি করার জন্য আপনাকে অবশ্যই সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে সাইন ইন করতে হবে।
বিরোধপূর্ণ অ্যাকাউন্ট ব্যবস্থাপনা বিভাগে, একটি বিকল্প বেছে নিন:
- বিরোধপূর্ণ অব্যবস্থাপিত অ্যাকাউন্টগুলোকে ব্যবস্থাপিত অ্যাকাউন্টে স্থানান্তর করার জন্য ব্যবহারকারীদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে আমন্ত্রণ জানান —ডিফল্ট সেটিং। দৈনিক ফলো-আপ ইমেলের সময়কাল নির্ধারণ করুন। যদি ব্যবহারকারীরা নির্বাচিত ফলো-আপ সময়ের মধ্যে আমন্ত্রণগুলো গ্রহণ না করেন, তাহলে একটি বিকল্প বেছে নিন:
- তাদের বিরোধপূর্ণ অ্যাকাউন্টটি একটি পরিচালিত অ্যাকাউন্ট দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।
- তাদের পরস্পরবিরোধী বিবরণ সংরক্ষণ করুন
আপনি ট্রান্সফার টুল থেকে আমন্ত্রণগুলো দেখতে এবং ম্যানুয়ালি পরিচালনা করতে পারেন।
- বিরোধপূর্ণ অব্যবস্থাপিত অ্যাকাউন্টগুলোকে ব্যবস্থাপিত অ্যাকাউন্টে স্থানান্তর করার জন্য ব্যবহারকারীদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে আমন্ত্রণ জানান —ডিফল্ট সেটিং। দৈনিক ফলো-আপ ইমেলের সময়কাল নির্ধারণ করুন। যদি ব্যবহারকারীরা নির্বাচিত ফলো-আপ সময়ের মধ্যে আমন্ত্রণগুলো গ্রহণ না করেন, তাহলে একটি বিকল্প বেছে নিন:
সংরক্ষণ করুন- এ ক্লিক করুন।
অব্যবস্থাপিত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্টগুলি স্থানান্তর করুন
অব্যবস্থাপিত ব্যবহারকারীদের অবস্থা কীভাবে পরীক্ষা করতে হয় বা ম্যানুয়ালি তাদের স্থানান্তর করতে হয়, সে সম্পর্কিত নির্দেশাবলীর জন্য নিম্নলিখিত নিবন্ধগুলি দেখুন:
- ট্রান্সফার টুল ব্যবহার করার আগে
- অব্যবস্থাপিত ব্যবহারকারীদের স্থানান্তর করতে ট্রান্সফার টুলটি ব্যবহার করুন।
- অব্যবস্থাপিত ব্যবহারকারীদের স্থানান্তর করতে CSV ব্যবহার করুন।
দ্রষ্টব্য: যদি কোনো ব্যবহারকারী ফ্যামিলি গ্রুপের সদস্য হন, তাহলে আপনি তাকে কোনো কনজিউমার (আনম্যানেজড) ব্যবহারকারী হিসেবে একটি ম্যানেজড গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্টে স্থানান্তর করতে পারবেন না।
পরিচালিত ও অপরিবর্তিত অ্যাকাউন্ট এবং পরস্পরবিরোধী অ্যাকাউন্টের নাম
পরিচালিত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট
একটি পরিচালিত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট হলো ডোমেইন-যাচাইকৃত গ্রাহকের অ্যাকাউন্ট। একটি পরিচালিত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট একজন গুগল ওয়ার্কস্পেস বা ক্লাউড আইডেন্টিটি প্রশাসকের সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণে থাকে এবং এটি গুগল অ্যাডমিন কনসোলে পরিচালনা করা যায়।
অব্যবস্থাপিত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট
একটি অপরিবর্তিত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট সম্পূর্ণরূপে সেই ব্যক্তির মালিকানাধীন এবং পরিচালিত হয়, যিনি এটি তৈরি করেছেন। অপরিবর্তিত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্টগুলো ডোমেইন-যাচাইকৃত গ্রাহকদের নয় এবং এগুলো গুগল ওয়ার্কস্পেস বা ক্লাউড আইডেন্টিটি প্রশাসকদের দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয় না। এই অ্যাকাউন্টগুলোর কনফিগারেশন, নিরাপত্তা এবং জীবনচক্রের উপর আপনার প্রতিষ্ঠানের কোনো নিয়ন্ত্রণ নেই।
অপরিবর্তিত অ্যাকাউন্টগুলোকে কখনও কখনও ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট বা কনজিউমার অ্যাকাউন্ট বলা হয়, কারণ সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি তার ইমেল ঠিকানায় কোম্পানির ডোমেইন ব্যবহার করে গুগলের কনজিউমার পরিষেবাগুলোর জন্য সাইন আপ করে থাকেন।
পরস্পরবিরোধী বিবরণ
যদি কোনো অ্যাডমিন বিদ্যমান কোনো আনম্যানেজড ইউজার অ্যাকাউন্টের নাম ব্যবহার করে একটি ম্যানেজড গুগল অ্যাকাউন্ট তৈরি করেন, তাহলে একটি কনফ্লিক্টিং অ্যাকাউন্ট তৈরি হয়। এই ধরনের কোনো কনফ্লিক্ট দেখা দিলে, সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা আনম্যানেজড ইউজারদের জন্য তৈরি ট্রান্সফার টুল ব্যবহার করে সেই কনফ্লিক্টিং অ্যাকাউন্টগুলোর সমাধান করতে পারেন।
কেন আপনার অব্যবস্থাপিত অ্যাকাউন্ট স্থানান্তর করা প্রয়োজন
আপনার কর্মীরা যদি আনম্যানেজড অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, তাহলে ব্যবহারকারীর পরিচয় ব্যবস্থাপনার জন্য একটি একক স্থান থাকার মূল উদ্দেশ্যটিই ব্যাহত হয়। আনম্যানেজড অ্যাকাউন্টগুলো গুগল ওয়ার্কস্পেস বা ক্লাউড আইডেন্টিটি দ্বারা পরিচালিত হয় না। তাই, আপনি যে আনম্যানেজড ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্টগুলোকে ম্যানেজড অ্যাকাউন্টে রূপান্তর করতে চান, সেগুলোকে শনাক্ত করতে এবং ম্যানেজড অ্যাকাউন্টে মাইগ্রেট করতে ট্রান্সফার টুলটি ব্যবহার করতে পারেন।
ব্যবসার কাজে ব্যবহৃত এবং কর্পোরেট ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করে এমন একটি অব্যবস্থাপিত অ্যাকাউন্ট আপনার ব্যবসার জন্য নিম্নলিখিত সহ একাধিক ঝুঁকি তৈরি করতে পারে:
- একটি অপরিবর্তিত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্টের জীবনচক্র আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন না। কোম্পানি ছেড়ে চলে যাওয়া কোনো কর্মচারী প্রাতিষ্ঠানিক সম্পদ অ্যাক্সেস করতে বা প্রাতিষ্ঠানিক খরচ তৈরি করতে সেই অপরিবর্তিত অ্যাকাউন্টটি ব্যবহার করা চালিয়ে যেতে পারেন।
- আপনি সমস্ত রিসোর্সের অ্যাক্সেস প্রত্যাহার করে নিলেও, অপরিবর্তিত অ্যাকাউন্টটি সোশ্যাল ইঞ্জিনিয়ারিং ঝুঁকি তৈরি করতে পারে। যেহেতু ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টটি আপনার কোম্পানির ডোমেইন নেম ব্যবহার করে একটি আপাতদৃষ্টিতে বিশ্বাসযোগ্য পরিচয় দিয়ে থাকে, তাই প্রাক্তন কর্মচারী বর্তমান কর্মচারী বা ব্যবসায়িক অংশীদারদেরকে রিসোর্সগুলিতে পুনরায় অ্যাক্সেস দেওয়ার জন্য রাজি করাতে সক্ষম হতে পারে—উদাহরণস্বরূপ, একটি সংবেদনশীল ড্রাইভ ফাইল।
- অব্যবস্থাপিত অ্যাকাউন্টধারী কোনো প্রাক্তন কর্মচারী সেই অ্যাকাউন্টটি ব্যবহার করে এমন কার্যকলাপ করতে পারেন যা আপনার প্রতিষ্ঠানের নীতিমালার সাথে সঙ্গতিপূর্ণ নয়, যা আপনার কোম্পানির সুনামকে ঝুঁকির মধ্যে ফেলতে পারে।
- আপনি দ্বি-পদক্ষেপ যাচাইকরণ বা পাসওয়ার্ডের জটিলতা সংক্রান্ত নিয়মের মতো নিরাপত্তা নীতি প্রয়োগ করতে পারবেন না।
- ডকস এবং ড্রাইভের ডেটা কোন ভৌগোলিক অবস্থানে সংরক্ষিত হবে তা আপনি সীমাবদ্ধ করতে পারবেন না, যা একটি কমপ্লায়েন্স ঝুঁকি হতে পারে।
- একটি অপরিবর্তিত ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট কোন কোন গুগল পরিষেবা ব্যবহার করতে পারবে, তা আপনি সীমাবদ্ধ করতে পারবেন না।