Как администратор каталога, вы можете хранить в каталоге информацию профилей пользователей и гостей организации, адреса электронной почты и групп, а также общие внешние контакты. Эта информация помогает пользователям находить друг друга, общаться и понимать свои роли в организации. Вы можете добавить сведения о пользователях и гостях и управлять их доступностью в Контактах и других сервисах Google.
Если каталог включен:
- адреса отдельных пользователей и групп автоматически подставляются при их вводе в таких сервисах Google, как Gmail, Google Документы и Диск;
- Благодаря интеллектуальным функциям Календарь предлагает переговорные комнаты с учетом местоположения и количества гостей (для этого необходимо настроить Календарь).
пользователи могут видеть данные профиля в Контактах и других сервисах Google Например, если навести указатель на чье-то фото профиля или нажать на него, открывается карточка с личными данными сотрудника.
Отключить каталог можно при первой настройке или для устранения неполадок.
Настройте каталог
Вначале каталог может содержать только имена и адреса электронной почты. Добавить информацию в профиль пользователя.
При настройке можно задать ряд других параметров, в том числе:
- Добавить собственные поля в каталог. Подробнее…
- Разрешить или запретить изменять некоторые данные профиля. Подробнее…
- Указать, какие адреса электронной почты (псевдоним, дополнительный адрес, адрес домена) видны в каталоге. Подробнее…
- Добавить общие внешние контакты в каталог. Подробнее…
- Разрешить сторонним приложениям доступ к данным каталога. Подробнее…
Настройте каталоги для отделов или групп
По умолчанию сотрудники организации могут просматривать информацию в профилях других пользователей. Чтобы некоторые пользователи в вашей организации могли находить только определенную группу пользователей, назначьте им специальный каталог.
- Предоставить доступ всем. Этот вариант может подойти для небольшой организации, где все сотрудники должны иметь возможность связываться друг с другом.
- Предоставить доступ к персонализированному каталогу. Например, вы можете разрешить сотрудникам одного организационного подразделения находить только пользователей из определенных групп, а сотрудникам других подразделений – всех пользователей. Этот вариант может подойти крупной организации, в которой нужно ограничить доступ к некоторым контактам для определенных пользователей. Например, вы можете разрешить штатным сотрудникам находить всех пользователей в каталоге, а стажерам – только пользователей из их команды.
Подробнее о том, как создавать специальные каталоги…
Следите за актуальностью данных пользователей
Используйте консоль администратора, Admin SDK Directory API или Google Cloud Directory Sync, чтобы обновлять каталог при изменении профиля или ситуации сотрудника.
Статьи по теме
- Как изменить имя пользователя или его адрес электронной почты
- Как добавить информацию в профиль пользователя
- Скрыть пользователя в каталоге.
Обучите своих сотрудников работе с Контактами
От настроек каталога зависит, какие контакты доступны пользователям в сервисе "Контакты". Чтобы помочь сотрудникам организации научиться пользоваться Контактами, поделитесь с ними этими учебными материалами.
Если пользователи используют Контакты в рабочем или учебном аккаунте, они могут предоставить другим пользователям доступ к управлению своими контактами.