Sebagai administrator Direktori, Anda dapat menyimpan informasi profil untuk pengguna dan tamu di organisasi Anda, alamat email dan grup, serta kontak eksternal bersama di Direktori. Informasi ini membantu pengguna Anda menemukan dan berkomunikasi satu sama lain serta memahami peran mereka dalam organisasi. Anda dapat menambahkan informasi pengguna dan tamu serta mengontrol visibilitas mereka di Google Kontak dan layanan Google lainnya.
Jika Direktori diaktifkan:
- Alamat individual dan alamat grup akan dilengkapi otomatis saat pengguna memasukkan alamat tersebut ke layanan Google seperti Gmail, Google Dokumen, dan Drive
- Kalender secara cerdas menyarankan ruang rapat berdasarkan lokasi dan jumlah tamu (memerlukan penyiapan Kalender).
Pengguna dapat menemukan informasi profil di Kontak dan layanan Google lainnya. Misalnya, saat pengguna mengetuk atau mengarahkan kursor ke foto profil seseorang, kartu informasi orang tersebut akan terbuka.
Anda dapat menonaktifkan Direktori saat pertama kali menyiapkan Direktori atau untuk memecahkan masalah.
Menyiapkan Direktori
Untuk memulai, Direktori mungkin hanya berisi nama dan alamat email. Menambahkan informasi ke profil pengguna.
Beberapa opsi penyiapan lainnya:
- Menambahkan kolom kustom ke Direktori. Pelajari lebih lanjut
- Mengizinkan pengguna mengubah beberapa atau tidak satupun informasi profil miliknya. Pelajari lebih lanjut
- Menetapkan alamat email (alias, sekunder, domain) yang ditampilkan di Direktori. Pelajari lebih lanjut
- Menambahkan kontak eksternal bersama ke Direktori. Pelajari lebih lanjut
- Mengizinkan aplikasi pihak ketiga mengakses data Direktori. Pelajari lebih lanjut
Menyesuaikan direktori untuk tim atau grup
Secara default, orang-orang di organisasi Anda dapat menemukan informasi profil orang lain. Untuk mengizinkan beberapa pengguna di organisasi Anda menemukan hanya sebagian kecil pengguna di organisasi Anda, tetapkan direktori kustom kepada mereka.
- Bagikan kepada semua orang—Anda dapat memilih opsi ini jika Anda adalah organisasi kecil yang setiap orangnya perlu terhubung dengan orang lain.
- Membagikan direktori yang disesuaikan—Anda mungkin ingin mengizinkan orang di satu unit organisasi hanya menemukan orang di grup tertentu, sementara unit organisasi lain dapat menemukan semua orang. Anda dapat memilih opsi ini jika Anda adalah organisasi besar yang ingin membatasi akses ke beberapa kontak untuk beberapa orang. Misalnya, Anda dapat mengizinkan karyawan purnawaktu menemukan semua orang di Direktori, tetapi mengizinkan karyawan magang menemukan hanya orang-orang di tim mereka.
Pelajari cara membuat direktori kustom.
Selalu perbarui informasi pengguna
Gunakan konsol Admin, Admin SDK Directory API, atau Google Cloud Directory Sync untuk memperbarui Direktori saat informasi atau situasi profil seseorang berubah.
Topik terkait
- Mengganti nama pengguna atau mengubah alamat email pengguna
- Menambahkan informasi ke profil pengguna
- Menyembunyikan pengguna dari Direktori
Melatih orang di organisasi Anda untuk menggunakan Kontak
Cara Anda menyiapkan Direktori memengaruhi kontak mana yang dapat ditemukan pengguna di Kontak. Untuk membantu orang di organisasi Anda mempelajari cara menggunakan Kontak, bagikan referensi pelatihan ini.
Saat orang menggunakan Kontak untuk kantor atau sekolah, mereka dapat mengizinkan pengguna lain mengelola kontak mereka.