Como administrador del directorio, puedes almacenar información de perfil de usuarios y usuarios invitados de tu organización, direcciones de correo electrónico y de grupos, y contactos externos compartidos en el directorio. Esta información ayuda a los usuarios a encontrarse y comunicarse entre sí, y a comprender sus roles en la organización. Puedes agregar información de usuarios y usuarios invitados, y controlar su visibilidad en Contactos de Google y otros servicios de Google.
Cuando el directorio está activado, sucede lo siguiente:
- Las direcciones individuales y de grupos se autocompletan cuando los usuarios las ingresan en servicios de Google como Gmail, Documentos de Google y Drive.
- Calendario sugiere salas de reuniones de forma inteligente según la ubicación y la cantidad de usuarios invitados (requiere la configuración de Calendario).
Los usuarios pueden encontrar información de perfil en Contactos y otros servicios de Google. Por ejemplo, si apuntan o presionan la foto de perfil de una persona, se abre una tarjeta de información.
Puedes desactivar el directorio cuando lo configures por primera vez o para solucionar problemas.
Configura el directorio
Para comenzar, es posible que el directorio solo contenga nombres y direcciones de correo electrónico. Agrega información al perfil de un usuario.
Estas son algunas otras opciones de configuración:
- Agrega campos personalizados al directorio. Más información
- Permite que las personas cambien parte o toda su información de perfil. Más información
- Define qué direcciones de correo electrónico (alias, secundarias, de dominio) se mostrarán en el directorio. Más información
- Agrega contactos externos compartidos al directorio. Más información
- Permite que las apps de terceros accedan a los datos del directorio. Más información
Personaliza los directorios para equipos o grupos
De forma predeterminada, los miembros de tu organización pueden encontrar la información de perfil de todos los demás. Para permitir que algunos usuarios de tu organización encuentren solo un subconjunto de usuarios, asígnales un directorio personalizado.
- Compartir con todos : Puedes elegir esta opción si tienes una organización pequeña en la que todos deben conectarse entre sí.
- Compartir un directorio personalizado: Es posible que quieras permitir que las personas de una unidad organizacional encuentren solo a personas de ciertos grupos, mientras que otras unidades organizacionales pueden encontrar a todos. Puedes elegir esta opción si tienes una organización grande en la que quieres restringir el acceso a algunos contactos para algunas personas. Por ejemplo, puedes permitir que los empleados de tiempo completo encuentren a todos en el directorio, pero que los pasantes solo encuentren a las personas de su equipo.
Obtén información para crear directorios personalizados.
Mantén actualizada la información de los usuarios
Usa la Consola del administrador, la API de Directory del SDK de Admin o Google Cloud Directory Sync para actualizar el directorio cuando cambia la información de perfil o la situación de una persona.
Temas relacionados
- Cambia el nombre o la dirección de correo electrónico de un usuario
- Agrega información al perfil de un usuario
- Oculta a un usuario del directorio
Capacita a los miembros de tu organización para que usen Contactos
La forma en que configures el directorio afectará los contactos que los usuarios podrán encontrar en Contactos. Para ayudar a los miembros de tu organización a usar Contactos, comparte estos recursos de capacitación.
Cuando las personas usan Contactos en el trabajo o la institución educativa, pueden permitir que otros usuarios administren sus contactos.