העברת חשבונות לשימוש אישי שלא מנוהלים

אם המשתמשים נרשמו לחשבון לא מנוהל של מקום עבודה באמצעות כתובת האימייל שלהם בעבודה, צריך לעבור אל העברת חשבונות לא מנוהלים של מקום עבודה.

לא בטוחים מה סוג החשבונות של המשתמשים שלכם? איזה סוג של חשבונות לא מנוהלים יש למשתמשים שלי?

יכול להיות שחלק מהעובדים שלכם משתמשים בחשבונות אישיים לא מנוהלים כדי לגשת לשירותי Google. חשבונות אישיים לא מנוהלים הם משתמשים שיצרו חשבון Google באופן עצמאי, תוך שימוש בכתובת האימייל בעבודה. חלק מהחשבונות לשימוש אישי שלא מנוהלים גורמים לשמות חשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל. ההתנגשות הזו נוצרת כשמנסים ליצור חשבון מנוהל עם אותה כתובת אימייל כמו של חשבון אישי לא מנוהל.

סופר-אדמינים ב-Google Workspace יכולים להגדיר איך לטפל בחשבונות עם פרטים זהים במהלך הקצאת הרשאות למשתמשים. אתם יכולים להזמין משתמשים לא מנוהלים להמיר את החשבונות שלהם לחשבונות מנוהלים בדומיין שלכם, להחליף באופן חד-צדדי חשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל בחשבונות מנוהלים, או לנהל באופן ידני חשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל. אתם בוחרים אפשרות ברירת מחדל לטיפול בחשבונות לא מנוהלים באמצעות ההגדרה ניהול חשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל, שמתוארת בקטע הגדרת האפשרות לטיפול בחשבונות משתמשים אישיים לא מנוהלים (בהמשך הדף).

כלי ההעברה לחשבונות לשימוש אישי לא מנוהלים מאפשר לכם לבדוק אילו חשבונות לשימוש אישי לא מנוהלים קיימים, ואז להזמין את המשתמשים הלא מנוהלים האלה להמיר את החשבונות שלהם לחשבונות מנוהלים בדומיין שלכם. אחרי שהמשתמש יאשר את הבקשה, תוכלו לנהל את החשבון והנתונים שלו במסוף Google Admin.

הערה: כלי ההעברה לחשבונות לשימוש אישי לא מנוהלים וההגדרה ניהול חשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל תומכים רק בטיפול בחשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל בכתובת האימייל הראשית של החשבון. אי אפשר לשלוח הזמנות למשתמשים אם יש התנגשויות בכתובת אימייל חלופית.

הגדרת האפשרות לטיפול בחשבונות לשימוש אישי לא מנוהלים

הערה: האפשרות שנבחרה חלה על חשבונות אישיים שנוצרו באמצעות Admin SDK Directory API, שמציינים את הפרמטר resolveConflictAccount=true. אם משתמשים ב-Google Cloud Directory Sync (GCDS) או ב-GAM, הפרמטר הזה מוגדר כ-true כברירת מחדל. אבל במחברים של צד שלישי, הפרמטר לא יוגדר אם הם לא משולבים בתכונה הזו.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז חשבון ואז הגדרות חשבון ואז ניהול חשבונות עם פרטים זהים.

    כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

  2. בוחרים אפשרות:
    • להזמין באופן אוטומטי את המשתמשים להעביר חשבונות לא מנוהלים בעלי מאפיינים זהים לחשבונות מנוהלים – ממשיכים לשלב 3.
    • החלפת חשבונות משתמשים עם מאפיינים זהים בחשבון מנוהל – אחרי שכתובת האימייל בעבודה תהפוך למנוהלת, המשתמש יצטרך להגדיר חשבון Gmail בפעם הבאה שהוא ייכנס, והנתונים של המשתמש יישארו בחשבון הזה.
    • שמירה על חשבונות מנוהלים בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל – צריך לנהל את החשבונות האלה באופן ידני באמצעות כלי ההעברה.
  3. אם בחרתם באפשרות להזמין באופן אוטומטי את המשתמשים להעביר חשבונות לא מנוהלים בעלי מאפיינים זהים לחשבונות מנוהלים:
    1. מגדירים את משך הזמן לשליחת אימיילי המשך יומיים. אנחנו נשלח למשתמש אימייל יומי במהלך התקופה שצוינה, ונשאל אם הוא רוצה לאשר את הבקשה להעביר את החשבון שלו למצב מנוהל. אם הם מסכימים, כל החשבון מועבר למצב מנוהל, כולל כל הנתונים שמשויכים לחשבון.
    2. בוחרים אפשרות אם המשתמשים לא מאשרים את ההזמנות במהלך תקופת המעקב שנבחרה:
      • החלפת חשבונות משתמשים מתנגשים בחשבון מנוהל – אחרי שכתובת האימייל בעבודה תהפוך למנוהלת, המשתמש יצטרך להגדיר חשבון Gmail בפעם הבאה שהוא ייכנס, והנתונים של המשתמש יישארו בחשבון הזה.
      • שמירה על חשבונות מנוהלים בעלי מאפיינים זהים לחשבון פעיל – צריך לנהל את החשבונות האלה באופן ידני באמצעות כלי ההעברה.
  4. לוחצים על שמירה.

העברת חשבונות לשימוש אישי שלא מנוהלים

כדי לבדוק את הסטטוס של חשבונות אישיים לא מנוהלים או להעביר אותם באופן ידני, קראו את המאמרים הבאים:

הערה: אי אפשר להעביר משתמשים עם חשבונות אישיים לא מנוהלים לחשבון Google Workspace מנוהל אם המשתמשים האלה חברים בקבוצה משפחתית.

חשבונות מנוהלים ולא מנוהלים ושמות של חשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבונות פעילים

חשבון משתמש מנוהל

חשבון משתמש מנוהל הוא חשבון ששייך ללקוח עם דומיין מאומת. חשבון משתמש מנוהל נמצא בשליטה מלאה של אדמין ב-Google Workspace או ב-Cloud Identity, ואפשר לנהל אותו במסוף Google Admin.

חשבון לשימוש אישי שלא מנוהל

חשבון אישי לא מנוהל נמצא בבעלות ובניהול מלאים של המשתמש שיצר אותו. חשבונות אישיים לא מנוהלים לא שייכים ללקוחות עם דומיין מאומת, והם לא נשלטים על ידי אדמינים ב-Google Workspace או ב-Cloud Identity. לארגון שלך אין שליטה על ההגדרות האישיות, האבטחה ומחזור החיים של החשבונות האלה.

חשבונות אישיים לא מנוהלים נקראים לפעמים חשבונות צרכן, כי המשתמש נרשם לשירותי Google לצרכנים באמצעות כתובת אימייל עם הדומיין של החברה.

חשבון בעל מאפיינים זהים לחשבון פעיל

אם אדמין יוצר חשבון Google מנוהל עם כתובת אימייל זהה לזו של חשבון אישי לא מנוהל קיים, נוצרים שני חשבונות בעלי מאפיינים זהים. אם יש מצב כזה, סופר-אדמינים יכולים לפתור את הבעיה של חשבונות בעלי מאפיינים זהים באמצעות כלי ההעברה לחשבונות אישיים לא מנוהלים.

חשבונות בעלי מאפיינים זהים לחשבונות פעילים.

למה צריך להעביר חשבונות לא מנוהלים

אם העובדים שלכם משתמשים בחשבונות אישיים לא מנוהלים, אתם לא יכולים לנהל את זהויות המשתמשים במקום אחד. חשבונות אישיים לא מנוהלים לא מנוהלים על ידי Google Workspace או Cloud Identity. לכן, אתם יכולים להשתמש בכלי ההעברה כדי לזהות חשבונות לשימוש אישי לא מנוהלים שאתם רוצים להמיר לחשבונות מנוהלים, ולהעביר את החשבונות לשימוש אישי לא מנוהלים לחשבונות מנוהלים.

חשבון אישי לא מנוהל שמשמש לעסקים ומשתמש בכתובת אימייל ארגונית יכול להוות סיכונים רבים לעסק, כולל:

  • אתם לא יכולים לשלוט במחזור החיים של חשבון אישי לא מנוהל. עובד שעוזב את החברה יכול להמשיך להשתמש בחשבון האישי הלא מנוהל כדי לגשת למשאבי החברה או כדי ליצור הוצאות של החברה.
  • גם אם תבטלו את הגישה לכל המשאבים, החשבון האישי הלא מנוהל עדיין עלול להוות סיכון להנדסה חברתית. מכיוון שהחשבון משתמש בזהות שנראית אמינה עם שם הדומיין של החברה, יכול להיות שהעובד לשעבר יוכל לשכנע עובדים או שותפים עסקיים נוכחיים לתת לו שוב גישה למשאבים – למשל, לקובץ רגיש ב-Google Drive.
  • עובד לשעבר עם חשבון אישי לא מנוהל עלול להשתמש בחשבון כדי לבצע פעילויות שלא תואמות למדיניות של הארגון, מה שעלול לסכן את המוניטין של החברה.
  • אי אפשר לאכוף מדיניות אבטחה כמו אימות דו-שלבי או כללים לגבי מורכבות הסיסמה.
  • אם בארגון שלכם יש מדיניות לגבי מיקום הנתונים, אתם לא יכולים להגביל את המיקום הגיאוגרפי שבו נשמרים הנתונים של Google Docs ו-Drive, וזה עלול להוות סיכון מבחינת תאימות.
  • אי אפשר להגביל את הגישה של חשבון אישי לא מנוהל לשירותי Google.