הגדרה של Vault לארגון

דרישות והמלצות להגדרה

• כדי להשלים את השלבים במדריך הזה, אתם צריכים להיות סופר-אדמינים ב-Google Workspace בארגון שלכם.
• מומלץ להפעיל אחסון מקיף של הודעות. יכול להיות שמוצרים אחרים של Google ישלחו אימייל בשם משתמש. ההגדרה הזו מבטיחה שעותק של ההודעות האלה יאוחסן בתיבת הדואר ב-Gmail של המשתמש ויהיה זמין ב-Vault. מידע נוסף
• מומלץ להפעיל את היסטוריית הצ'אט בארגון. כללי שמירה והחזקות לצורך משפטי חלים תמיד על מרחבים ב-Chat, אבל הם חלים על צ'אטים ישירים רק אם ההיסטוריה מופעלת.
• מומלץ להפעיל את העברת ההודעות לארכיון בקבוצות Google לעסקים עבור קבוצות שמעניינות אתכם. Vault יכול להחזיק, לשמור ולחפש הודעות רק בקבוצות שהעברת ההודעות לארכיון מופעלת בהן. עם זאת, בעלי קבוצות יכולים לשנות את ההגדרה הזו בקבוצות שלהם. אם בעל קבוצה משבית את העברת ההודעות לארכיון, ההודעות מהקבוצה הזו עדיין זמינות בתיבות הדואר של המשתמשים.

שלב 1. קביעת המשתמשים שיכולים להיכנס ל-Vault

כדי לאפשר לאחרים להיכנס ל-Vault, מפעילים את Vault לכל המשתמשים או למשתמשים נבחרים. כך עושים זאת

שימו לב:

• להגדרה הזו אין השפעה על החשבונות שאפשר לשמור, להחזיק ולחפש ב-Vault. אפשר לשמור, להחזיק ולחפש את כל חשבונות המשתמשים ב-Google Workspace.
• להגדרה הזו אין השפעה על החשבונות שיכולים לשנות את כללי השמירה, לחפש נתונים או לבצע פעולות אחרות ב-Vault. כדי לעבוד עם Vault, למשתמשים צריכות להיות הרשאות Vault מתאימות.
• אם מפעילים את Vault לכל מי ששייך לארגון, הסמל של Vault מופיע ברשימת האפליקציות של כולם. אם הארגון שלכם הגדיר יחידות ארגוניות, מומלץ להגביל את הגישה ליחידות ארגוניות שיש להן הרשאות ל-Vault.

שלב 2. כניסה לחשבון ב-Vault

1. עוברים אל https://vault.google.com.
2. נכנסים באמצעות שם המשתמש והסיסמה שלכם ב-Google Workspace.

שלב 3. הגדרת כללי ברירת המחדל לשמירת נתונים בארגון

לכל חברה יש דרישות שונות לשמירת נתונים. אתם יכולים להגדיר כללי שמירה ב-Vault כדי לעמוד בדרישות הספציפיות של החברה שלכם – בין אם מדובר בשמירת נתונים שנוצרו על ידי עובדים באמצעות Google Workspace, או במחיקת נתונים אחרי שהם כבר לא נחוצים, למשל אחרי ייצוא שלהם כשאתם חוזרים לספק הראשי שלכם.

לפני שמתחילים, כדאי לקרוא הסבר על שמירת נתונים. בשלבים הבאים מוסבר איך להגדיר כללי שמירת נתונים שמוגדרים כברירת מחדל, אבל אפשר גם להגדיר כללי שמירת נתונים בהתאמה אישית.

1. ב-Vault, לוחצים על שמירת נתונים. אם האפשרות שמירת נתונים לא מופיעה, צריך לבקש מסופר-אדמין ב-Google Workspace להעניק לכם הרשאות ל-Vault ('ניהול מדיניות שמירת נתונים').

2. בכרטיסייה כללי ברירת מחדל, לוחצים על שירות, למשל Drive

   או Gmail .

3. למשך כמה זמן לשמור את ההודעות או הקבצים:

   • כדי לשמור את הנתונים באופן סופי, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי לשמור את הנתונים למשך זמן מוגדר, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500. תקופת השמירה מחושבת על סמך מועדי ההתחלה הבאים:
     • הודעות ב-Gmail, בקבוצות וב-Chat – מספר הימים שחלפו מאז שההודעה נשלחה או התקבלה.
     • ‫Drive – מספר הימים שחלפו מאז שהקובץ נוצר או שונה לאחרונה.
     • Voice – מספר הימים שחלפו מאז שהנתונים נשלחו או התקבלו.

4. אם מגדירים תקופת שמירה, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה תסתיים:

   • כדי למחוק לצמיתות רק את הנתונים שהמשתמשים כבר מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק לצמיתות את כל הנתונים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה יכול למחוק לצמיתות נתונים שהמשתמשים מצפים שיישמרו, כמו הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלהם ב-Gmail או קבצים ב-Drive.

5. לוחצים על יצירה. אם מגדירים תקופת שמירה, Vault מבקש לאשר שהבנתם את ההשפעות של כלל השמירה הזה. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי ליצור את הכלל.

6. חוזרים על התהליך הזה לכל השירותים שרוצים להגדיר להם כללי ברירת מחדל לשמירה.

הגדרתם את Google Vault! ‫Vault שומר את הנתונים של הארגון בהתאם לכללי השמירה שהגדרתם.

הערות חשובות:

• מה קורה אחרי שמגדירים כללי ברירת מחדל לשמירה: אלא אם חל כלל מותאם אישית או הקפאה, הנתונים נשמרים בהתאם לכלל ברירת המחדל לשמירה.
• מה קורה כשמשתמש מוחק הודעה או קובץ: ההודעה או הקובץ מוסרים מהחשבון של המשתמש. עם זאת, אם חל על ההודעה או הקובץ כלל ברירת המחדל לשמירה או כלל מותאם אישית, הם עדיין יהיו זמינים ב-Vault למשך יתרת תקופת השמירה. הודעות וקבצים שנמחקו וששמורים ב-Vault, לא נחשבים כחלק ממכסת האחסון של המשתמש.