הגדרה של Vault לארגון

דרישות והמלצות להגדרה

• כדי לבצע את השלבים במדריך הזה, אתם צריכים להיות סופר-אדמינים ב-Google Workspace בארגון.
• מומלץ להפעיל אחסון מקיף של הודעות. יכול להיות שמוצרים אחרים של Google ישלחו אימייל בשם משתמש. ההגדרה הזו מבטיחה שעותק של ההודעות האלה יאוחסן בתיבת הדואר ב-Gmail של המשתמש ויהיה זמין ב-Vault. מידע נוסף
• כדאי להפעיל את היסטוריית הצ'אטים בארגון. כללי שמירה והחזקות לצורך משפטי חלים תמיד על מרחבי Chat. עם זאת, הן חלות על צ'אטים ישירים רק כשההיסטוריה מופעלת.
• כדאי להפעיל את הארכיון של ההודעות ב-Google Groups for Business לקבוצות שמעניינות אתכם. ‫Vault יכול להחזיק לצורך משפטי, לשמור ולחפש הודעות רק בקבוצות שבהן הארכיון מופעל. עם זאת, בעלי קבוצות יכולים לשנות את ההגדרה הזו בקבוצות שלהם. אם בעלי הקבוצה משביתים את הארכיון, ההודעות מהקבוצה עדיין זמינות בתיבות הדואר של המשתמשים.

שלב 1. בחירה של המשתמשים שיכולים להיכנס ל-Vault

כדי לאפשר לאחרים להיכנס ל-Vault, מפעילים את Vault לכל המשתמשים או למשתמשים נבחרים. כך עושים זאת

הערה:

• ההגדרה הזו לא משפיעה על החשבונות שאפשר לשמור, להקפיא ולחפש בהם ב-Vault. אפשר לשמור, להקפיא ולחפש את כל חשבונות המשתמשים ב-Google Workspace.
• ההגדרה הזו לא משפיעה על החשבונות שיכולים לשנות את כללי שמירת הנתונים, לחפש נתונים או לבצע פעולות אחרות ב-Vault. למשתמשים צריכות להיות הרשאות מתאימות ב-Vault כדי לעבוד עם Vault.
• אם מפעילים את Vault לכל מי ששייך לארגון, הסמל של Vault מופיע ברשימת האפליקציות של כולם. אם הארגון שלכם הגדיר יחידות ארגוניות, מומלץ להגביל את הגישה ליחידות ארגוניות שיש להן הרשאות ל-Vault.

שלב 2. כניסה ל-Vault

1. עוברים אל https://vault.google.com.
2. נכנסים באמצעות שם המשתמש והסיסמה שלכם ב-Google Workspace.

שלב 3. הגדרת כללי ברירת המחדל לשמירת נתונים בארגון

לכל חברה יש דרישות שונות לגבי שמירת נתונים. אתם יכולים להגדיר כללי שמירה ב-Vault כדי לעמוד בדרישות הספציפיות של החברה שלכם – בין אם מדובר בשמירת נתונים שנוצרו על ידי עובדים באמצעות Google Workspace, או במחיקת נתונים אחרי שהם כבר לא נחוצים, למשל אחרי ייצוא שלהם כשאתם חוזרים לספק הראשי שלכם.

לפני שמתחילים, כדאי לקרוא איך שמירת נתונים פועלת. בשלבים הבאים מוסבר איך להגדיר כללי שמירה שמוגדרים כברירת מחדל, אבל אפשר להגדיר במקום זאת כללי שמירה מותאמים אישית.

1. ב-Vault, לוחצים על שמירה. אם האפשרות שמירת נתונים לא מופיעה, צריך לבקש מסופר-אדמין ב-Google Workspace להעניק לכם הרשאות ל-Vault ('ניהול מדיניות שמירת נתונים').

2. בכרטיסייה כללי ברירת מחדל, לוחצים על שירות, כמו Drive

   או Gmail .

3. למשך כמה זמן לשמור את ההודעות או הקבצים:

   • כדי לשמור את הנתונים באופן סופי, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי לשמור את הנתונים למשך זמן מוגדר, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500. תקופת השמירה מחושבת על סמך מועדי ההתחלה הבאים:
     • הודעות ב-Gmail, בקבוצות וב-Chat – מספר הימים שחלפו מאז שההודעה נשלחה או התקבלה.
     • ‫Drive – מספר הימים שחלפו מאז שהקובץ נוצר או שונה לאחרונה.
     • Voice – מספר הימים שחלפו מאז שהנתונים נשלחו או התקבלו.

4. אם מגדירים תקופת שמירה, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה תסתיים:

   • כדי למחוק לצמיתות רק את הנתונים שהמשתמשים כבר מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק לצמיתות את כל הנתונים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה עשוי למחוק לצמיתות נתונים שהמשתמשים מצפים שיישמרו, כמו הודעות בתיבת הדואר הנכנס ב-Gmail או קבצים ב-Drive.

5. לוחצים על יצירה. אם מגדירים תקופת שמירה, מערכת Vault מבקשת לאשר שהבנתם את ההשפעות של כלל השמירה הזה. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי ליצור את הכלל.

6. חוזרים על התהליך הזה לכל השירותים שרוצים להגדיר להם כללי ברירת מחדל לשמירה.

הגדרתם את Google Vault! ‫Vault שומר את הנתונים של הארגון בהתאם לכללי השמירה שהגדרתם.

הערות חשובות:

• מה קורה אחרי שמגדירים כללי ברירת מחדל לשמירה: אלא אם חל כלל מותאם אישית או הקפאה, הנתונים נשמרים בהתאם לכלל ברירת המחדל לשמירה.
• מה קורה כשמשתמש מוחק הודעה או קובץ: ההודעה או הקובץ מוסרים מהחשבון של המשתמש. עם זאת, אם חל על ההודעה או הקובץ כלל ברירת המחדל לשמירה או כלל מותאם אישית, הם עדיין יהיו זמינים ב-Vault למשך יתרת תקופת השמירה. הודעות וקבצים שנמחקו וששמורים ב-Vault, לא נחשבים כחלק ממכסת האחסון של המשתמש.