הגדרה של Vault לארגון

דרישות והמלצות להגדרה

• כדי להשלים את השלבים במדריך הזה, אתם צריכים להיות סופר-אדמינים ב-Google Workspace בארגון.
• כדאי להפעיל אחסון של כל ההודעות. יכול להיות שמוצרים אחרים של Google ישלחו אימייל בשם משתמש. ההגדרה הזו מבטיחה שעותק של ההודעות האלה יאוחסן בתיבת הדואר ב-Gmail של המשתמש ויהיה זמין ב-Vault. מידע נוסף
• כדאי להפעיל את היסטוריית הצ'אטים בארגון. כללי שמירה והחזקות לצורך משפטי חלים תמיד על המרחבים ב-Chat. עם זאת, הן חלות על צ'אטים ישירים רק כשההיסטוריה מופעלת.
• מומלץ להפעיל את הארכיון של ההודעות בקבוצות Google for Business עבור קבוצות שמעניינות אתכם. ‫Vault יכול להחזיק לצורך משפטי, לשמור ולחפש הודעות רק בקבוצות שבהן הארכיון מופעל. עם זאת, בעלי הקבוצות יכולים לשנות את ההגדרה הזו בקבוצות שלהם. אם בעלי הקבוצה משביתים את הארכיון, ההודעות מהקבוצה עדיין זמינות בתיבות הדואר של המשתמשים.

שלב 1. קביעת המשתמשים שיכולים להיכנס ל-Vault

כדי לאפשר לאחרים להיכנס ל-Vault, מפעילים את Vault לכל המשתמשים או למשתמשים נבחרים. כך עושים זאת

שימו לב:

• ההגדרה הזו לא משפיעה על החשבונות שאפשר לשמור, להחזיק ולחפש ב-Vault. אפשר לשמור, להקפיא ולחפש את כל חשבונות המשתמשים ב-Google Workspace.
• ההגדרה הזו לא משפיעה על החשבונות שיכולים לשנות את כללי שמירת הנתונים, לחפש נתונים או לבצע פעולות אחרות ב-Vault. למשתמשים צריכות להיות הרשאות מתאימות ב-Vault כדי לעבוד עם Vault.
• אם מפעילים את Vault לכל מי ששייך לארגון, הסמל של Vault מופיע ברשימת האפליקציות של כולם. אם הארגון שלכם הגדיר יחידות ארגוניות, מומלץ להגביל את הגישה ליחידות ארגוניות שיש להן הרשאות ל-Vault.

שלב 2. כניסה ל-Vault

1. עוברים אל https://vault.google.com.
2. נכנסים באמצעות שם המשתמש והסיסמה ב-Google Workspace.

שלב 3. הגדרת כללי ברירת המחדל לשמירה בארגון

לכל חברה יש דרישות שונות לגבי שמירת נתונים. אתם יכולים להגדיר כללי שמירה ב-Vault כדי לענות על הצרכים הספציפיים של החברה שלכם – בין אם לשמור נתונים שנוצרו על ידי עובדים באמצעות Google Workspace, או למחוק נתונים אחרי שהם כבר לא נחוצים, למשל אחרי ייצוא שלהם כשאתם חוזרים לספק הראשי שלכם.

לפני שמתחילים, כדאי לקרוא איך פועלת שמירת נתונים. בשלבים הבאים מוסבר איך להגדיר כללי ברירת מחדל לשמירה, אבל אפשר להגדיר במקום זאת כללים מותאמים אישית לשמירה.

1. ב-Vault, לוחצים על שמירה. אם האפשרות שמירת נתונים לא מופיעה, צריך לבקש מסופר-אדמין ב-Google Workspace להעניק לכם הרשאות ל-Vault ('ניהול מדיניות שמירת נתונים').

2. בכרטיסייה כללי ברירת מחדל, לוחצים על שירות, כמו Drive

   או ב-Gmail .

3. בוחרים כמה זמן לשמור את ההודעות או הקבצים:

   • כדי לשמור את הנתונים באופן קבוע, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי לשמור את הנתונים למשך זמן מוגדר, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500. תקופת השמירה מחושבת לפי מועדי ההתחלה הבאים:
     • הודעות ב-Gmail, בקבוצות Google וב-Chat – מספר הימים שחלפו מאז שההודעה נשלחה או התקבלה.
     • ‫Drive – מספר הימים שעברו מאז שהקובץ נוצר או שונה לאחרונה.
     • ‫Voice – מספר הימים שעברו מאז שהנתונים נשלחו או התקבלו.

4. אם מגדירים תקופת שמירה, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק את הנתונים שהמשתמשים כבר מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק לצמיתות את כל הנתונים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה עלול למחוק באופן סופי נתונים שהמשתמשים רוצים לשמור, כמו הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלהם ב-Gmail או קבצים ב-Drive.

5. לוחצים על יצירה. אם מגדירים תקופת שמירה, מערכת Vault מבקשת לאשר שהבנתם את ההשפעות של כלל השמירה הזה. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי ליצור את הכלל.

6. חוזרים על התהליך הזה לכל השירותים שרוצים להגדיר להם כללי ברירת מחדל לשמירה.

ההגדרה של Google Vault הושלמה. ‫Vault שומר את הנתונים של הארגון בהתאם לכללי השמירה שהגדרתם.

הערות חשובות:

• מה קורה אחרי שמגדירים כללי שמירה כברירת מחדל: הנתונים נשמרים בהתאם לכלל השמירה שמוגדר כברירת מחדל, אלא אם חל עליהם כלל מותאם אישית או החזקה לצורך משפטי.
• מה קורה כשמשתמש מוחק הודעה או קובץ: ההודעה או הקובץ מוסרים מהחשבון של המשתמש. עם זאת, אם חל על ההודעה או הקובץ כלל ברירת המחדל לשמירה או כלל מותאם אישית, הם עדיין יהיו זמינים ב-Vault למשך תקופת השמירה שנותרה. הודעות וקבצים שנמחקו וששמורים ב-Vault, לא נחשבים כחלק ממכסת האחסון של המשתמש.