הגדרה של Vault לארגון

דרישות והמלצות להגדרה

• כדי לבצע את השלבים במדריך הזה, אתם צריכים להיות סופר-אדמינים ב-Google Workspace בארגון שלכם.
• כדאי להפעיל את אחסון כל ההודעות (CRL). יכול להיות שמוצרים אחרים של Google ישלחו אימיילים בשם המשתמש. ההגדרה הזו מבטיחה שעותק של ההודעות האלה יאוחסן בתיבת הדואר של המשתמש ב-Gmail ויהיה זמין ל-Vault. מידע נוסף
• כדאי להפעיל את היסטוריית הצ'אטים בארגון. כללי השמירה וההחזקות לצורך משפטי תמיד חלים על מרחבים משותפים ב-Chat. עם זאת, בצ'אטים אישיים הן חלות רק כשההיסטוריה פועלת.
• כדאי לשקול להפעיל את העברת ההודעות לארכיון ב-Google Groups for Business בקבוצות הרלוונטיות. ‫Vault יכול להחזיק לצורך משפטי, לשמור ולחפש הודעות רק בקבוצות שהעברה לארכיון מופעלת בהן. עם זאת, בעלי הקבוצות יכולים לשנות את ההגדרה הזו בקבוצות שלהם. אם בעלי הקבוצה משביתים את העברת ההודעות לארכיון, ההודעות מהקבוצה עדיין זמינות בתיבות הדואר של המשתמשים.

שלב 1. איך קובעים מי יכול להיכנס ל-Vault

כדי לאפשר לאחרים להיכנס ל-Vault, צריך להפעיל את Vault לכל המשתמשים או למשתמשים נבחרים. כך עושים זאת

שימו לב:

• ההגדרה הזו לא משפיעה על החשבונות שאפשר לשמור, להחזיק ולחפש ב-Vault. אפשר לשמור, להחזיק ולחפש בכל חשבונות המשתמשים ב-Google Workspace.
• להגדרה הזו אין השפעה על החשבונות שיכולים לשנות את כללי השמירה, לחפש נתונים או לבצע פעולות אחרות ב-Vault. כדי לעבוד עם Vault, למשתמשים צריכות להיות הרשאות מתאימות ב-Vault.
• אם מפעילים את Vault לכל המשתמשים בארגון, הסמל של Vault מופיע ברשימת האפליקציות של כולם. אם בארגון שלכם הוגדרו יחידות ארגוניות, מומלץ להגביל את הגישה ליחידות ארגוניות שיש להן הרשאות ב-Vault.

שלב 2. כניסה ל-Vault

1. נכנסים לאתר https://vault.google.com.
2. נכנסים באמצעות שם המשתמש והסיסמה ב-Google Workspace.

שלב 3. הגדרת כללי ברירת המחדל לשמירה בארגון

לכל חברה יש דרישות שונות לשמירת נתונים. אתם יכולים להגדיר כללי שמירה ב-Vault בהתאם לצרכים הספציפיים של החברה שלכם – בין אם אתם רוצים לשמור נתונים שנוצרו על ידי עובדים באמצעות Google Workspace, ובין אם אתם רוצים למחוק נתונים כשכבר אין בהם צורך, למשל אחרי שאתם מייצאים אותם כשאתם חוזרים לספק הראשי שלכם.

לפני שמתחילים, כדאי לקרוא איך שמירת הנתונים פועלת. בשלבים הבאים מוסבר איך להגדיר כללי ברירת מחדל לשמירה, אבל אתם יכולים להגדיר כללי שמירה בהתאמה אישית במקום זאת.

1. ב-Vault, לוחצים על שמירה. אם האפשרות שמירה לא מופיעה, בקשו מסופר-אדמין ב-Google Workspace לתת לכם הרשאות ב-Vault ("ניהול מדיניות שמירת נתונים").

2. בכרטיסייה כללי ברירת מחדל, לוחצים על שירות, למשל Drive

   או Gmail .

3. בוחרים כמה זמן לשמור את ההודעות או הקבצים:

   • כדי לשמור נתונים באופן סופי, בוחרים באפשרות ללא הגבלת זמן.
   • כדי לשמור נתונים למשך זמן מוגדר, בוחרים באפשרות תקופת שמירה ומזינים את מספר הימים, מ-1 עד 36,500. תקופת השמירה מחושבת לפי שעות ההתחלה הבאות:
     • הודעות ב-Gmail, בקבוצות Google וב-Chat – מספר הימים שעברו מאז שההודעה נשלחה או התקבלה.
     • ‫Drive – מספר הימים שעברו מאז שהקובץ נוצר או שונה לאחרונה.
     • ‫Voice – ימים מהמועד שבו הנתונים נשלחו או התקבלו.

4. אם מגדירים תקופת שמירה, צריך לבחור מה לעשות עם הנתונים אחרי שתקופת השמירה מסתיימת:

   • כדי למחוק לצמיתות רק את הנתונים שהמשתמשים כבר מחקו, בוחרים באפשרות הראשונה.

   • כדי למחוק את כל הנתונים, בוחרים באפשרות השנייה. הכלל הזה עלול למחוק באופן סופי נתונים שהמשתמשים מצפים לשמור, כמו הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלהם ב-Gmail או קבצים ב-Drive.

5. לוחצים על יצירה. אם מגדירים תקופת שמירה, Vault מבקש לאשר שהבנתם את ההשפעות של כלל השמירה הזה. מסמנים את התיבות ולוחצים על אישור כדי ליצור את הכלל.

6. חוזרים על התהליך הזה בכל השירותים שרוצים להגדיר להם כללי ברירת מחדל לשמירה.

ההגדרה של Google Vault הסתיימה. ‫Vault שומר את הנתונים של הארגון בהתאם לכללי השמירה שהגדרתם.

הערות חשובות:

• מה קורה אחרי שמגדירים כללי שמירה כברירת מחדל: הנתונים נשמרים לפי כלל השמירה שמוגדר כברירת מחדל, אלא אם חל עליהם כלל מותאם אישית או החזקה לצורך משפטי.
• מה קורה כשמשתמש מוחק הודעה או קובץ: ההודעה או הקובץ מוסרים מהחשבון של אותו משתמש. עם זאת, כשכלל ברירת המחדל לשמירה או כלל מותאם אישית חלים, ההודעה או הקובץ עדיין זמינים ב-Vault למשך שארית תקופת השמירה. הודעות וקבצים שנמחקו וששמורים ב-Vault, לא נחשבים כחלק ממכסת האחסון של המשתמש.