您只能刪除未處於訴訟保留狀態的 Google Workspace 帳戶。具備保管箱權限 (可管理訴訟保留、查看所有案件和管理稽核記錄) 的管理員可為帳戶取消以帳戶為依據的訴訟保留。具備使用者管理權限的管理員可將帳戶從處於訴訟保留狀態的機構單位中移除。進一步瞭解保管箱管理員權限。
以下操作說明提供在 Google 保管箱和 Google Workspace 管理控制台中的操作步驟。
- 請洽詢您的法務團隊，決定是否將使用者資料設為訴訟保留狀態。
- 如果相關資料必須設為訴訟保留狀態，可以採取以下幾種做法：
- 讓使用者改用封存使用者授權，藉此將他們的 Google Workspace 資料保留在 Google 儲存空間中。使用這個選項時，您就不會刪除帳戶。如需操作說明，請參閱「管理離職員工與其相關資料」。
- 匯出使用者的資料，並將資料保留在 Google Workspace 以外的地方，然後繼續進行下一步來取消訴訟保留並刪除帳戶。如需操作說明，請參閱「從保管箱匯出資料」。
- 如果使用者的資料遭到刪除，請登入 vault.google.com。
- 按一下「報告」。
- 移除任何採用帳戶保留機制的使用者：
- 按一下「使用者訴訟保留」。
- 在搜尋列中輸入帳戶。
- 找出帳戶。如果系統未列出所需帳戶，代表您的帳戶並非採用帳戶保留機制，您可以繼續進行下一個步驟。
- 按一下帳戶所在的列。隨即開啟的面板會列出包含該帳戶的帳戶訴訟保留。
- 按一下各項訴訟保留，然後從訴訟保留範圍中移除帳戶。
找出帳戶所屬組織單位的訴訟保留，並將帳戶移出組織單位：
-
在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「目錄」圖示 
「使用者」。必須具備適當的使用者管理權限，否則看不到執行步驟所需的完整控制選項。
- 按一下使用者所在的列。
- 在左側找出使用者的組織單位和任何上層組織單位。
- 按一下保管箱中的「網域訴訟保留」。
搜尋使用者的機構單位和任何上層機構單位的訴訟保留清單。如果該機構單位處於訴訟保留狀態，請將帳戶移至未套用訴訟保留的機構單位。建議您針對這個目的明確設定機構單位，確保機構單位不會處於訴訟保留狀態。
如需操作說明，請參閱「新增機構單位」和「將使用者移至特定機構單位」。
如果清單包含範圍為「所有帳戶」的訴訟保留，系統會在頂層組織單位中設定訴訟保留狀態。您必須將使用者重新整理到至少 2 個子組織單位，這樣至少有 1 個組織單位不會處於訴訟保留狀態。
- 新增 2 個以上的機構單位。如需操作說明，請參閱「新增機構單位」。
- 將需要將資料設為訴訟保留的使用者加入一或多個機構單位。將要刪除的使用者移至一或多個機構單位。如需操作說明，請參閱「將使用者移至特定機構單位」。
- 在保管箱中，將訴訟保留更新至「所有帳戶」範圍，讓訴訟保留僅套用至您要套用訴訟保留的使用者所在的機構單位。
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請等候 24 到 48 小時，讓目錄和保管箱設定全面更新。
刪除使用者。如需操作說明，請參閱「刪除或移除機構內的使用者」。