貴公司有員工離職時，您可以將其使用者帳戶狀態改為封存，以便安全地保存他們的資料，並防止他們存取 Google Workspace 服務。封存使用者帳戶後，系統會將他們的狀態變更為「已封存」，並為他們指派封存使用者授權。
封存使用者的資料會計入組織的集區儲存空間上限。
封存使用者的帳戶和資料會受到什麼影響？
封存使用者帳戶後，Google 會妥善保管使用者的 Google Workspace 服務資料。如果使用者擁有 Google 保管箱授權，或是擁有包含保管箱的封存使用者訂閱授權，那麼使用者的資料會受到保管箱資料保留規則和訴訟保留的保護，且您可以搜尋及匯出這些資料。瞭解詳情
封存使用者的資料 (包含 Gmail、Google 雲端硬碟等核心服務，以及 Classroom 等非核心服務的資料) 仍可供貴機構具備 Google 保管箱授權的成員存取。
使用者資料會保存在管理員設定的資料地區。詳情請參閱「選擇資料存放的地理位置」。
注意：無論封存與否，Google Workspace for Education 帳戶必須具備 Education Standard 或 Education Plus 授權，才適用資料地區政策。
Google 雲端硬碟資料遺失防護 (DLP) 功能會繼續保護使用者的資料。詳情請參閱「使用 Workspace 資料遺失防護功能避免資料遺失」。
如果使用者擁有加購訂閱 (例如保管箱或 Google Voice) 的授權，在您封存後，使用者會保留授權。若使用者不再需要這些授權，您可以在封存後予以移除。進一步瞭解如何移除授權。
無論使用者處於活躍或停權狀態，您都能封存他們的帳戶。封存後，該使用者的有效 Google Workspace 授權會在 24 小時內釋出，可以重新指派給別人。
封存使用者後
封存使用者後，對方會受到以下影響：
- 無法在任何系統登入受管理的 Google 帳戶，包括 Gmail、Google 日曆、雲端硬碟等 Google Workspace 服務。
- 不會顯示在全域通訊清單中，使用者目錄清單則會將這些使用者標示為封存狀態。請參閱「查看使用者帳戶的狀態」。
- 帳戶可被刪除或取消封存，但無法在管理控制台設為停權。
- 使用者報告中會顯示已封存狀態，方便您監控、管理甚至刪除封存使用者。
- 無法收到新郵件和日曆邀請，因為系統會阻止這類內容傳送至封存使用者的帳戶。
取消封存會怎麼樣
取消封存使用者帳戶後，該帳戶就會恢復原本的狀態，並且重新獲得所有先前資料的存取權。
如要取消封存使用者，您必須具備與對方 Google Workspace 版本相符的可用授權。否則使用者仍會維持封存狀態，並保留封存使用者授權。
取消封存後，您必須手動指派 Google Workspace 授權。
事前準備：購買封存使用者訂閱方案
您需要有封存使用者訂閱才能封存使用者。如果符合下列情況：
- Enterprise Standard 或 Enterprise Plus：您可以在 Google 管理控制台購買封存使用者訂閱方案。如需詳細步驟，請參閱「為帳戶新增付費訂閱」。
- Business Starter、Business Standard 或 Business Plus：您或許可以在管理控制台購買封存使用者訂閱方案。如要確認，請按照本頁後續章節「封存或取消封存個別使用者的帳戶」的步驟封存使用者。
- Education Fundamentals、Education Standard 或 Education Plus：Google Workspace for Education 訂閱方案已包含封存使用者授權。如果授權用完，您可以透過支援服務申請更多授權。
或者，無論使用哪種版本，您都可以與 Google 業務代表或 Google Cloud Partner 聯絡。
封存或取消封存個別使用者帳戶
如要完成這些步驟，您必須取得適當的使用者管理權限。否則將看不到執行步驟所需的完整控制選項。Education 客戶請參閱這篇文章。
-
在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「目錄」
「使用者」。必須具備適當的使用者管理權限。否則將看不到執行步驟所需的完整控制選項。
- 在「使用者」清單中找出使用者。如需相關協助，請參閱「尋找使用者帳戶」。
如何封存使用者：
- 將滑鼠游標移至使用者帳戶，按一下「更多選項」。
- 如果符合下列情況：
- Enterprise Standard 或 Enterprise Plus：選取「封存使用者」。
- Business Starter、Business Standard 或 Business Plus：依序選取「刪除使用者」
「封存使用者」。
如果出現提示訊息，請按一下「購買封存使用者訂閱」，然後按照提示操作。如果沒有這個選項，代表您無法在管理控制台中購買封存使用者訂閱方案。請改為聯絡 Google 業務代表或 Google Cloud Partner。
- 按一下「完成」確認操作。
如何取消封存使用者：
- 將滑鼠游標移至使用者，按一下「取消封存使用者」。
- 按一下「完成」確認操作。
大量封存或取消封存使用者
您可以使用 CSV 檔案或 Admin SDK API 一次將大量使用者封存或取消封存。
如何使用 CSV 檔案封存或取消封存多位使用者：
- 按照「使用 CSV 檔案新增或更新多位使用者」的指示操作。
- 下載 CSV 範本後，請在「New Status [Upload Only]」(新狀態 [僅適用於上傳]) 資料欄中，輸入「Archived」(已封存) 來封存使用者，或輸入「Active」(有效) 來取消封存使用者。
如何用 Admin SDK API 封存/取消封存多位使用者：
- 請按照「Method: users.update」中的說明操作。
- 請根據封存或取消封存的需求，針對個別使用者將 archived 布林值變數設為 True 或 False。
以封存使用者代替取消訂閱
啟動 Google Workspace 取消程序後，如果看到改為封存所有使用者的選項，代表您符合下列條件：
- 使用 Business、Enterprise Standard 或 Enterprise Plus 版
- 採用彈性方案計費
- 使用者人數介於 2 到 300 人之間
視使用者人數而定，封存作業可能需要數小時才能完成。
如何查看使用者的封存狀態：
如要完成這些步驟，您必須取得適當的使用者管理權限。否則將看不到執行步驟所需的完整控制選項。-
在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「目錄」
「使用者」。必須具備適當的使用者管理權限。否則將看不到執行步驟所需的完整控制選項。
- 在「使用者」清單中找出使用者。如需相關協助，請參閱「尋找使用者帳戶」。
- 如要確認使用者的封存狀態，請查看「狀態」欄。
如要查看封存程序的大致進度，請按一下頂端的「工作」圖示
。
封存所有使用者後，您可以按照本頁前述步驟，取消封存一或多位使用者。
如要進一步瞭解取消步驟，請參閱「取消 Google Workspace」。