刪除或移除機構內的使用者

已驗證網域

當使用者離開「已驗證網域」的機構時，您可以刪除對方的 Google Workspace 帳戶。這會使該使用者無法存取所有與其帳戶相關聯的服務和資料。

使用者可以在帳戶遭到刪除前，轉移想保留的個人資料。此外，管理員可以將重要的公司資料轉移給其他使用者。所有未轉移的資料都會遭到刪除。部分資料會保留 20 天，在此期間，您可以還原已刪除的使用者。

本頁內容

• 步驟 1：轉移重要資料
• 步驟 2：刪除一或多位使用者
• 步驟 3：刪除使用者後的步驟
• 重要事項：計費方式異動
• 系統會刪除的資料
• 「不會」刪除使用者的時機
• 如果資料移轉失敗，會怎麼樣？
• 刪除保管箱使用者
• 刪除自己的管理員帳戶
• 還原已刪除的使用者

步驟 1：轉移重要資料

如要保留貴機構中的資料，您或使用者必須將他們擁有的資料轉移給其他使用者。超級管理員可以在刪除過程中轉移部分資料，其他管理員必須先轉移資料，才能刪除使用者。

要刪除多位使用者嗎？請改用資料匯出工具匯出他們的資料。

步驟 2：刪除一或多位使用者

1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 「目錄」「使用者」。

   前往「使用者」頁面

   必須具備適當的使用者管理權限。否則將看不到執行步驟所需的完整控制選項。

2. 選擇下列其中一個選項：

   刪除一位使用者

   1. 在「使用者」清單中，將游標移至使用者，然後依序點選右側的「更多選項」「刪除使用者」，如下圖所示。

      如果清單很長，請在最上方的搜尋列中輸入使用者名稱，找出使用者的帳戶頁面，然後在帳戶頁面左側，按一下「刪除使用者」。 操作示範

      

   刪除多位使用者

   1. 找出要刪除的使用者，然後勾選使用者旁邊的方塊。
      提示：如果要刪除的使用者全都屬於同一個機構單位，您可以在左側選取該機構單位，以利尋找所需使用者。
   2. 依序點選右上角的「更多選項」「刪除所選使用者」。

      

3. 根據您的管理員權限選擇相應做法：
   • 超級管理員：在「其他應用程式中的資料」旁邊，選擇其中一個選項：
     • 如要不轉移使用者的資料，請選取「不轉移資料」。
     • 如要轉移使用者資料，請按照下列步驟操作：
       1. 選取「轉移」。
       2. 在「搜尋使用者」欄位中，輸入檔案轉移對象的名稱或電子郵件地址。
       3. 在「選取要轉移的資料」下方，逐一勾選所需選項旁的方塊。

          您可以在雲端硬碟和 Google 文件中，加入未與任何人共用的檔案。如未選取這個選項，弱私人檔案位於已共用的資料夾，系統可能仍會轉移私人檔案的擁有權。假如不共用資料夾，系統可能會轉移該資料夾中共用檔案 (而非資料夾) 的擁有權，導致檔案無法瀏覽。新擁有者可以透過雲端硬碟搜尋功能找到這些檔案：is:unorganized owner:me。

   • 其他管理員：請勾選相關方塊，表示您確實瞭解刪除帳戶將造成的影響。
4. 按一下「刪除使用者」。

如果您選擇轉移資料，系統會將已刪除的使用者帳戶停權，直到轉移作業完成為止。接著系統會刪除該帳戶，並傳送一封電子郵件給接收轉移資料的使用者。

步驟 3：刪除使用者後的步驟

帳單異動方式

• 彈性計費方案：刪除使用者帳戶時，每月費率也會按比例減少。舉例來說，假如您在 4 月 1 日新增一位使用者，隨後在 4 月 15 日將該使用者刪除，我們只會向您收取半個月的費用。
• 年約/定期計費方案：刪除帳戶並不會減少您擁有的授權數，因此您的帳單費用仍維持不變。您可以將已刪除使用者的授權指派給其他使用者，但如果之後將刪除的使用者還原，則您需要其他授權。

系統會刪除的資料

如果使用者獨自擁有的資料在其帳戶遭刪除前未轉移，會遭到系統永久刪除。詳情請參閱下方內容。

「不」刪除使用者的時機

建議您只在使用者即將從貴機構離職時，才刪除該使用者的帳戶。請勿刪除帳戶來達成下列目的：

• 在貴機構中新增非受管使用者時，試圖刪除帳戶來解決帳戶相衝突的問題。因為一旦您刪除使用者的帳戶，該位使用者就會遺失資料，且無法存取 Google Workspace 服務。請改為參閱這篇文章，瞭解如何解決帳戶衝突問題。
• 變更使用者名稱。請改為建立使用者的別名或暱稱。詳情請參閱「變更目錄使用者的名稱或電子郵件地址」。
• 暫時封鎖使用者，禁止對方存取貴機構的 Google 服務。您可以改為暫時將使用者停權。
• 節省授權費用。如要保留使用者資料並降低費用，請改為將封存使用者授權指派給該帳戶。詳情請參閱「封存離職員工帳戶」。

如果資料移轉失敗，會怎麼樣？

如果資料移轉作業因任何原因而無法完成，系統會停止刪除使用者，但不會刪除使用者帳戶，也不會更動他們的資料。管理控制台會顯示錯誤訊息，說明轉移失敗的原因。如要修正這個問題，請與 Google Workspace 支援團隊聯絡，並提供錯誤詳細資料。問題解決後，您就可以刪除使用者並轉移資料。

刪除保管箱使用者

如果貴機構使用了 Google 保管箱，那麼遭刪除使用者資料原先套用的任何資料保留規則和訴訟保留都會失效。系統會立即清除資料，即使您在 20 天內還原使用者，也無法復原資料。不過，在匯出套件到期以前，您還是可以下載保管箱匯出的使用者資料。進一步瞭解如何刪除保管箱使用者。

重要事項：您無法轉移資料或刪除處於訴訟保留狀態的使用者。如要刪除該使用者，具備保管箱權限的管理員必須先解除訴訟保留 (最多可能需要 48 小時才會生效)。詳情請參閱「刪除擁有訴訟保留資料的使用者」。

刪除自己的管理員帳戶

您無法刪除自己的管理員帳戶。您必須先將超級管理員權限指派給另一位使用者，再要求對方刪除您的帳戶。

還原已刪除的使用者

您可以在 20 天內還原最近刪除的帳戶，這麼做部分資料會一併還原，包括未轉移的 Gmail 內容和雲端硬碟檔案，以及帳戶的主要日曆。詳情請參閱「還原最近刪除的使用者」。

電子郵件地址驗證成功

如果使用者不再需要透過「已驗證電子郵件」的 Google 服務 (例如 Google Workspace Business 或 Essentials，或是 Chrome Enterprise) 與您的團隊協作，您可以移除對方的帳戶。如果您使用 Google Workspace，可以將使用者擁有的任何雲端硬碟文件和檔案轉移給其他使用者，例如管理員或主管。

您一次要移除幾位使用者的帳戶都沒問題。

系統會如何處理遭到移除的使用者帳戶和資料？

您將使用者帳戶從 Google 服務移除之後，這些使用者帳戶就會轉換成個人 Google 帳戶。遭到移除的使用者仍可透過個人帳戶存取自己的帳戶資料。如未轉移使用者帳戶資料的擁有權，影響如下：

• 資料 (例如 Google 雲端硬碟檔案) 繼續歸使用者所有，而您將無法再管理這些資料。
• 次要日曆 (使用者主要帳戶日曆以外的任何日曆) 會遭到刪除。

事前準備

僅限 Business 和 Essentials 的付費版本

請務必瞭解移除使用者對於帳單費用有何影響

• 如要進一步瞭解 Business 版本，請參閱「瞭解 Google Workspace 帳單和費用」。
• 如要進一步瞭解 Enterprise Essentials，請參閱「付款方案比較：彈性與年約/定期方案」。
• 如要進一步瞭解 Essentials 版本，請參閱「Essentials 的計費方式」。

檢查雲端硬碟共用權限

如要禁止遭到移除的使用者存取共用雲端硬碟檔案和直接與他們共用的其他檔案 (包含您轉移給其他使用者的檔案)，請將雲端硬碟權限設為禁止與機構外部人士共用檔案。

檢查 Chat 權限

如要禁止遭到移除的使用者存取別人直接傳送給他們 (而非透過即時通訊群組傳送) 的即時通訊訊息，請設定 Chat 權限，禁止使用者向機構外部人士傳送即時通訊訊息。

將檔案轉移至共用雲端硬碟

除了將使用者的檔案轉移給新擁有者，您也可以選擇將檔案轉移至共用雲端硬碟。共用雲端硬碟中的所有檔案為全體成員共同擁有。即使任何一位成員離職，其他共用雲端硬碟成員仍可存取檔案。這種做法可以避免管理員在移除檔案擁有者的帳戶時將檔案一併刪除。

進一步瞭解共用雲端硬碟，包括如何將現有內容遷移至共用雲端硬碟。

所有服務

移除管理員角色 (如適用)

如要移除擁有管理員角色的使用者，您必須先移除角色。

移除一或多位使用者

1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 「目錄」「使用者」。

   前往「使用者」頁面

   必須具備適當的使用者管理權限。否則將看不到執行步驟所需的完整控制選項。

2. 如要移除一或多位使用者，請選擇下列其中一種做法：

   移除單一使用者

   1. 在「使用者」清單中找出使用者。如需相關協助，請參閱「尋找使用者帳戶」。
   2. 將滑鼠游標移至要刪除的使用者上，然後按一下「移除使用者」。(您也可以在使用者帳戶頁面左側找到這個選項)。

      

   移除多位使用者

   1. 在「使用者」清單中，勾選要移除的每位使用者旁邊的方塊。
   2. 依序按一下頁面頂端的「更多」「移除使用者」。

      

      提示：如果要刪除的使用者全都屬於同一個機構單位，您可以在左側選取該機構單位，以利尋找所需使用者。(按一下左上方的 即可顯示機構的樹狀結構圖)。如果要選取的使用者屬於不同的機構，則可在左側選取「所有機構單位中的使用者」。

3. (Business 和 Essentials 版本可選用) 如果不想轉移使用者的資料，請按照下列步驟操作：
   1. 選取「不轉移資料」。
   2. 勾選畫面上的方塊，表示您已瞭解該使用者的資料不再由您管理，且 Google 沒有義務刪除這些內容。
4. (Business 和 Essentials 版本可選用) 如要轉移使用者的資料，請按照下列步驟操作：
   • 選取「將這位使用者的資料擁有權轉移給其他使用者 (例如管理員)」。
   • 在「新擁有者的電子郵件地址」方塊中輸入使用者名稱或電子郵件地址的前幾個字元，搜尋使用者帳戶，並在找到後選取該帳戶。
   • 如要轉移雲端硬碟資料的擁有權，請勾選「選取要轉移的資料」下方的「雲端硬碟與文件」。(選用) 如要轉移尚未與任何人共用的檔案，請勾選「包含未與任何人共用的檔案」。
   • (僅限 Essentials 版本) 如要轉移 Google 日曆資料的擁有權，請勾選「選取要轉移的資料」下方的「日曆」。
5. 按一下「移除使用者」。

工作清單會自動開啟，並顯示帳戶移除進度。如要移除其他使用者，您必須先等待目前的移除程序完成。

如果您已轉移資料，移除作業通常會在幾分鐘內結束，但實際情況取決於轉移的檔案數量，可能需要更長的時間才能完成。

注意：移除使用者後，相關變更可能需要幾個小時才會在他們的個人帳戶中生效。舉例來說，即使您讓使用者保留個人資料，他們仍可能無法立即存取這些資料。