控管外部即時通訊和聊天室即時通訊選項

本文專供 Google Workspace 管理員參考。如果您需要使用者的專屬說明，請參閱「開始使用 Google Chat」。

您可以控管貴機構使用者與外部人士進行即時通訊的方式。如果您允許使用者與外部人士進行即時通訊，也可以允許他們建立及加入內含機構外部人士的聊天室。

如果您禁止從外部存取現有即時通訊訊息和聊天室

  • 關閉外部即時通訊功能，並不會刪除已建立的即時通訊訊息、對話和聊天室，已受邀的外部使用者仍可查看及存取。貴機構的使用者將無法再存取這些實體，但他們的成員身分不會改變。只要您重新開啟這項設定，他們就能再次存取訊息、對話和聊天室。
  • 移除聊天室的外部存取權，並不會禁止聊天室成員存取與聊天室共用的資料 (例如 Google 雲端硬碟檔案或工作)，只會移除對聊天室本身的存取權。如要禁止外部成員存取聊天室和聊天室內容，請務必將他們從聊天室中移除。詳情請參閱「在 Google 管理控制台中管理聊天室」。

對機構外使用者啟動的活動進行稽核

如果貴機構以外的使用者在貴機構的對話中發起活動，系統會記錄即時通訊事件的詳細資料，讓管理員瞭解即時通訊的發生情形。不過，管理員無法查看即時通訊的內容。

設定外部即時通訊

事前準備：進一步瞭解如何與外部使用者進行即時通訊。

事前準備：如要為部門或團隊套用這項設定，請參閱「新增機構單位」。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序前往「選單」圖示 接下來「應用程式」接下來「Google Workspace」接下來「Google Chat」。

    必須擁有服務設定管理員權限。

  2. 按一下「外部即時通訊設定」。
  3. (選用) 如要對部門或團隊套用設定，請在側邊選取所需組織單位。
  4. 在「允許使用者傳送訊息給『<貴機構>』外的人士」部分，選取「開啟」或「關閉」：
    • 開啟：允許貴機構的使用者收發機構外部人士的訊息。
      (選用) 如要將參與者限制為信任網域中的使用者，請勾選「僅限許可網域」方塊。
    • 關閉：禁止使用者傳送訊息給機構外部人士。
  5. 按一下「儲存」。如果是機構單位，您也可以按一下「覆寫」。

    如要日後還原沿用的值，請按一下「沿用」。

開啟或關閉外部聊天室

支援這項功能的版本：Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Enterprise Essentials 和 Enterprise Essentials Plus；Nonprofits。 版本比較

您也可以控管是否要讓使用者建立或加入在貴機構內部建立，且含外部人士的聊天室。如果關閉這項設定，或使用者的版本不支援外部聊天室，他們就無法建立這類聊天室，但可以加入內含外部人士，且由合格版本網域建立的現有聊天室。

事前準備：您必須開啟「外部即時通訊」 (詳細步驟請參閱上一節說明)，且聊天室是由管理員或使用者建立，系統才會套用「外部聊天室」設定。不過，如果聊天室是由應用程式建立，除非在根組織單位層級開啟聊天室設定，否則應用程式無法建立外部聊天室。如果未啟用，無論「外部聊天室」是否設為「開啟」，使用者都無法建立或加入組織內外的外部聊天室。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序前往「選單」圖示 接下來「應用程式」接下來「Google Workspace」接下來「Google Chat」。

    必須擁有服務設定管理員權限。

  2. 按一下「外部聊天室」。
    這項設定會套用到整個機構。
  3. 在「允許使用者建立及加入內含機構外人士的聊天室」中選取「開啟」或「關閉」：
    • 開啟：允許貴機構的使用者建立及加入貴機構中的外部聊天室。
      (選用) 如要限制只有信任的外部網域使用者能夠加入，請勾選「僅允許使用者新增許可網域中的使用者」方塊。如果您已針對「外部即時通訊」勾選「僅限許可網域」方塊 (如上一節所述)，則也須針對聊天室勾選這個方塊，否則，如果使用者為「外部即時通訊」勾選了許可網域方塊，將無法建立或存取任何外部聊天室。他們還是可以透過其他對話 (例如即時訊息) 與許可網域使用者進行即時通訊，但無法使用聊天室與外部使用者進行即時通訊。
    • 關閉：禁止使用者建立或加入在貴機構內部建立，且含外部人士的聊天室。不過，如果上一節所述的「外部即時通訊」已啟用，使用者還是可以加入機構外部人士建立的聊天室。
  4. 按一下 [儲存]。