השהיית הודעות באפליקציית Gemini

כחלק מפרויקטים של גילוי אלקטרוני של נתונים ב-Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהקפאות כדי לשמור הודעות באפליקציות Gemini ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בדרישות משפטיות או בדרישות של שימור נתונים. אפשר להחיל הקפאה על חשבונות ספציפיים או על כל החשבונות ביחידה ארגונית. החזקות לצורך משפטי מבטלות את כללי השמירה, ולכן הודעות Gemini שנמצאות בהחזקה לצורך משפטי מוגנות מפני כללי ניהול הנתונים הרגילים שלכם, שעלולים למחוק אותן בנסיבות אחרות.

אם האדמין שלכם ב-Google Workspace מסיר רישיון שתומך ב-Vault ממשתמש, ההחזקה לצורך משפטי לא תגן יותר על ההודעות של המשתמש ב-Gemini מפני מחיקה. אפשר למחוק מיד הודעות שמסומנות למחיקה, ואי אפשר לשחזר אותן. מידע נוסף על שמירת נתונים של משתמשים

מידע חשוב על הקפאת אפליקציית Gemini

לפני שמגדירים הקפאות, מומלץ מאוד לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם הקפאות ב-Google Vault ולבדוק אילו הודעות באפליקציית Gemini נתמכות ב-Vault.

השעיה של הודעות באפליקציית Gemini

1. נכנסים אל vault.google.com.

2. אם יצרתם עניין, לוחצים על עניינים העניין הרצוי.

   אם לא, צריך ליצור עניין. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא יצירה וניהול של תיקים.

3. לוחצים על החזקות יצירה ומזינים שם ייחודי להחזקה.

4. לוחצים על בחירת שירות אפליקציית Gemini המשך.

5. בוחרים את היקף ההקפאה:

   • חשבונות ספציפיים – מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חשבון או כתובת אימייל קבוצתית.

   • יחידה ארגונית: בוחרים יחידה ארגונית.

     חשוב: אנחנו ממליצים מאוד לא לבחור את היחידה הארגונית העליונה. אם תעשו את זה, לא תוכלו למחוק חשבונות Google Workspace מהארגון. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא למה לא כדאי להגדיר הקפאה ביחידה הארגונית העליונה?

6. לוחצים על יצירה.

עריכת החזקה לצורך משפטי

אפשר לשנות חלק מהפרמטרים של ההקפאה, אבל אי אפשר לשנות את השירות או את סוג ההיקף. לדוגמה, אי אפשר לשנות את אפליקציית Gemini לשירות אחר או לשנות חשבונות ליחידה ארגונית.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים העניין שמכיל את ההחזקה לצורך משפטי.
3. לוחצים על הקפאות שם ההקפאה.
4. לוחצים על היקף, ואז מוסיפים או מסירים חשבונות או משנים את היחידה הארגונית.
5. לוחצים על שמירה.

מחיקת החזקה לצורך משפטי

חשוב: כשמוחקים הקפאה, מדיניות שמירת הנתונים הרגילה חלה באופן מיידי. ‫Vault מוחק תוכן שעבר את תאריך התפוגה של כלל השמירה במחזור המחיקה הבא.

1. נכנסים אל vault.google.com.
2. לוחצים על עניינים העניין שמכיל את ההחזקה לצורך משפטי.
3. לוחצים על החזקות.
4. מעבירים את העכבר מעל שם ההחזקה ולוחצים על מחיקה מחיקה.