כחלק מפרויקטים של גילוי אלקטרוני של נתונים ב-Google Workspace, אתם יכולים להשתמש בהשעיות כדי לשמור הודעות באפליקציות של Gemini ללא הגבלת זמן, כדי לעמוד בדרישות משפטיות או בדרישות שימור. אפשר להחיל את ההחזקה על חשבונות ספציפיים או על כל החשבונות ביחידה ארגונית. הקפאה מבטלת את כללי השמירה, ולכן הודעות Gemini בהקפאה מוגנות מפני כללי ניהול הנתונים הרגילים שלכם, שעלולים למחוק אותן לצמיתות.
אם האדמין שלכם ב-Google Workspace מסיר רישיון שתומך ב-Vault ממשתמש, ההחזקה לצורך משפטי לא תגן יותר על ההודעות של המשתמש ב-Gemini מפני מחיקה. אפשר למחוק באופן סופי הודעות שמסומנות למחיקה, ואי אפשר לשחזר אותן. מידע נוסף על שמירת נתונים של משתמשים
מידע חשוב על הקפאת חשבונות באפליקציית Gemini
לפני שמגדירים הקפאות, מומלץ מאוד לקרוא את המאמר תחילת העבודה עם הקפאות ב-Google Vault ולבדוק אילו הודעות באפליקציית Gemini נתמכות ב-Vault.
איך הנתונים מושעים
- הגדרות אדמין – אתם יכולים להשתמש בהגדרה 'היסטוריית השיחות עם Gemini' במסוף Admin כדי לקבוע אם השיחות עם אפליקציית Gemini יישמרו ולכמה זמן, לפני שהן יימחקו באופן אוטומטי. אבל לא משנה איך השיחות נשמרות, אדמינים יכולים לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא שיחות עם אפליקציית Gemini באמצעות Vault. פרטים נוספים על ניהול היסטוריית השיחות עם Gemini זמינים במאמר בנושא איך מנהלים את היסטוריית השיחות עם Gemini.
- הגדרות משתמש – בלי קשר לפעולה או להגדרה של משתמש שגורמות למחיקת שיחות באפליקציית Gemini, אדמינים יכולים לשמור, להחזיק, לחפש ולייצא שיחות באפליקציית Gemini באמצעות Vault. פרטים על ניהול הפעילות בממשקי Gemini זמינים במאמר ניהול הפעילות בממשקי Gemini.
-
כללי שמירה והשעיות ב-Vault – אתם יכולים להגדיר כללי שמירה מותאמים אישית או ברירת מחדל כדי לשמור שיחות בממשקי Gemini (כולל הנחיות למשתמשים ותשובות של ממשקי Gemini) לתקופות ספציפיות או ללא הגבלת זמן. אפשר גם להגדיר החזקה לצורך משפטי על נתוני המשתמש.
אם כללי השמירה וההחזקות לצורך משפטי ב-Vault פעילים, הם מקבלים עדיפות על פני הגדרות במסוף Admin (כמו הגדרת היסטוריית השיחות עם Gemini) או הגדרות משתמש. הגדרות במסוף Admin או הגדרות משתמש יסתירו שיחות רק מהתצוגה של משתמשים שחלים עליהם כלל שמירה או החזקה לצורך משפטי.
הודעות שנמחקו ומוחזקות לצורך משפטי תמיד גלויות ב-Vault, אבל לא גלויות למשתמשים
כשמשתמש או אדמין מוחקים הודעות באפליקציית Gemini שנמצאות בהמתנה באמצעות הגדרת ההיסטוריה, המשתמש לא יכול יותר לגשת להודעות, אבל הן לא נמחקות. אדמינים ב-Vault עם הרשאות מתאימות עדיין יכולים לחפש את ההודעות ולייצא אותן.
השעיה של הודעות באפליקציית Gemini
- נכנסים אל vault.google.com.
אם יצרתם עניין, לוחצים על עניינים
העניין שלכם.אם לא, צריך ליצור עניין. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא יצירה וניהול של תיקים.
לוחצים על החזקות
יצירה ומזינים שם ייחודי להחזקה.לוחצים על בחירת שירות
אפליקציית Gemini
המשך.בוחרים את היקף ההקפאה:
- חשבונות ספציפיים – מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של חשבון או כתובת אימייל קבוצתית.
יחידה ארגונית: בוחרים יחידה ארגונית.
חשוב: אנחנו ממליצים מאוד לא לבחור את היחידה הארגונית העליונה. אם תעשו את זה, לא תוכלו למחוק חשבונות Google Workspace מהארגון. פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא למה לא כדאי להגדיר הקפאה ביחידה הארגונית העליונה?
לוחצים על יצירה.
עריכת הקפאה
אפשר לשנות חלק מהפרמטרים של ההשעיה, אבל אי אפשר לשנות את השירות או את סוג ההיקף. לדוגמה, אי אפשר לשנות את אפליקציית Gemini לשירות אחר או לשנות חשבונות ליחידה ארגונית.
- נכנסים אל vault.google.com.
- לוחצים על עניינים העניין שמכיל את ההקפאה.
- לוחצים על הקפאות שם ההקפאה.
- לוחצים על היקף, ואז מוסיפים או מסירים חשבונות או משנים את היחידה הארגונית.
- לוחצים על שמירה.
מחיקת משבצת משוריינת
חשוב: כשמוחקים הקפאה, מדיניות שמירת הנתונים הרגילה חלה באופן מיידי. Vault מוחק תוכן שעבר את תאריך התפוגה של כלל השמירה במחזור המחיקה הבא.
- נכנסים אל vault.google.com.
- לוחצים על עניינים העניין שמכיל את ההקפאה.
- לוחצים על החזקות.
- מעבירים את העכבר מעל שם ההקפאה ולוחצים על מחיקה מחיקה.