Gmail-berichten in de wacht zetten

Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten met Google Workspace kunt u bewaarplichten gebruiken om Gmail-berichten voor onbepaalde tijd te bewaren om te voldoen aan wettelijke of bewaarplichten. U kunt een bewaarplicht toepassen op individuele accounts of op alle accounts in een organisatie-eenheid. Bewaarplichten hebben voorrang op bewaarregels, waardoor gegevens die onder bewaarplicht vallen, beschermd zijn tegen uw normale gegevensbeheerregels die de gegevens anders zouden verwijderen.

Belangrijke informatie over Gmail

Voordat u bewaarplichten instelt, raden we u aan om Aan de slag te gaan met bewaarplichten in Google Vault en de Gmail-berichten te bekijken die in Vault worden ondersteund .

Welke gegevens kunnen worden bewaard?

Bedekt:

  • Berichten en hun bijlagen die door gebruikers binnen uw organisatie zijn verzonden, ontvangen of opgesteld.
  • Vertrouwelijke berichten verzonden door gebruikers binnen uw organisatie.

Niet gedekt:

  • Gekoppelde bestanden
  • E-mailindelingen
  • Berichten die via andere Google-services worden verzonden, zoals Agenda of Google Docs, tenzij uitgebreide berichtopslag is ingeschakeld.
  • Dynamische inhoud in dynamische berichten
  • Verworpen concepten en automatisch opgeslagen versies van concepten
Zie Ondersteunde services en gegevenstypen voor meer informatie.

Verwijderde berichten die in de wacht staan, zijn altijd zichtbaar in Vault, maar niet voor gebruikers.

Wanneer een gebruiker een bericht verwijdert dat in de wacht staat, heeft die gebruiker geen toegang meer tot het bericht, maar het bericht wordt niet definitief verwijderd. Als Vault-beheerder met de juiste rechten kunt u het bericht nog steeds zoeken, bekijken en exporteren via Vault.

Vermijd veel of complexe termen om een ​​greep te verfijnen.

Om de berichten waarop een blokkering betrekking heeft te verfijnen, kunt u zoektermen invoeren. We raden u ten zeerste aan om uw blokkeringen eerst te verfijnen op accounts (specifieke gebruikers of kleinere organisatie-eenheden) en vervolgens die kleinere set verder te verfijnen met termen.

In zeldzame gevallen kan het beleidsverwerkingssysteem van Google mogelijk niet schalen als u veel algemene blokkeringen instelt met complexe sets termen om de geblokkeerde berichten te verfijnen. U kunt bijvoorbeeld de limiet bereiken als u meerdere blokkeringen instelt met bereiken die meer dan 100.000 accounts omvatten en die u verfijnt met complexe termen, zoals meerdere aliassen en veel AND/OR-instructies. Als dit gebeurt, kan uw organisatie tijdelijk worden geblokkeerd voor het maken van beheerdersbeleid voor Google Workspace, zoals het toevoegen van nieuwe gebruikers of het toepassen van nieuwe beveiligingsregels.

Zet Gmail-berichten in de wacht

  1. Meld u aan bij vault.google.com .
  2. Klikken is belangrijk .

  3. Als het onderwerp al bestaat, klik er dan op om het te openen. Zo niet, maak dan een nieuw onderwerp aan:

    1. Klik op 'Maken' .
    2. Geef de kwestie een naam en eventueel een beschrijving.
    3. Klik op 'Maken' .

  4. Klikken vasthouden en dan Creëren .

  5. Geef de reservering een unieke naam.

  6. Klik op 'Kies service'. en dan Gmail .

  7. Klik op Doorgaan .

  8. Selecteer de reikwijdte van de blokkering:

    • Specifieke accounts — Voer een of meer e-mailadressen van accounts of groepen in.

    • Organisatie-eenheid — Selecteer een organisatie-eenheid.

      Let op: we raden ten zeerste af om de hoogste organisatie-eenheid te selecteren. U kunt dan geen Google Workspace-accounts uit uw organisatie verwijderen. Meer informatie

  9. Klik op Doorgaan .

  10. (Optioneel) Stel de voorwaarden voor de vasthouding in:

    • Verzenddatum — Voer datums in om de blokkering te beperken tot berichten die binnen de opgegeven begin- en einddatum zijn verzonden.
      • Om berichten te bewaren die op of na een specifieke datum zijn verzonden, hoeft u alleen een begindatum in te voeren.
      • Om een ​​bericht dat op of vóór een specifieke datum is verzonden te bewaren, hoeft u alleen een einddatum in te voeren.
      • Om berichten te bewaren, ongeacht wanneer ze zijn verzonden, hoeft u geen begin- of einddatum in te voeren.

    • Termen — Voer zoektermen en operatoren in om de blokkering alleen toe te passen op berichten die aan de termen voldoen.

      Opmerking:

      • Wanneer een gebruikersaccount onder een blokkering valt, kan het account niet worden verwijderd totdat de blokkering is opgeheven, zelfs als geen van de berichten aan de voorwaarden voldoet. Als u een blokkering instelt voor de hoogste organisatie-eenheid en deze verfijnt met voorwaarden, kunt u geen gebruikers verwijderen.
      • Je kunt is:chat niet gebruiken om een ​​Gmail-wachtstand toe te passen op chatberichten in Google Chat. Om chatberichten te wachten, stel je een chatwachtstand in.

  11. Klik op 'Maken' .

Een blokkering op Gmail-berichten bewerken

Je kunt sommige bewaarparameters wijzigen, maar je kunt de service (bijvoorbeeld Gmail naar een andere service) of het bereiktype (zoals accounts naar een organisatie-eenheid) niet wijzigen.

  1. Meld u aan bij vault.google.com .
  2. Klik op Zaken en vervolgens op de zaak waarin het beslag is opgenomen.

  3. Om de accounts of organisatie-eenheden te wijzigen die onder de blokkering vallen:

    1. Klik op Bereik .

    2. Accounts toevoegen of verwijderen, of de organisatie-eenheid wijzigen.

      Let op: u kunt geen accounts toevoegen aan een blokkering die betrekking heeft op een organisatie-eenheid, en u kunt geen organisatie-eenheden toevoegen aan een blokkering die betrekking heeft op specifieke accounts.

      Als je alle accounts verwijdert, word je gevraagd de blokkering op te heffen.

    3. Klik op Doorgaan .

  4. Om het verzenddatumbereik of de verzendvoorwaarden te wijzigen, klikt u op Voorwaarden .

    • Verzenddatum — Breid het bereik van datums waarop de blokkering van toepassing is uit of beperk het.
    • Voorwaarden — Voeg zoektermen en operators toe of verwijder ze om te wijzigen welke berichten onder de blokkering vallen.

  5. Klik op Opslaan .