Een bewaarplicht plaatsen op Gmail-berichten

Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor Google Workspace-gegevens kunt u bewaarplichten gebruiken om Gmail-berichten voor onbepaalde tijd te bewaren, zodat u voldoet aan wettelijke verplichtingen of bewaarverplichtingen. U kunt een bewaarplicht toepassen op individuele accounts of op alle accounts in een organisatie-eenheid. Bewaarplichten overschrijven bewaarregels, dus gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, vallen niet onder de normale regels voor gegevensbeheer waardoor gegevens definitief worden verwijderd.

Belangrijke informatie over bewaarplichten voor Gmail

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u aan Aan de slag met bewaarplichten in Google Vault te lezen en te checken welke Gmail-berichten worden ondersteund in Vault.

Welke gegevens kunnen worden bewaard

Gedekt:

  • Berichten en bijlagen die door gebruikers in uw organisatie zijn gestuurd, ontvangen of als concept opgeslagen
  • Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn gestuurd door gebruikers in uw organisatie

Niet gedekt:

  • Gekoppelde bestanden
  • E-mailindelingen
  • Berichten die via andere Google-services worden gestuurd, zoals Agenda of Google Documenten, tenzij uitgebreide berichtopslag aanstaat
  • Dynamische content in dynamische berichten
  • Verwijderde concepten en automatisch opgeslagen versies van concepten
Ga naar Ondersteunde services en gegevenstypen voor meer informatie.

Verwijderde berichten waarop een bewaarplicht is geplaatst, zijn altijd zichtbaar in Vault, maar niet zichtbaar voor gebruikers

Als een bericht waarvoor een bewaarplicht geldt, wordt verwijderd door een gebruiker, heeft de gebruiker geen toegang meer tot het bericht. Het bericht wordt niet definitief verwijderd. Als Vault-beheerder met de juiste rechten kunt u het bericht nog steeds zoeken, er een voorbeeld van weergeven en het bericht exporteren via Vault.

Vermijd veel of complexe termen om een bewaarplicht te verfijnen

Als u de berichten waarvoor een bewaarplicht geldt wilt verfijnen, kunt u zoektermen invoeren. We raden u sterk aan eerst uw bewaarplichten per account (bepaalde gebruikers of kleinere organisatie-eenheden) te verfijnen en vervolgens die kleinere verzameling te verfijnen met termen.

In zeldzame gevallen kan het systeem van Google voor beleidsverwerking niet worden geschaald als u veel brede reserveringen instelt met complexe sets termen om de gereserveerde berichten te verfijnen. U kunt bijvoorbeeld de limiet bereiken als u meerdere bewaarplichten instelt met bereiken die meer dan 100.000 accounts bevatten en die u verfijnt met complexe termen, zoals meerdere aliassen en veel AND/OR-instructies. Als dit gebeurt, is het mogelijk dat uw organisatie tijdelijk geen beheerbeleid voor Google Workspace kan maken, zoals voor het toevoegen van nieuwe gebruikers of het toepassen van nieuwe beveiligingsregels.

Een bewaarplicht plaatsen op Gmail-berichten

  1. Log in op vault.google.com.
  2. Log in op vault.google.com.

  3. Als de kwestie al bestaat, klikt u erop om deze te openen. Anders maakt u een kwestie:

    1. Klik op Maken.
    2. Voer een naam en eventueel een beschrijving in voor de kwestie.
    3. Klik op Maken.

  4. Klik op Bewaarplichten en dan Maken.

  5. Voer een unieke naam in voor de bewaarplicht.

  6. Klik op Service kiezen en dan Gmail.

  7. Klik op Doorgaan.

  8. Selecteer het bereik van de bewaarplicht:

    • Specifieke accounts: Voer een of meer e-mailadressen van accounts of e-mails voor groepen in.

    • Organisatie-eenheid: Selecteer een organisatie-eenheid.

      Opmerking: We raden u sterk af de organisatie-eenheid op het hoogste niveau te selecteren. U kunt dan geen Google Workspace-accounts verwijderen uit uw organisatie. Meer informatie

  9. Klik op Doorgaan.

  10. (Optioneel) Stel de voorwaarden voor de bewaring in:

    • Verzenddatum: Voer datums in om de wachtstand te beperken tot berichten die binnen de start- en einddatum zijn verstuurd.
      • Als u berichten wilt bewaren die op of na een specifieke datum zijn verstuurd, voert u alleen een begindatum in.
      • Als je berichten wilt vasthouden die op of vóór een specifieke datum zijn gestuurd, voer je alleen een einddatum in.
      • Als je berichten wilt vasthouden, ongeacht wanneer ze zijn gestuurd, voer je geen begin- of einddatum in.

    • Termen: Voer zoektermen en operators in om de bewaarplicht alleen toe te passen op berichten die overeenkomen met de termen.

      Opmerking:

      • Als een gebruikersaccount valt onder de bewaarplicht, kan het account pas worden verwijderd nadat de bewaarplicht is verwijderd, zelfs als geen van de berichten overeenkomt met de voorwaarden. Als u een bewaarplicht instelt voor de organisatie-eenheid op het hoogste niveau en deze verfijnt met termen, kunt u geen gebruikers verwijderen.
      • U kunt is:chat niet gebruiken om een bewaarplicht voor Gmail toe te passen op chatberichten in Google Chat. Als u chatberichten wilt bewaren, stelt u een bewaarplicht voor Chat in.

  11. Klik op Maken.

Een bewaarplicht voor Gmail-berichten bewerken

U kunt bepaalde bewaarparameters wijzigen, maar u kunt de service (van Gmail naar een andere service) of het bereiktype (zoals van accounts naar een organisatie-eenheid) niet wijzigen.

  1. Log in op vault.google.com.
  2. Klik op Kwesties en klik vervolgens op de kwestie die de bewaarplicht bevat.

  3. Zo wijzigt u de accounts of organisatie-eenheden waarop de bewaarplicht van toepassing is:

    1. Klik op Bereik.

    2. Voeg accounts toe of verwijder deze, of wijzig de organisatie-eenheid.

      Opmerking: U kunt geen accounts toevoegen aan een bewaarplicht die een organisatie-eenheid omvat en u kunt geen organisatie-eenheden toevoegen aan een bewaarplicht die specifieke accounts omvat.

      Als u alle accounts verwijdert, wordt u gevraagd of u de bewaarplicht wilt verwijderen.

    3. Klik op Doorgaan.

  4. Klik op Voorwaarden om de verzendperiode of voorwaarden te wijzigen.

    • Verzenddatum: Hiermee kunt u het datumbereik voor de bewaarplicht uitbreiden of beperken.
    • Termen: Voeg zoektermen en operators toe of verwijder ze om te wijzigen op welke berichten de bewaarplicht van toepassing is.

  5. Klik op Opslaan.