Spara sökfrågor i Arkiv

För att göra upprepade sökningar i Arkiv enklare kan du spara en sökfråga för att köra den igen senare. Sparade frågor är särskilt användbara när du vill hitta samma eller liknande data upprepade gånger som en del av ett Google Workspace-data eDiscovery-projekt.

En sparad fråga kan hämta samma resultat eller inkludera data som lades till efter att du senast körde frågan. Om din fråga till exempel innehåller ett slutdatum returnerar en sökning samma resultat som när du först körde frågan. Om frågan inte innehåller ett slutdatum returnerar en sökning de ursprungliga resultaten plus eventuella nya data som uppfyller sökkriterierna.

Obs! När du sparar en sökfråga bevarar inte Vault de data som returneras när frågan körs. För att bevara dina sökresultat i deras nuvarande tillstånd, exportera sökresultaten . En sparad sökfråga är dessutom bara tillgänglig i det ärende den sparas i. Om du sparar en fråga i ett ärende kan du inte komma åt den sparade frågan i ett annat ärende.

Spara en sökfråga

  1. Om du inte redan har gjort det, skapa din sökning i Arkiv:
    1. Logga in på vault.google.com .
    2. Klicka på Matters .
    3. Om ärendet finns, klicka på det för att öppna det. Annars skapar du ett ärende:
      1. Klicka på Skapa .
      2. Ange ett namn för ärendet och, valfritt, en beskrivning.
      3. Klicka på Skapa .
    4. På fliken Sök väljer du en tjänst och anger sökparametrar. För mer information om hur du söker efter en tjänst och vilka sökningar som returnerar, granska stegen för tjänsten: Gmail , Drive och Meet , Grupper , Google Chat , Voice .
  2. Klicka på Spara högst upp i sökfönstret.
  3. Ange ett beskrivande namn för sökfrågan och klicka på OK . Den sparade sökfrågan är nu tillgänglig för alla användare med åtkomst till ärendet.
  4. (Valfritt) Om du eller ditt team kommer att köra den här sparade frågan ofta kan ni bokmärka frågan i webbläsaren. Ni kan också kopiera URL:en till den sparade frågan för att dela den med ert team.

Lär dig sedan hur du:

Kör en sparad fråga

  1. Logga in på vault.google.com .
  2. Klicka på Ärenden och klicka på det ärende som har den sparade frågan du vill köra.
  3. På fliken Sök klickar du på Visa sparade frågor .
  4. I panelen som öppnas klickar du på den sökfråga du vill köra. Om du redan har fyllt i några sökparametrar kan du tillåta att Vault laddar den sparade frågan genom att klicka på Ersätt .
  5. För att köra sökfrågan som den är, klicka på Sök .

Redigera en sparad fråga

  1. Logga in på vault.google.com .
  2. Klicka på Ärenden och klicka på ärendet som har den sparade frågan du vill redigera.
  3. På fliken Sök klickar du på Visa sparade frågor .
  4. I panelen som öppnas klickar du på den sökfråga du vill redigera. Om du redan har fyllt i några sökparametrar kan du tillåta att Vault laddar den sparade frågan genom att klicka på Ersätt .
  5. Redigera sökparametrarna efter behov. Nästa steg beror på ditt mål:
    1. Om du vill skriva över den ursprungliga sparade frågan med de redigerade parametrarna klickar du på Uppdatera .
    2. Om du vill spara den redigerade frågan som en ny sparad fråga och behålla originalet oförändrat klickar du på Kopiera och anger ett namn för den nya versionen.
    3. Om redigeringarna är tillfälliga och endast används för den här sessionen fortsätter du sökningen som vanligt. När du är klar klickar du på Rensa för att rensa alla parametrar och starta en ny sökning. Den här åtgärden varken tar bort eller rensar den sparade frågan.

Ta bort en sparad fråga

  1. Logga in på vault.google.com .
  2. Klicka på Ärenden och klicka på det ärende som innehåller den sparade fråga du vill ta bort.
  3. På fliken Sök klickar du på Visa sparade frågor .
  4. I panelen som öppnas markerar du rutan bredvid den fråga du vill ta bort.
  5. Klicka på Ta bort .