Om du vill göra upprepade sökningar i Arkiv kan du spara en sökfråga och köra den igen senare. Sparade sökfrågor är särskilt användbara när du vill hitta samma eller liknande data upprepade gånger som en del av ett Google Workspace-data eDiscovery-projekt.
En sparad sökfråga kan hämta samma resultat eller inkludera data som har lagts till efter att du senast körde sökfrågan. Om sökfrågan till exempel innehåller ett slutdatum returnerar en sökning samma resultat som när du körde sökfrågan första gången. Om sökfrågan inte innehåller ett slutdatum returnerar en sökning de ursprungliga resultaten plus ny data som uppfyller sökkriterierna.
Obs! När du sparar en sökfråga lagrar Arkiv inte data som returneras när sökfrågan körs. Om du vill bevara sökresultaten i deras nuvarande skick exporterar du sökresultaten. En sparad sökfråga är dessutom bara tillgänglig i det ärende den har sparats i. Om du sparar en sökfråga i ett ärende kan du inte få åtkomst till den sparade sökfrågan i ett annat ärende.
Spara en sökfråga
- Skapa sökningen i Arkiv om du inte redan har gjort det:
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden.
- Om ärendet finns öppnar du det genom att klicka på det. I annat fall skapar du ett ärende så här:
- Klicka på Skapa.
- Ange ett namn på ärendet och eventuellt en beskrivning.
- Klicka på Skapa.
- På fliken Sök väljer du en tjänst och anger sökparametrar. Mer information om hur du söker efter en tjänst och vilken sökning som visas finns i stegen för tjänsten: Gmail, Drive och Meet, Grupper, Google Chat, Voice.
- Klicka på Spara högst upp i sökrutan.
- Ge sökfrågan ett beskrivande namn och klicka på OK. Den sparade sökfrågan är nu tillgänglig för alla användare med åtkomst till ärendet.
- (Valfritt) Om du eller ditt team kör den här sparade sökfrågan ofta kan du lägga till den som bokmärke i webbläsaren. Du kan även kopiera webbadressen till den sparade sökfrågan och dela den med ditt team.
Lär dig nu att:
Köra en sparad fråga
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden och klicka på ärendet med den sparade sökfrågan som du vill köra.
- Klicka på Visa sparade sökfrågor på fliken Sök.
- Klicka på den sökfråga du vill köra i panelen som öppnas. Om du redan har fyllt i vissa sökparametrar kan du tillåta att Arkiv läser in den sparade sökfrågan genom att klicka på Ersätt.
- Klicka på Sök för att köra sökfrågan som den är.
Redigera en sparad sökfråga
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden och klicka på ärendet med den sparade sökfrågan som du vill redigera.
- Klicka på Visa sparade sökfrågor på fliken Sök.
- Klicka på den sökfråga du vill redigera i panelen som öppnas. Om du redan har fyllt i vissa sökparametrar kan du tillåta att Arkiv läser in den sparade sökfrågan genom att klicka på Ersätt.
- Redigera sökparametrarna efter behov. Nästa steg beror på ditt mål:
- Om du vill skriva över den ursprungliga sparade sökfrågan med de redigerade parametrarna klickar du på Uppdatera.
- Om du vill spara den redigerade sökfrågan som en ny sparad sökfråga och behålla den ursprungliga oförändrad klickar du på Kopiera och anger ett namn på den nya versionen.
- Om ändringarna är tillfälliga och endast används för den här sessionen fortsätter du sökningen som vanligt. När du är klar klickar du på Rensa för att rensa alla parametrar och starta en ny sökning. Den här åtgärden raderar eller rensar inte den sparade sökfrågan.
Radera en sparad sökfråga
- Logga in på vault.google.com.
- Klicka på Ärenden och klicka på ärendet med den sparade sökfrågan som du vill radera.
- Klicka på Visa sparade sökfrågor på fliken Sök.
- I panelen som öppnas markerar du rutan bredvid den typ av sökfråga som du vill radera.
- Klicka på Ta bort.