Часто задаваемые вопросы по поиску в хранилище

Важно: В некоторых часовых поясах поиск может выдавать неожиданные результаты.

Результаты поиска и экспорт могут быть неполными или содержать данные, выходящие за рамки вашего поиска, если вы укажете следующие смещения GMT: GMT–3:30 , GMT+10:30 . В качестве обходного пути, чтобы гарантировать, что Vault выдаст все релевантные данные, расширьте свой поиск, включив дополнительный день в начале и конце поиска при использовании этих смещений GMT.

При поиске данных можно указать часовой пояс. Vault использует часовой пояс для определения границ дат при отображении и экспорте результатов.

Из-за особенностей хранения и доступа к сообщениям на серверах Google время отправки сообщений из Gmail и групп округляется до ближайшего часа. Например, сообщение, отправленное в 23:30 31 декабря, будет включено в поиск в хранилище, начинающийся 1 января. Это округление не влияет на ваши поиски в Google Диске.

Если ваш поиск включает даты, границы поиска следующие:

Если вы не укажете часовой пояс для поиска, Vault будет использовать часовой пояс, указанный вашим компьютером.

переход на летнее время

Возможно, вам потребуется скорректировать часовой пояс с учетом перехода на летнее время. Например, если вы ищете файлы, созданные пользователем из Нью-Йорка, выберите один из следующих вариантов:

• Для всех файлов, созданных с 1 декабря по 31 января (действует стандартное время), выберите GMT-5.
• Для всех файлов, созданных с 1 июня по 31 июля (в период действия летнего времени), выбирайте часовой пояс GMT-4.

Неправильный часовой пояс может привести к некорректным результатам поиска.

Выбранный вами часовой пояс может повлиять на результаты поиска. Например, если вы ищете сообщения от сотрудника из Франции (GMT+1), но ваш поиск использует тихоокеанское время (GMT-8), то эффективный диапазон поиска будет от 16:00 дня, предшествующего начальной дате, до 15:59 конечной даты.

В зависимости от потребностей вашей организации и любых юридических требований, которые должны быть соблюдены в ходе поиска, вам следует учесть следующие вопросы:

• Выполнение нескольких поисковых запросов, если искомые данные были сгенерированы пользователями, находящимися в разных часовых поясах.
• Если пользователь, выполняющий поиск, находится в другом часовом поясе, будет использоваться часовой пояс, в котором расположена штаб-квартира организации.
• Используя часовой пояс, указанный в постановлении суда или другом юридическом документе, связанном с поиском.
• Время года и необходимость корректировки часового пояса с учетом перехода на летнее время.

Приведенные выше проблемы — это примеры, иллюстрирующие влияние часовых поясов и перехода на летнее время на результаты поиска. Ваша организация должна разработать собственные стратегии поиска, учитывающие влияние часовых поясов и летнего времени на результаты поиска.

Иногда при поиске могут возникать ошибки, например, следующие:

• Поиск в Vault невозможен во время синхронизации данных. Это временная проблема, и данные должны стать доступны примерно через 10 минут. Если учетные записи по-прежнему недоступны, свяжитесь с нами для получения помощи.
• Vault не может выдавать результаты поиска, если оператор поиска с подстановочными знаками соответствует 100 или более словам в учетной записи пользователя. В этом случае уточните поисковые запросы, чтобы сделать поиск более конкретным. Например, если subj:foo* выдает слишком много совпадений, вы можете попробовать выполнить поиск по subj:food* (чтобы найти "food") и subj:foot* (чтобы найти, например, "foot" и "football").

Используйте функцию подсчета, чтобы оценить масштаб запроса, прежде чем отправлять поисковый запрос в Gmail. Введите поисковые запросы и нажмите «Подсчитать» .

Сообщения могут быть учтены дважды. Например, если alex@example.com отправляет сообщение dana@example.com, Vault учитывает это сообщение дважды, поскольку оно существует в обоих почтовых ящиках. Когда пользователь отправляет сообщение кому-либо за пределами домена, это сообщение учитывается только один раз.

После завершения подсчета Vault отобразит следующую информацию:

• Количество просмотренных аккаунтов
• Время, необходимое для завершения поиска.
• Количество сообщений, соответствующих вашему запросу
• Количество учетных записей, имеющих совпадающие сообщения

Вы можете загрузить CSV-файл, содержащий итоговые данные по счетам и сообщениям для вашего запроса. Файл включает следующую информацию:

• Дата и время
• Запрос, сгенерировавший подсчет
• Количество просмотренных учетных записей и учетных записей, которые не удалось просмотреть.
• Количество учетных записей с совпадающими сообщениями
• Адрес электронной почты и имя для каждой учетной записи, в которой есть совпадения.
• Количество совпадающих сообщений с каждой учетной записи

Vault полностью поддерживает Google Chat . Vault также поддерживает классические чаты Hangouts , созданные после 8 апреля 2015 года.

Вы можете сохранять, задерживать, искать и экспортировать чаты, созданные в классическом Hangouts с включенной историей. Для чатов, созданных до этой даты, учитывайте следующие ограничения:

• Поиск, экспорт и приостановка доступны только для записанных чатов.
• Политика хранения данных некорректно применяется к классическим сообщениям Hangouts.

• Администраторы Google Chat могут управлять включением или выключением истории переписки . Vault может сохранять все классические чаты Hangouts, созданные после 8 апреля 2015 года, с включенной историей.
• Google Talk — Только администраторы могут требовать, чтобы чаты оставались "не для записи", и могут отключать историю чатов .

Превышение пользователем лимита хранилища никак не влияет на работу Vault. Однако пользователь больше не сможет отправлять и получать новые электронные письма, и может столкнуться с общим ухудшением состояния своей учетной записи.

Для данных, удаленных недавно, мы рекомендуем использовать консоль администратора Google для восстановления данных пользователя из Google Диска или Gmail.

Для получения более подробной информации перейдите в разделы «Восстановление удаленных файлов и папок для пользователей Google Диска» и «Восстановление безвозвратно удаленных электронных писем пользователя» .

Чтобы исключить автоматически сохраняемые черновики, добавьте следующий оператор к поисковым запросам: -label:^r_ad

Чтобы исключить удаленные черновики, добавьте к поисковым запросам следующий оператор: -(label:^deleted AND label:drafts)

Да. Для этого выберите «Организационное подразделение» , а затем выберите организационное подразделение, в котором вы хотите выполнить поиск.

Вы не можете выбрать высшее организационное подразделение и добавить отдельные учетные записи пользователей в поиск по организационному подразделению. Вы также можете указать диапазон дат и поисковые запросы .

Добавьте следующий оператор к поисковым запросам: -label:^admin_quarantine . Подробности см. в разделе «Использование хранилища для поиска в Gmail» .
Узнайте больше об административном карантине .

Google Vault автоматически преобразует файлы, такие как Docs, Sheets и Slides, в эквивалентные форматы, например, Microsoft Office, PDF, чтобы обеспечить удобство доступа и использования для нужд третьих лиц.

Файлы Google Sites преобразуются в PDF, что обеспечивает простое визуальное представление содержимого сайта, которое удобнее для просмотра и намного проще, чем предоставление пользователям возможности самостоятельно создавать HTML, CSS и графические файлы.

Файлы Google, хранящиеся в веб-среде, недоступны за пределами экосистемы Google (Google Cloud). Преобразование этих файлов имеет следующие преимущества:

• Универсальный доступ — любой может открыть и просмотреть экспортированные файлы на любом стандартном устройстве. Это исключает необходимость ручного преобразования или повторной загрузки данных в учетную запись Google Workspace.
• Юридические и нормативно-правовые потребности — Многие юридические отделы используют сторонние инструменты электронного поиска и анализа данных, экспортированных из Google Vault. Для чтения и обработки данных из Google эти инструменты требуют, чтобы файлы были в формате, не связанном с веб-доступом.