Se aplica a Google Workspace, Cloud Identity y otros servicios administrados en la Consola del administrador de Google.
Un usuario necesita una licencia para utilizar un servicio de Google. Por ejemplo, un usuario debe tener una licencia de Google Workspace antes de poder usar Gmail, Google Drive o cualquier otra herramienta de Google Workspace. Un usuario puede tener una licencia para más de un servicio. Varios usuarios no pueden compartir una sola licencia de Google Workspace, incluso si no usan todas las herramientas.
Este artículo contiene información general sobre las licencias que se aplica a todos los servicios de Google administrados en la Consola del administrador de Google. Para obtener información sobre las licencias específicas de Cloud Identity, consulta Cómo funcionan las licencias de Cloud Identity.
Licencias basadas en sitios y en usuarios
En el caso de algunos servicios de Google, como Android, las licencias se basan en sitios. Cuando te registras en el servicio, todos los usuarios de tu organización obtienen una licencia automáticamente, incluso si ya tienen una para un servicio diferente. No es necesario que asignes licencias basadas en sitios.
En el caso de otros servicios de Google, como Google Workspace, las licencias se basan en usuarios. Para estos servicios, se debe asignar una licencia a un usuario para que pueda usarlos. Para obtener más información, consulta la siguiente sección sobre la asignación de licencias basadas en usuarios.
Asignación de licencias basadas en usuarios
Si compraste solo un servicio de Google que tiene licencias basadas en usuarios, todos tus usuarios obtendrán una licencia para ese servicio de forma predeterminada. No es necesario que asignes licencias.
Debes asignar licencias si se aplica una de estas situaciones:
- Compraste más de un servicio de Google basado en usuarios, como Google Workspace y una suscripción complementaria de Google Voice. En el caso de los servicios que incluyen servicios adicionales, un usuario solo necesita una licencia para el servicio superior. Por ejemplo, una licencia de Google Workspace le da acceso a un usuario a Gmail, Calendario de Google, Drive y todos los demás servicios incluidos en Google Workspace.
- Compraste varias suscripciones al mismo servicio, como diferentes ediciones de Google Workspace.
Puedes asignar licencias a usuarios individuales, a todos los integrantes de una unidad organizativa o a todas las personas de tu organización.
Si tu suscripción es al plan anual, solo puedes asignar la cantidad de licencias que compres, incluido cualquiera de los métodos automáticos o manuales que se describen a continuación. Si intentas asignar más licencias de las que compraste de forma manual, recibirás un mensaje de error y no se asignarán las licencias. En ese caso, debes borrar usuarios o comprar más licencias.
Maneras de asignar licencias basadas en usuarios
Puedes asignar licencias de forma automática o manual.
Asignación automática de licencias basadas en usuarios
Si las licencias no se asignan de forma predeterminada y sabes que todos los miembros de tu organización necesitan un servicio determinado, puedes activar la asignación automática de licencias. Si lo haces, los usuarios de tu cuenta que no tengan una licencia para el servicio seleccionado (y los usuarios nuevos que agregues después) obtendrán una para ese servicio. Si tienes varios servicios de Google o múltiples suscripciones al mismo servicio, puedes activar las licencias automáticas para solo un servicio o una suscripción.
Las licencias de usuario existentes no se cambian en ningún nivel, incluidas las licencias para el mismo servicio o para diferentes suscripciones del mismo servicio.Para obtener más información, consulta Cómo asignar una licencia automáticamente a todos los usuarios de tu organización.
Si tienes unidades organizativas en tu organización de nivel superior, puedes establecer opciones de licencias automáticas para unidades organizativas específicas.
Google Workspace en el plan anual
Si tienes Google Workspace en el plan anual, activar las licencias automáticas podría limitar la cantidad de usuarios que puedes crear. Si tienes otro servicio con licencias basadas en usuarios y activas las licencias automáticas para ese servicio o Google Workspace en el nivel superior, la cantidad máxima de usuarios que puedes crear es igual a la cantidad más pequeña de licencias entre tus servicios basados en usuarios.
Ejemplo: Supongamos que compraste 20 licencias de Google Workspace y 5 licencias de Google Voice Premier. Si la asignación automática de licencias está activada en el nivel superior de la organización, la cantidad máxima de usuarios que puedes crear es 5.
Asignación manual de licencias basadas en usuarios
Si tienes más de un servicio de Google con licencias basadas en usuarios o varias suscripciones a un servicio, así es como funciona la asignación manual de licencias:
- Si asignas licencias automáticamente para un servicio o una suscripción, debes asignar licencias de forma manual para cualquier otro servicio o suscripción.
- Si desactivas las licencias automáticas para todos los servicios y suscripciones, debes asignar todas las licencias de forma manual.
Puedes asignar licencias de forma manual a usuarios individuales, a una lista de usuarios que se subió o a una unidad organizativa completa. Para obtener más información, consulta Asigna, quita y reasigna licencias.
Si asignas licencias a una unidad organizativa de forma manual, los usuarios de las unidades organizativas secundarias recibirán una licencia automáticamente, a menos que configures la unidad secundaria para anular la superior. Para obtener más información, consulta Configura licencias automáticas para las unidades organizativas.
Reducción de licencias
Puedes reducir las licencias de un servicio pagado, como Google Workspace, para disminuir tu pago mensual. También puedes reducir las licencias que no necesitas para un servicio gratuito.
- Si tu suscripción es al plan anual, solo puedes reducir las licencias cuando debas renovar el contrato. Para obtener más información, consulta Reduce las licencias de usuario.
- Si tu suscripción es al plan flexible o tu servicio de Google tiene licencias basadas en sitios , no reduces las licencias directamente. En cambio, puedes borrar usuarios cuando quieras, y las licencias de esos usuarios se quitarán de tu cuenta. Para obtener más información, consulta Borra o quita un usuario de la organización.