যখন আপনার প্রতিষ্ঠানে একাধিক গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণ থাকে, তখন সেখানে বিভিন্ন লাইসেন্সধারী ব্যবহারকারীদের একটি মিশ্রণ থাকে।
একাধিক গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণ কেনা ও ব্যবহার করা নিয়ে নিম্নলিখিতগুলো সাধারণ প্রশ্ন।
শুরু করা হচ্ছে
আমি গুগল ওয়ার্কস্পেসে নতুন। আমার কোথা থেকে শুরু করা উচিত?
যেসব গ্রাহক গুগল ওয়ার্কস্পেসে নতুন, তাদের বেসিক সেটআপ থেকে শুরু করা উচিত। আপনি যখন একাধিক সংস্করণ ব্যবহার করতে চান, তখনও ধাপগুলো একই থাকে। মূল পার্থক্য হলো, একাধিক সংস্করণের লাইসেন্স কেনার জন্য আপনাকে অবশ্যই একজন গুগল সেলস প্রতিনিধি বা পার্টনারের সাথে কাজ করতে হবে। আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য গুগল ওয়ার্কস্পেস সেট আপ করতে এখানে যান।
আমি কীভাবে একাধিক গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণের জন্য লাইসেন্স কিনব?
গুগলের কোনো বিক্রয় প্রতিনিধি বা অংশীদারের সাথে যোগাযোগ করুন।
আমি কি একটি বিনামূল্যের সংস্করণ এবং একটি অর্থপ্রদত্ত সংস্করণ একত্রিত করতে পারি?
না। আপনি Google Workspace for Nonprofits-এর মতো একটি বিনামূল্যের সংস্করণের সাথে Business Standard-এর মতো একটি অর্থপ্রদত্ত সংস্করণ একত্রিত করতে পারবেন না। আপনি শুধুমাত্র তখনই বিভিন্ন ধরণের Workspace লাইসেন্স একত্রিত করতে পারবেন, যদি আপনার কাছে Workspace-এর অর্থপ্রদত্ত সংস্করণ, যেমন Business এবং Enterprise সংস্করণ থাকে। যদি আপনার কাছে একটি বিনামূল্যের সংস্করণ থাকে, তবে আপনাকে প্রথমে আপনার সমস্ত ব্যবহারকারীকে একটি অর্থপ্রদত্ত সংস্করণে আপগ্রেড করতে হবে। তারপর, আপনি বিভিন্ন অর্থপ্রদত্ত সংস্করণ একত্রিত করতে পারবেন।
বিলিং কীভাবে কাজ করে?
আপনার একাধিক গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণ থাকলেও বিলিং প্রক্রিয়াগুলো মূলত একই থাকে, তবে নিম্নলিখিত পার্থক্যগুলো রয়েছে:
- যেসব গ্রাহকের স্বয়ংক্রিয় পেমেন্ট বা ইনভয়েস বিলিং ব্যবস্থা রয়েছে, তাদের ইনভয়েসে প্রতিটি গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণ একটি পৃথক আইটেম হিসাবে দেখানো হয়।
- আপনার সমস্ত সংস্করণের মাসিক ড্র-এর তারিখ একই। ড্র-এর তারিখগুলো সামঞ্জস্যপূর্ণ করার জন্য, প্রয়োজন অনুযায়ী প্রথম মাসের ফি আনুপাতিক হারে গণনা করা হয়। তবে, প্রতিটি সংস্করণের বার্ষিক নবায়নের তারিখ, আপনি যে তারিখে প্রতিটি সংস্করণ কিনেছেন তার উপর ভিত্তি করে আলাদা থাকে।
আরও তথ্যের জন্য, বিলিং ও পেমেন্ট বিভাগে যান।
একাধিক সংস্করণের সাথে লাইসেন্স ব্যবহার করা
আমি ব্যবহারকারীর লাইসেন্সগুলো কীভাবে পরিচালনা করব?
সাধারণত, একাধিক গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণের লাইসেন্সিং একটি সংস্করণের মতোই কাজ করে। আপনি যদি ম্যানুয়ালি লাইসেন্স বরাদ্দ করেন, তবে আপনাকে কেবল প্রতিটি ব্যবহারকারীকে সঠিক লাইসেন্সটি বরাদ্দ করতে হবে।
দ্রষ্টব্য: আপনি যদি সাংগঠনিক ইউনিট তৈরি করেন, তাহলে অধীনস্থ সাংগঠনিক ইউনিটের ব্যবহারকারীদের লাইসেন্স শীর্ষ-স্তরের সাংগঠনিক ইউনিটের ব্যবহারকারীদের লাইসেন্স থেকে ভিন্ন হতে পারে।
স্বয়ংক্রিয়ভাবে লাইসেন্স বরাদ্দ করুন
- আপনি সংস্করণগুলোর মধ্যে শুধুমাত্র একটির জন্য স্বয়ংক্রিয় লাইসেন্স বরাদ্দের ব্যবস্থা করতে পারেন। যখন আপনি তা করেন, তখন সমস্ত নতুন ব্যবহারকারী এবং লাইসেন্সবিহীন ব্যবহারকারীদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই সংস্করণের লাইসেন্স বরাদ্দ করা হয়। বিদ্যমান ব্যবহারকারীরা তাদের বর্তমান লাইসেন্সেই কাজ চালিয়ে যাবেন, যদি না আপনি নিজে থেকে লাইসেন্সটি পুনরায় বরাদ্দ করেন।
- আপনি যেকোনো সময় স্বয়ংক্রিয় লাইসেন্সিং অন্য কোনো গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণে পরিবর্তন করতে পারেন। যখন আপনি তা করবেন, তখন সমস্ত নতুন ব্যবহারকারী এবং লাইসেন্সবিহীন ব্যবহারকারীদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে নতুন সংস্করণের লাইসেন্স বরাদ্দ করা হবে।
লাইসেন্স বরাদ্দ সম্পর্কে আরও জানুন।
আমি কীভাবে সিট (লাইসেন্স বা ব্যবহারকারী) যোগ করব?
আপনার একাধিক গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণ থাকলেও , আরও লাইসেন্স পাওয়া বা ব্যবহারকারী যুক্ত করার প্রক্রিয়া একই। যদি আপনার কোনো একটি সংস্করণের জন্য স্বয়ংক্রিয় লাইসেন্সিং চালু করা থাকে, তবে আপনি যতজন ব্যবহারকারী যুক্ত করতে পারবেন, তা সেই সংস্করণের জন্য আপনার উপলব্ধ সিটের সংখ্যার মধ্যেই সীমাবদ্ধ থাকবে।
আমি কীভাবে একজন ব্যবহারকারীর লাইসেন্স অন্য সংস্করণে পরিবর্তন করব?
আপনি কোনো ব্যবহারকারীর লাইসেন্স অন্য সংস্করণে পরিবর্তন করতে পারেন—উদাহরণস্বরূপ, কোনো ব্যবহারকারীকে বিজনেস স্ট্যান্ডার্ড থেকে বিজনেস প্লাসে আপগ্রেড করতে।
আপনি আপনার পেমেন্ট প্ল্যান অনুযায়ী লাইসেন্সগুলো সমন্বয় করতে পারেন:
- আপনি যদি ফ্লেক্সিবল প্ল্যানে থাকেন, তাহলে যেকোনো সময় আপনার কিছু বা সমস্ত ব্যবহারকারীকে আপগ্রেড করতে পারবেন।
- আপনি যদি বার্ষিক প্ল্যানে থাকেন, তাহলে আপনার গুগল সেলস প্রতিনিধি বা পার্টনারের সাথে যোগাযোগ করুন এবং নতুন লাইসেন্স লেভেলগুলোর জন্য অনুরোধ করুন। লাইসেন্স বরাদ্দ করার জন্য আপনি ১৫ দিন সময় পাবেন। ১৫ দিন পর, আমরা আপনার বরাদ্দকৃত লাইসেন্সের সংখ্যা গণনা করব এবং আপনার ব্যবহারকারীদেরকে বরাদ্দ করা লাইসেন্সগুলোর ভিত্তিতে আপনাকে চার্জ করব।
উদাহরণস্বরূপ, আপনার বার্ষিক প্ল্যানে বিজনেস স্ট্যান্ডার্ড লাইসেন্সসহ ১,০০০ জন ব্যবহারকারী রয়েছে। আপনি আপনার গুগল সেলস প্রতিনিধি বা পার্টনারের মাধ্যমে ৫০০ জন ব্যবহারকারীকে বিজনেস প্লাসে আপগ্রেড করলেন। এখন, আপগ্রেড করা ৫০০ জন ব্যবহারকারীকে বিজনেস প্লাস লাইসেন্সে স্থানান্তর করার জন্য আপনার কাছে ১৫ দিন সময় আছে। যদি আপনি সেই সময়ের মধ্যে মাত্র ৩০০ জন ব্যবহারকারীকে বিজনেস প্লাসে স্থানান্তর করেন, তাহলে আমরা বিজনেস স্ট্যান্ডার্ডের জন্য নির্ধারিত লাইসেন্সের সংখ্যা ৭০০-তে (আসল ১০০০ থেকে আপনার পুনর্বন্টন করা ৩০০ বাদ দিয়ে) আপডেট করব এবং সেই অনুযায়ী আপনাকে চার্জ করব।
কীভাবে একজন ব্যবহারকারীর লাইসেন্স অন্য সংস্করণে পরিবর্তন করতে হয় তা জানুন।
আমি কীভাবে ব্যবহারকারীদের অতিরিক্ত ফিচারের জন্য লাইসেন্স দেব?
কিছু ব্যবহারকারীর জন্য অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যের প্রয়োজন হলে আপনি:
- তাদেরকে গুগল ওয়ার্কস্পেসের এমন একটি সংস্করণের লাইসেন্স বরাদ্দ করুন, যেটিতে এই বৈশিষ্ট্যগুলো অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
- এমন একটি অ্যাড-অন সাবস্ক্রিপশন কিনুন যাতে এই বৈশিষ্ট্যগুলো অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীদের Vault-এর প্রয়োজন হয় কিন্তু আপনার কোনো Workspace সংস্করণে এটি অন্তর্ভুক্ত না থাকে, তাহলে আপনি Vault অ্যাড-অন লাইসেন্স কিনতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য Vault লাইসেন্স কিনুন (Buy Vault licenses for your organization ) অংশে যান।
ব্যবহারকারীদের পরিচালনা করা
আমি কয়েকজন ব্যবহারকারীকে সংস্করণগুলোর মধ্যে স্থানান্তর করতে চাই। আমি এটা কীভাবে করব?
- আপনার সকল ব্যবহারকারীর জন্য পর্যাপ্ত লাইসেন্স আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন।
- প্রয়োজন হলে আরও লাইসেন্স সংগ্রহ করুন ।
- প্রতিটি ব্যবহারকারীর জন্য সঠিক লাইসেন্সের ধরন নির্ধারণ করুন ।
আপনি লাইসেন্সের ধরন আপগ্রেড বা ডাউনগ্রেড করতে পারেন। প্রতিটি সংস্করণের জন্য উপলব্ধ পরিষেবা এবং প্রশাসনিক সেটিংস পর্যালোচনা করতে, ‘Compare Google Workspace editions’- এ যান।
আমার ব্যবহারকারীরা একাধিক সংস্করণে থাকলেও কি সব ফিচার পাওয়া যাবে?
আপনার প্রতিষ্ঠানে যদি একাধিক লাইসেন্সধারী ব্যবহারকারী থাকেন, তাহলে কিছু ফিচার আপনার সকল ব্যবহারকারীর জন্য উপলব্ধ নাও হতে পারে। এছাড়াও, একই প্রতিষ্ঠানের বিজনেস এডিশন ব্যবহারকারীদের জন্য এন্টারপ্রাইজ এডিশনের কিছু উন্নত ফিচার বাধ্যতামূলক করা হতে পারে। এই উন্নত ফিচারগুলোর মধ্যে রয়েছে জিমেইল ডেটা লস প্রিভেনশন (ডিএলপি) এবং গুগল ড্রাইভ শেয়ারিং ও ডেটা অ্যাক্সেস।
উদাহরণ: সেশনের দৈর্ঘ্য নির্ধারণ করুন
এই ফিচারের জন্য সমর্থিত সংস্করণগুলো হলো: ফ্রন্টলাইন স্ট্যান্ডার্ড এবং ফ্রন্টলাইন প্লাস; বিজনেস প্লাস; এন্টারপ্রাইজ স্ট্যান্ডার্ড এবং এন্টারপ্রাইজ প্লাস; এডুকেশন ফান্ডামেন্টালস, এডুকেশন স্ট্যান্ডার্ড, এবং এডুকেশন প্লাস; এন্টারপ্রাইজ এসেনশিয়ালস প্লাস; জি স্যুট বিজনেস; ক্লাউড আইডেন্টিটি প্রিমিয়াম। আপনার সংস্করণ তুলনা করুন।
বিজনেস স্টার্টার বা স্ট্যান্ডার্ড লাইসেন্সধারী ব্যবহারকারীদের জন্য সেশনের সময়কাল নির্ধারণ করা যায় না।
উদাহরণ: ডিভাইস অডিট লগ
বিজনেস স্টার্টার বা স্ট্যান্ডার্ড লাইসেন্সধারী ব্যবহারকারীদের ডেটা আপনি দেখতে পাবেন না।
উদাহরণ: ড্রাইভ শেয়ারিং নীতি
যদি কোনো প্রতিষ্ঠানের কিছু ব্যবহারকারীর এন্টারপ্রাইজ এডিশন লাইসেন্স থাকে এবং কোনো প্রশাসক হোয়াইটলিস্টেড ডোমেইনের ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করার অনুমতি দেওয়ার জন্য একটি অর্গানাইজেশনাল ইউনিট কনফিগার করেন, তাহলে সেই অর্গানাইজেশনাল ইউনিটের সকল ব্যবহারকারী হোয়াইটলিস্টেড ডোমেইনের ব্যবহারকারীদের সাথে গুগল ড্রাইভ আইটেম শেয়ার করতে পারবেন।
যখন কোনো সেটিং আমার শুধুমাত্র কিছু ব্যবহারকারীর জন্য প্রযোজ্য হয়, তখন কী হয়?
ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র তাদের জন্য নির্ধারিত Google Workspace সংস্করণের অন্তর্ভুক্ত সেটিংস দ্বারাই প্রভাবিত হন। যখন আপনি এমন কোনো সেটিং কনফিগার করেন যা শুধুমাত্র কিছু নির্দিষ্ট সংস্করণের জন্য অন্তর্ভুক্ত, তখন যে সংস্করণগুলিতে সেটিংটি নেই সেগুলির ব্যবহারকারীরা একটি ডিফল্ট মান দ্বারা পরিচালিত হন অথবা অপরিবর্তিত থাকেন।
উদাহরণস্বরূপ, যদি ডিফল্টরূপে চালু থাকা কোনো সেটিং শুধুমাত্র বিজনেস প্লাস এবং এন্টারপ্রাইজ লাইসেন্সধারী ব্যবহারকারীদের জন্য প্রযোজ্য হয়, তাহলে আপনি সেটিংটি পরিবর্তন করলেও আপনার বিজনেস স্টার্টার এবং স্ট্যান্ডার্ড লাইসেন্সধারী ব্যবহারকারীরা প্রভাবিত হবেন না। একটি মাল্টিলাইসেন্স সংস্থার জন্য নির্দিষ্ট সেটিংগুলো কীভাবে প্রযোজ্য হয় তা জানতে ডকুমেন্টেশন পর্যালোচনা করুন।
আমি যদি কোনো ব্যবহারকারীকে পুনরুদ্ধার করি, তাহলে তিনি কোন লাইসেন্স পাবেন?
আপনি যদি আপনার গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণগুলির কোনো একটির জন্য স্বয়ংক্রিয় লাইসেন্সিং চালু করে থাকেন, তাহলে পুনরুদ্ধার করা ব্যবহারকারী স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই সংস্করণের জন্য একটি লাইসেন্স পেয়ে যান, যদি তা উপলব্ধ থাকে। ফলে, ব্যবহারকারী এমন একটি লাইসেন্স পেতে পারেন যা তাকে মুছে ফেলার আগের লাইসেন্স থেকে ভিন্ন।
যদি স্বয়ংক্রিয় লাইসেন্সিং চালু না থাকে, তাহলে আপনাকে ব্যবহারকারীকে ম্যানুয়ালি একটি লাইসেন্স পুনরায় বরাদ্দ করতে হবে।
যদি ব্যবহারকারীর একটি আর্কাইভড ইউজার (AU) লাইসেন্স থাকে, তাহলে ব্যবহারকারীর ডেটা এবং পলিসিগুলো যথাযথভাবে পুনরুদ্ধার করা নিশ্চিত করতে সেই লাইসেন্সটি ম্যানুয়ালি পুনরায় বরাদ্দ করুন। প্রাক্তন কর্মচারীদের অ্যাকাউন্ট আর্কাইভ করা পড়ুন।
এখনও সাহায্যের প্রয়োজন?
একাধিক গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণ নিয়ে কাজ করার বিষয়ে আরও তথ্যের জন্য, আপনার গুগল সেলস প্রতিনিধি , গুগল পার্টনার বা গুগল ওয়ার্কস্পেস সাপোর্টের সাথে যোগাযোগ করুন।