אם יש לכם כמה מהדורות של Google Workspace

אני חדש ב-Google Workspace. איפה כדאי להתחיל?

לקוחות חדשים ב-Google Workspace צריכים להתחיל בהגדרה הבסיסית. השלבים זהים כשרוצים להשתמש בכמה מהדורות. ההבדל העיקרי הוא שצריך לעבוד עם נציג מכירות או שותף של Google כדי לקנות רישיונות לכמה מהדורות. הגדרת Google Workspace לארגון

איך קונים רישיונות לכמה מהדורות של Google Workspace?

פנו לנציג מכירות של Google או לשותף.

אפשר לשלב בין מהדורה ללא עלות לבין מהדורה בתשלום?

לא. אי אפשר לשלב מהדורה ללא עלות, כמו Google Workspace for Nonprofits, עם מהדורה בתשלום, כמו Business Standard. אפשר לשלב בין סוגים שונים של רישיונות ל-Workspace רק אם יש לכם מהדורות בתשלום של Workspace, כמו מהדורות Business ו-Enterprise. אם יש לכם מהדורה ללא עלות, אתם צריכים לשדרג קודם את כל המשתמשים למהדורה בתשלום. אחר כך תוכלו לשלב בין מהדורות שונות בתשלום.

איך מתבצע החיוב?

תהליכי החיוב דומים ברוב המקרים כשמנויים לכמה מהדורות של Google Workspace, אבל יש כמה הבדלים:

• לקוחות עם תשלומים אוטומטיים או חיוב בחשבונית יראו כל מהדורה של Google Workspace כפריט נפרד בחשבונית.
• תאריך ההגרלה החודשי זהה בכל המהדורות. החיוב על החודש הראשון מחושב באופן יחסי, לפי הצורך, כדי שתאריכי החיוב יהיו זהים. עם זאת, תאריכי החידוש השנתיים של כל מהדורה נשארים נפרדים בהתאם לתאריך שבו קניתם כל אחת מהן.

מידע נוסף זמין במאמר בנושא חיוב ותשלומים.

איך מנהלים רישיונות משתמשים?

באופן כללי, הרישוי לכמה מהדורות של Google Workspace פועל כמו הרישוי למהדורה אחת. אם אתם מקצים רישיונות באופן ידני, פשוט מקצים לכל משתמש את הרישיון המתאים.

הערה: אם הגדרתם יחידות ארגוניות, למשתמשים ביחידות ארגוניות מסוג 'צאצא' יכולים להיות רישיונות שונים מאלה של משתמשים ביחידה הארגונית ברמה העליונה.

הקצאת רישיונות אוטומטית

• אפשר להגדיר הקצאת רישיונות אוטומטית רק לאחת מהמהדורות. כשעושים את זה, כל המשתמשים החדשים וכל המשתמשים שאין להם רישיונות מקבלים הקצאה אוטומטית של רישיונות למהדורה. משתמשים קיימים ימשיכו להשתמש ברישיון הנוכחי שלהם, אלא אם תקצו מחדש את הרישיון באופן ידני.
• אפשר להחליף את הרישוי האוטומטי למהדורה אחרת של Google Workspace בכל שלב. כשאתם עושים את זה, כל המשתמשים החדשים וכל המשתמשים שאין להם רישיונות מקבלים הקצאה אוטומטית של רישיונות למהדורה החדשה.

מידע נוסף על הקצאת רישיונות

איך מוסיפים מושבים (רישיונות או משתמשים)?

התהליך של קבלת רישיונות נוספים או הוספת משתמשים זהה כשמשתמשים בכמה מהדורות של Google Workspace. אם הפעלתם הקצאת רישיונות אוטומטית לאחת מהמהדורות שלכם, מספר המשתמשים שתוכלו להוסיף מוגבל למספר המושבים שיש לכם במהדורה הזו.

איך משנים את הרישיון של משתמש למהדורה אחרת?

אתם יכולים לשנות את הרישיון של משתמש למהדורה אחרת – לדוגמה, לשדרג משתמש מ-Business Standard ל-Business Plus.

אתם יכולים לשנות את הרישיונות בהתאם לתוכנית התשלומים שלכם:

• אם נרשמתם לתוכנית הגמישה, אתם יכולים לשדרג חלק מהמשתמשים או את כולם בכל שלב.
• אם יש לכם מינוי שנתי, אתם יכולים לפנות לנציג המכירות או לשותף של Google ולבקש את רמות הרישיון החדשות. יש לכם 15 ימים להקצות רישיונות. אחרי 15 ימים, אנחנו מסכמים את מספר הרישיונות שהתחייבתם לרכוש ומחייבים אתכם על סמך הרישיונות שהקציתם למשתמשים.

  לדוגמה, התחלתם עם 1,000 משתמשים עם רישיונות ל-Business Standard בתוכנית השנתית. אתם משדרגים 500 משתמשים ל-Business Plus דרך נציג המכירות או השותף של Google. עכשיו יש לכם 15 ימים להעביר את 500 המשתמשים ששודרגו לרישיון Business Plus. אם תעבירו רק 300 משתמשים ל-Business Plus במהלך התקופה הזו, נעדכן את מספר הרישיונות המחויבים ל-Business Standard ל-700 (המספר המקורי 1,000 פחות 300 הרישיונות שהקציתם מחדש) ונחייב אתכם בהתאם.

איך משנים את הרישיון של משתמש למהדורה אחרת

איך מקצים למשתמשים רישיונות לתכונות נוספות?

אם אתם צריכים תכונות נוספות לחלק מהמשתמשים, אתם יכולים:

• להקצות להם רישיון למהדורה של Google Workspace שכוללת את התכונות האלה.
• רוכשים מינוי לתוסף שכולל את התכונות האלה.

אם המשתמשים בארגון שלכם צריכים את Vault אבל אף אחת מהמהדורות של Workspace לא כוללת אותו, יכול להיות שתוכלו לקנות רישיונות לתוסף Vault. תוכלו למצוא פרטים נוספים במאמר בנושא רכישת רישיונות ל-Vault לארגון.

אני רוצה להעביר כמה משתמשים בין מהדורות. כיצד עלי לעשות זאת?

1. מוודאים שיש לכם מספיק רישיונות לכל המשתמשים.
2. אם צריך, רוכשים עוד רישיונות.
3. לכל משתמש, מקצים את סוג הרישיון הנכון.

   אפשר לשדרג או לשנמך את סוג הרישיון. כדי לבדוק את השירותים וההגדרות האדמיניסטרטיביות שזמינים בכל מהדורה, אפשר לעבור אל השוואה בין המהדורות של Google Workspace.

האם כל התכונות זמינות כשיש לי משתמשים בכמה מהדורות?

אם יש לכם משתמשים עם כמה רישיונות בארגון, יכול להיות שחלק מהתכונות לא יהיו זמינות לכל המשתמשים. בנוסף, יכול להיות שחלק מהתכונות המתקדמות של מהדורת Enterprise ייאכפו על משתמשים במהדורת Business באותו ארגון. התכונות המתקדמות האלה כוללות מניעת אובדן נתונים (DLP) ב-Gmail ושיתוף וגישה לנתונים ב-Google Drive.

דוגמה: הגדרת משך הסשן

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Standard ו-Frontline Plus,‏ Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Enterprise Essentials Plus,‏ G Suite Business ו-Cloud Identity Premium. השוואה בין המהדורות

אי אפשר להגדיר את אורך הסשן למשתמשים עם רישיונות ל-Business Starter או ל-Standard.

דוגמה: יומן ביקורת של מכשירים

לא תראו נתונים של משתמשים עם רישיונות Business Starter או Standard.

דוגמה: מדיניות שיתוף ב-Drive

אם לחלק מהמשתמשים בארגון יש רישיונות למהדורת Enterprise ומנהל מערכת מגדיר יחידה ארגונית כדי לאפשר שיתוף עם משתמשים בדומיינים מורשים, כל המשתמשים ביחידה הארגונית הזו יכולים לשתף פריטים ב-Google Drive עם משתמשים בדומיינים המורשים.

מה קורה כשהגדרה חלה רק על חלק מהמשתמשים שלי?

המשתמשים מושפעים רק מההגדרות שכלולות במהדורת Google Workspace שהוקצתה להם. כשמגדירים הגדרה שכלולה רק בחלק מהמהדורות, משתמשים שמוקצים למהדורות שלא כוללות את ההגדרה מנוהלים על ידי ערך ברירת מחדל או לא מנוהלים.

לדוגמה, אם הגדרה שמופעלת כברירת מחדל חלה רק על משתמשים עם רישיונות Business Plus ו-Enterprise, המשתמשים עם רישיונות Business Starter ו-Standard לא יושפעו כשמשנים את ההגדרה. כדי להבין איך ההגדרות האלה חלות על ארגון עם כמה רישיונות, כדאי לעיין בתיעוד של ההגדרות הספציפיות.

אם אשחזר משתמש, איזה רישיון הוא יקבל?

אם הפעלתם רישוי אוטומטי לאחת מהמהדורות של Google Workspace, משתמש ששוחזר יקבל באופן אוטומטי רישיון למהדורה הזו, אם יש רישיון זמין. כתוצאה מכך, יכול להיות שהמשתמש יקבל רישיון שונה מזה שהיה לו לפני המחיקה.

אם הקצאת הרישיונות האוטומטית לא מופעלת, צריך להקצות מחדש רישיון למשתמש באופן ידני.

אם למשתמש היה רישיון ל-Archived User ‏ (AU), צריך להקצות מחדש את הרישיון באופן ידני כדי לוודא שהנתונים וכללי המדיניות של המשתמש ישוחזרו כמו שצריך. כדאי לקרוא את המאמר בנושא העברת חשבונות של עובדים לשעבר לארכיון.