Låta sistaårselever överföra data

Google Takeout för Drive, Gmail och Foto

Den här artikeln är avsedd för administratörer av Google Workspace for Education.

Låt elever och personal använda Google Takeout för att kopiera sina Google Drive-filer, Gmail-meddelanden och Google Foto-innehåll till ett annat Google-konto. Elever som tar examen kan till exempel kopiera och överföra data till sina personliga Google-konton.

Läs mer om hur användare kopierar innehåll från ett skolkonto till ett annat konto

Om du vill hantera dataöverföring för andra Google-tjänster, till exempel YouTube eller Foto, kan du gå till Tillåta eller blockera Takeout för användare.

Detta kan användare kopiera och överföra

Som standard är behörigheten för Takeout-överföring aktiverad för alla organisationsenheter. Med behörigheten kan användarna ladda ned sin data från Gmail och Drive

  • Drive: Användarna kan överföra kopior av dokument och mappar som de äger på Min enhet.
  • Gmail: Kopiera och överföra e-post (inte kontakter, chattar eller uppgifter).
  • Foton: Användarna kan överföra foton, videor och album som de äger. Albumtitlar i målkontot innehåller den ursprungliga ägarens e-postadress.

Obs! Inga dokument, e-postmeddelanden eller foton raderas under överföringen. Kopior skapas på det nya kontot och originalfilerna ändras inte. Det går inte att kopiera Drive-filer om du inaktiverar fildelning utanför domänen.

Steg 1: Ange överföringsbehörigheter

För det här steget behöver du administratörsbehörighet för organisationsenheter (toppnivå) och tjänstinställningar.

  1. I Googles administratörskonsol går du till menyn följt av Data följt av Import och export av data följt av Google Takeout.

    Administratörsbehörigheten Tjänstinställningar krävs.

  2. Klicka på avsnittet Ytterligare överföringsbehörigheter.

  3. Markera eller avmarkera rutan Tillåt att användare i den här organisationsenheten får åtkomst till Överför ditt innehåll.

    Obs! Om du markerar den här rutan kan användarna få åtkomst till verktyget och börja överföra sin data.

  4. Klicka på Spara.

  5. Klicka på avsnittet Användaråtkomst till Takeout för Google-tjänster.

  6. Markera rutan för Google Drive, Gmail och Google Foto om du vill att användarna ska kunna överföra data för den tjänsten.

    Viktigt! Användare kan bara komma åt verktyget Överför ditt innehåll om kryssrutan i steg 3 är markerad och minst en av tjänsterna som anges i steg 6 är aktiverad. Om alla tjänster är inaktiverade kan användarna inte få åtkomst till verktyget även om Ytterligare överföringsbehörigheter har aktiverats. Läs mer om att aktivera eller inaktivera tjänster.

  7. (Valfritt) Om du vill tillämpa inställningarna på vissa användare väljer du organisationsenheten i rutan Organisationsenheter innan du ändrar inställningarna.

    Läs mer om organisations strukturen.

Steg 2: Kontrollera att inställningarna tillåter dataöverföring

Kontrollera att Google Takeout är aktiverat för användarna. Om tjänsten är inaktiverad kan användarna inte få åtkomst till verktyget även om du har tillåtit dem att överföra sitt innehåll.

Obs!

  • Drive-delning: Om användarna ska kunna överföra filer som de äger måste extern delning aktiveras för Drive.
  • Lagringsutrymme i målkontot: Målkontot måste ha tillräckligt med lagringsutrymme för att lagra den överförda datan.

Mer information finns i Tillåta eller blockera Google Takeout, Visa vilka appar som är aktiverade för en användare, grupp eller organisations enhet och Hantera extern delning för organisationen.

Steg 3: Informera eleverna om överföringsprocessen

Om eleverna förbereder sig för att överföra eller ta examen kan de konfigurera överföringen på sidorna för Google-kontot. Dela anvisningarna Kopiera innehåll från ditt skolkonto till ett annat konto för att hjälpa eleverna att komma igång.