Dieser Artikel richtet sich an Administratoren von Google Workspace for Education.
Schüler, Studenten und Mitarbeiter können mit Google Datenexport ihre Google Drive-Dateien, Gmail-Nachrichten und Google Fotos-Inhalte in ein anderes Google-Konto kopieren. So können beispielsweise Schüler oder Studenten nach dem Abschluss Daten in ihr privates Google-Konto kopieren und übertragen.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dateien aus einem Konto meiner Bildungseinrichtung in ein anderes Konto kopieren.
Wie Sie die Datenübertragung für andere Google-Dienste wie YouTube oder Google Fotos verwalten, erfahren Sie unter Google Datenexport für Nutzer aktivieren oder deaktivieren.
Welche Daten können Nutzer kopieren und übertragen?
Standardmäßig ist die Berechtigung zum Datenexport für alle Organisationseinheiten aktiviert. Mit der Berechtigung können Nutzer ihre Gmail- und Drive-Daten herunterladen:
- Drive: Nutzer*innen können Kopien von Dokumenten und Ordnern in „Meine Ablage“ übertragen, deren Eigentümer sie sind.
- Gmail: E-Mails lassen sich kopieren und übertragen, nicht aber Kontakte, Chats oder Aufgaben.
- Fotos: Nutzer können Fotos, Videos und Alben übertragen, deren Eigentümer sie sind. Die Albumtitel im Zielkonto enthalten die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Inhabers.
Hinweis: Während des Vorgangs werden keine Dokumente, E‑Mails oder Fotos gelöscht. Es werden Kopien im neuen Konto erstellt, wobei die Originaldateien unverändert bleiben. Wenn Sie die Option für die Dateifreigabe außerhalb Ihrer Domain deaktivieren, können Drive-Dateien nicht kopiert werden.
Schritt 1: Übertragungsberechtigungen festlegen
Für diesen Schritt benötigen Sie Administratorberechtigungen für Organisationseinheiten (oberste Ebene) und Diensteinstellungen.
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Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü
Daten
Datenimport und -export
Google Datenexport.Hierfür ist die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“ erforderlich.
- Klicken Sie auf Zusätzliche Übertragungsberechtigungen.
- Klicken Sie das Kästchen für den Übertragungszugriff an oder entfernen Sie das Häkchen.
- Hinweis: Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, können Ihre Nutzer auf das Tool zugreifen und mit der Übertragung ihrer Daten beginnen.
Aktivieren Sie im Bereich Dienste für die Datenübertragung für jeden Dienst, den Nutzer übertragen dürfen, Drive, Gmail oder Fotos.
Wichtig: Nutzer können nur dann auf das Tool Inhalte übertragen zugreifen, wenn das Kästchen in Schritt 3 angekreuzt ist und mindestens einer der in Schritt 4 aufgeführten Dienste aktiviert ist. Wenn alle Dienste deaktiviert sind, können Nutzer nicht auf das Tool zugreifen, auch wenn Zusätzliche Übertragungsberechtigungen aktiviert ist. Weitere Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren von Diensten
Optional: Wenn Sie diese Einstellungen auf eine bestimmte Nutzergruppe anwenden möchten, wählen Sie die Organisationseinheit im Bereich Organisationseinheiten aus, bevor Sie die Einstellungen ändern.
- Weitere Informationen finden Sie im Artikel Funktionsweise der Organisationsstruktur.
Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 2. Prüfen, ob die Datenübertragung in den Einstellungen zulässig ist
Achten Sie darauf, dass Google Datenexport für Ihre Nutzer aktiviert ist. Wenn der Dienst deaktiviert ist, können Nutzer nicht auf das Tool zugreifen, auch wenn Sie ihnen erlaubt haben, ihre Inhalte zu übertragen.
Hinweis:
- Drive-Freigabe: Damit Nutzer Dateien übertragen können, deren Eigentümer sie sind, muss die externe Freigabe für Drive aktiviert sein.
- Zielspeicher: Das Zielkonto muss genügend Speicherplatz für die übertragenen Daten haben.
Weitere Informationen finden Sie unter Google Datenexport zulassen oder blockieren, Ansehen, welche Apps für einen Nutzer, eine Gruppe oder eine Organisationseinheit aktiviert sind und Externe Freigabe für Ihre Organisation verwalten.
Schritt 3: Schüler und Studenten über den Übertragungsvorgang informieren
Wenn Schüler oder Studenten kurz vor dem Abschluss bzw. einem Wechsel stehen, können sie die Übertragung auf den Seiten ihres Google-Kontos einrichten. Teilen Sie die Anleitung Dateien aus einem Konto meiner Bildungseinrichtung in ein anderes Konto kopieren, um den Schülern und Studenten den Einstieg zu erleichtern.