Este artículo está destinado a los administradores de Google Workspace for Education.
Permite que los estudiantes y el personal usen Google Takeout para copiar sus archivos de Drive y mensajes de Gmail a otra Cuenta de Google. Por ejemplo, los estudiantes que se graduarán pueden copiar y transferir datos a su Cuenta de Google personal.
Obtén información sobre cómo los usuarios copian contenido de una cuenta de institución educativa a otra cuenta
Para administrar la transferencia de datos de otros servicios de Google, como YouTube o Google Fotos, consulta Cómo permitir o bloquear Takeout para los usuarios.
Qué pueden copiar y transferir los usuarios
De forma predeterminada, el permiso de transferencia de Takeout está activado para todas las unidades organizativas. El permiso permite que los usuarios descarguen sus datos de Gmail y Drive:
- Gmail: Pueden copiar y transferir su correo electrónico (no los contactos, los chats ni las tareas).
Drive: Los usuarios pueden transferir copias de los documentos y las carpetas que poseen en Mi unidad.
No se borra ningún documento durante el proceso. Se crean copias en la cuenta nueva, mientras que los documentos originales permanecen sin cambios. No se copian datos si desactivas el uso compartido de archivos fuera de tu dominio.
Paso 1: Establece los permisos de transferencia
Para este paso, necesitas privilegios de administrador para las unidades organizativas (nivel superior) y la configuración del servicio.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Datos Importación y exportación de datos Google Takeout.Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
- Haz clic en Permisos adicionales de transferencia.
- Marca o desmarca la opción Permitir que los usuarios de esta unidad organizativa accedan a Transferir tu contenido.
(Opcional) Para permitir o no permitir una unidad organizativa, haz lo siguiente:
- Sobre la izquierda, selecciona la unidad organizativa.
- Para cambiar el parámetro de configuración, márcalo o desmárcalo.
Elige una:
- Si el estado del servicio se establece como Heredado y quieres mantener el parámetro de configuración actualizado, incluso si cambia el parámetro superior, haz clic en Anular.
Si el estado del servicio se estableció como Anulado, haz clic en Heredar para revertir al mismo parámetro de configuración que el del elemento superior o en Guardar para mantener el parámetro nuevo incluso si cambia el de nivel superior.
Obtén más información sobre la estructura organizativa.
Haz clic en Guardar.
Paso 2: Asegúrate de que tu configuración permita la transferencia de datos
Asegúrate de que Google Takeout para Gmail y Drive esté activado para los usuarios. De lo contrario, los usuarios no podrán acceder a la herramienta Transferir tu contenido, incluso cuando esté habilitada. Además, el uso compartido externo debe estar activado para que los usuarios de Drive puedan copiar y transferir los archivos de Drive que poseen a una Cuenta de Google para consumidores.
Para obtener más información, consulta Cómo permitir o bloquear Google Takeout, Cómo ver qué apps están activadas para un usuario, un grupo o una unidad organizativa y Cómo administrar el uso compartido externo de tu organización.
Paso 3: Informa a los estudiantes sobre el proceso de transferencia
Si los estudiantes se preparan para transferir datos o graduarse, pueden configurar la transferencia en las páginas de su Cuenta de Google. Comparte las instrucciones de Cómo copiar el contenido de tu cuenta de institución educativa a otra cuenta para ayudar a los estudiantes a comenzar.