Dieser Artikel richtet sich an Administratoren von Google Workspace for Education.
Schüler, Studenten und Mitarbeiter können mit Google Datenexport ihre Google Drive-Dateien, Gmail-Nachrichten und Google Fotos-Inhalte in ein anderes Google-Konto kopieren. So können beispielsweise Schüler oder Studenten nach dem Abschluss Daten in ihr privates Google-Konto kopieren und übertragen.
Wie Sie die Datenübertragung für andere Google-Dienste wie YouTube oder Google Fotos verwalten, erfahren Sie unter Google Datenexport für Nutzer aktivieren oder deaktivieren.
Welche Daten können Nutzer kopieren und übertragen?
Standardmäßig ist die Berechtigung zum Datenexport für alle Organisationseinheiten aktiviert. Nutzer können damit ihre Gmail- und Drive-Daten herunterladen:
- Drive: Nutzer können Kopien von Dokumenten und Ordnern in „Meine Ablage“ übertragen, deren Eigentümer sie sind.
- Gmail: E-Mails lassen sich kopieren und übertragen, nicht aber Kontakte, Chats oder Aufgaben.
- Google Fotos: Nutzer können Fotos, Videos und Alben übertragen, deren Eigentümer sie sind. Die Albumtitel im Zielkonto enthalten die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Eigentümers.
Hinweis: Während des Vorgangs werden keine Dokumente, E-Mails oder Fotos gelöscht. Es werden Kopien in dem neuen Konto erstellt, wobei die ursprünglichen Dateien unverändert bleiben. Drive-Dateien können nicht kopiert werden, wenn Sie die Dateifreigabe außerhalb Ihrer Domain deaktivieren.
Schritt 1: Übertragungsberechtigungen festlegen
Für diesen Schritt benötigen Sie Administrator berechtigungen für Organisationseinheiten (oberste Ebene) und Diensteinstellungen.
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Öffnen Sie in der Admin-Konsole im Dreistrich-Menü
Daten
Datenimport und -export
Google Datenexport.Hierfür ist die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“ erforderlich.
- Klicken Sie auf den Bereich Zusätzliche Übertragungsberechtigungen.
Setzen oder entfernen Sie das Häkchen bei Nutzern in dieser Organisationseinheit den Zugriff auf „Meine Inhalte übertragen“ erlauben.
Hinweis: Wenn Sie dieses Kästchen aktivieren, können Ihre Nutzer auf das Tool zugreifen und mit der Übertragung ihrer Daten beginnen.
Klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf den Bereich Nutzerzugriff auf Datenexport für Google-Dienste.
Setzen Sie für Google Drive, Gmail und Google Photos ein Häkchen , um Nutzern die Übertragung von Daten für diesen Dienst zu ermöglichen.
Wichtig: Nutzer können nur dann auf das Tool Meine Inhalte übertragen zugreifen, wenn das Kästchen in Schritt 3 aktiviert ist und mindestens einer der in Schritt 6 aufgeführten Dienste aktiviert ist. Wenn alle Dienste deaktiviert sind, können Nutzer nicht auf das Tool zugreifen, auch wenn Zusätzliche Übertragungsberechtigungen aktiviert ist. Weitere Informationen zum Aktivieren und Deaktivieren von Diensten.
(Optional) Wenn Sie diese Einstellungen auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie im Bereich Organisationseinheiten die entsprechende Organisationseinheit aus, bevor Sie die Einstellungen ändern.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Funktionsweise der Organisations struktur.
Schritt 2: Einstellungen für die Datenübertragung überprüfen
Google Datenexport muss für Ihre Nutzer aktiviert sein. Wenn der Dienst deaktiviert ist, können Nutzer nicht auf das Tool zugreifen, auch wenn Sie ihnen die Übertragung ihrer Inhalte erlaubt haben.
Hinweis:
- Drive-Freigabe: Wenn Nutzer Dateien übertragen möchten, deren Eigentümer sie sind, muss die externe Freigabe für Drive aktiviert sein.
- Zielspeicher: Das Zielkonto muss genügend Speicherplatz für die übertragenen Daten haben.
Weitere Informationen finden Sie unter Google Datenexport zulassen oder blockieren, Ansehen, welche Apps für einen Nutzer, eine Gruppe oder eine Organisationseinheit aktiviert sind, und Externe Freigabe verwalten für Ihre Organisation.
Schritt 3: Schüler und Studenten über den Übertragungsvorgang informieren
Wenn Schüler oder Studenten kurz vor dem Abschluss bzw. einem Wechsel stehen, können sie die Übertragung auf den Seiten ihres Google-Kontos einrichten. Teilen Sie die Anleitung, Dateien aus einem Konto meiner Bildungseinrichtung in ein anderes Konto kopieren, um den Schülern und Studenten den Einstieg zu erleichtern.