Este artículo está destinado a los administradores de Google Workspace for Education.
Permite que los estudiantes y el personal usen Google Takeout para copiar sus archivos de Google Drive, mensajes de Gmail y contenido de Google Fotos a otra Cuenta de Google. Por ejemplo, los estudiantes que se graduarán pueden copiar y transferir datos a su Cuenta de Google personal.
Obtén información sobre cómo los usuarios copian contenido de una cuenta educativa a otra cuenta
Para administrar la transferencia de datos de otros servicios de Google, como YouTube o Fotos, ve a Permitir o bloquear Takeout para los usuarios.
Qué pueden copiar y transferir los usuarios
De forma predeterminada, el permiso de transferencia de Takeout está activado para todas las unidades organizativas. Este permiso permite que los usuarios descarguen sus datos de Gmail y Drive:
- Drive: Los usuarios pueden transferir copias de los documentos y las carpetas que poseen en Mi unidad.
- Gmail: Pueden copiar y transferir su correo electrónico (pero no los contactos, los chats ni las tareas).
- Fotos: Los usuarios pueden transferir las fotos, los videos y los álbumes que poseen. Los títulos de los álbumes en la cuenta de destino incluirán la dirección de correo electrónico del propietario original.
Nota: No se borran documentos, correos electrónicos ni fotos durante el proceso. Se crean copias en la cuenta nueva, mientras que los archivos originales permanecen sin cambios. Los archivos de Drive no se pueden copiar si desactivas el uso compartido de archivos fuera de tu dominio.
Paso 1: Establece los permisos de transferencia
Para este paso, necesitas privilegios de administrador para las unidades organizativas (nivel superior) y la configuración del servicio.
-
En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Datos
Importación y exportación de datos
Google Takeout.Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
- Haz clic en la sección Permisos adicionales de transferencia.
Marca o desmarca la casilla Permitir que los usuarios de esta unidad organizativa accedan a Transferir tu contenido.
Nota: Si marcas esta casilla, los usuarios podrán acceder a la herramienta y comenzar a transferir sus datos.
Haz clic en Guardar.
Haz clic en la sección Acceso de los usuarios a Takeout para los servicios de Google.
En Google Drive, Gmail y Google Photos, marca la casilla para permitir que los usuarios transfieran datos de ese servicio.
Importante: Los usuarios solo pueden acceder a la herramienta Transferir tu contenido si la casilla de verificación del paso 3 está marcada y al menos uno de los servicios que se enumeran en el paso 6 está activado. Si todos los servicios están desactivados, los usuarios no podrán acceder a la herramienta, incluso si la opción Permisos adicionales de transferencia está activada. Obtén más información para activar o desactivar servicios.
(Opcional) Para aplicar esta configuración a determinados usuarios, selecciona la unidad organizativa en el panel Unidades organizativas antes de cambiar la configuración.
Obtén más información sobre la estructura organizativa.
Paso 2: Asegúrate de que tu configuración permita la transferencia de datos
Asegúrate de que Google Takeout esté activado para tus usuarios. Si el servicio está desactivado, los usuarios no podrán acceder a la herramienta, incluso si les permitiste transferir su contenido.
Nota:
- Uso compartido de Drive: Para que los usuarios transfieran los archivos que poseen, se debe activar el uso compartido externo para Drive.
- Almacenamiento de destino: La cuenta de destino debe tener suficiente almacenamiento para guardar los datos transferidos.
Para obtener más información, consulta Permitir o bloquear Google Takeout, Ver qué apps están activadas para un usuario, un grupo o una unidad organizativa, y Administrar el uso compartido externo para tu organización.
Paso 3: Informa a los estudiantes sobre el proceso de transferencia
Si los estudiantes se están preparando para transferir datos o graduarse, pueden configurar la transferencia en las páginas de su Cuenta de Google. Comparte las instrucciones, Cómo copiar el contenido de tu cuenta educativa a otra cuenta para ayudar a los estudiantes a comenzar.