Cet article s'adresse aux administrateurs Google Workspace for Education.
Autorisez les élèves et les membres du personnel à copier leurs fichiers Google Drive, leurs messages Gmail et leurs contenus Google Photos dans un autre compte Google à l'aide de Google Takeout. Par exemple, les étudiants de dernière année peuvent copier et transférer des données vers leur compte Google personnel.
Découvrez comment les utilisateurs copient le contenu d'un compte scolaire vers un autre compte
Pour gérer le transfert de données pour d'autres services Google, tels que YouTube ou Photos, accédez à Autoriser ou bloquer Takeout pour les utilisateurs.
Ce que les utilisateurs peuvent copier et transférer
Par défaut, l'autorisation de transfert Takeout est activée pour toutes les unités organisationnelles. L'autorisation permet aux utilisateurs de télécharger leurs données Gmail et Drive :
- Drive : les utilisateurs peuvent transférer des copies des documents et des dossiers dont ils sont propriétaires dans Mon Drive.
- Gmail : les utilisateurs peuvent copier et transférer leurs e-mails (mais pas les contacts, les sessions de chat ni les tâches).
- Photos : les utilisateurs peuvent transférer les photos, les vidéos et les albums dont ils sont propriétaires. Les titres des albums dans le compte de destination incluront l'adresse e-mail du propriétaire d'origine.
Remarque : Aucun document, e-mail ni photo n'est supprimé pendant le processus. Des copies sont créées dans le nouveau compte, tandis que les fichiers originaux restent inchangés. Les fichiers Drive ne peuvent pas être copiés si vous désactivez le partage de fichiers en dehors de votre domaine.
Étape 1 : Définissez les autorisations de transfert
Pour cette étape, vous devez disposer des droits d'administrateur « Unités organisationnelles » (organisation racine) et « Paramètres du service ».
-
Dans la console d'administration Google, accédez à Menu
Données
Importation et exportation de données
Google Takeout.Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".
- Cliquez sur la section Autorisations de transfert supplémentaires.
Cochez ou décochez la case Autorisez les utilisateurs de cette unité organisationnelle à accéder à l'outil Transférer vos contenus.
Remarque : Si vous cochez cette case, vos utilisateurs pourront accéder à l'outil et commencer à transférer leurs données.
Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur la section Accès utilisateur à Takeout pour les services Google.
Pour Google Drive, Gmail et Google Photos, cochez la case pour autoriser les utilisateurs à transférer des données pour ce service.
Important : Les utilisateurs ne peuvent accéder à l'outil Transférer vos contenus que si la case de l'étape 3 est cochée et qu'au moins l'un des services listés à l'étape 6 est activé. Si tous les services sont désactivés, les utilisateurs ne peuvent pas accéder à l'outil, même si l'option Autorisations de transfert supplémentaires est activée. Découvrez comment activer ou désactiver des services.
(Facultatif) Pour appliquer ces paramètres à certains utilisateurs, sélectionnez l'unité organisationnelle dans le volet Unités organisationnelles avant de modifier les paramètres.
En savoir plus sur la structure organisationnelle.
Étape 2 : Assurez-vous que vos paramètres autorisent le transfert de données
Assurez-vous que Google Takeout est activé pour vos utilisateurs. Si le service est désactivé, les utilisateurs ne peuvent pas accéder à l'outil, même si vous les avez autorisés à transférer leurs contenus.
Remarque :
- Partage Drive : pour que les utilisateurs puissent transférer les fichiers dont ils sont propriétaires, le partage externe doit être activé pour Drive.
- Espace de stockage de destination : le compte de destination doit disposer d'un espace de stockage suffisant pour stocker les données transférées.
Pour en savoir plus, consultez Autoriser ou bloquer Google Takeout, Voir quelles applications sont activées pour un utilisateur, un groupe ou une unité organisationnelle, et Gérer le partage externe pour votre organisation.
Étape 3 : Informez vos élèves de la procédure de transfert
Si les élèves souhaitent transférer des documents ou sont sur le point de terminer leurs études, ils peuvent configurer le transfert sur les pages compte Google. Fournissez les instructions, Copier le contenu de votre compte scolaire vers un autre compte aux élèves pour les aider à se lancer.