السماح للطلاب المتخرجين بنقل البيانات

Google Takeout لتطبيقات Drive وGmail و"صور Google"

هذه المقالة مخصَّصة لمشرفي Google Workspace for Education.

يمكنك السماح للطلاب والموظفين باستخدام Google Takeout لنسخ ملفات Google Drive ورسائل Gmail ومحتوى "صور Google" إلى حساب آخر على Google. على سبيل المثال، يمكن للطلاب المتخرجين نسخ البيانات ونقلها إلى حسابهم الشخصي على Google.

التعرّف على كيفية نسخ المستخدمين للمحتوى من حساب تديره المؤسسة التعليمية إلى حساب آخر

لإدارة نقل البيانات في خدمات Google الأخرى، مثل YouTube أو "صور Google"، انتقِل إلى السماح بتطبيق Takeout أو حظره للمستخدمين.

البيانات التي يمكن للمستخدمين نسخها ونقلها

يتم تلقائيًا تفعيل إذن النقل باستخدام Takeout في جميع الوحدات التنظيمية. يتيح الإذن للمستخدمين تنزيل بيانات Gmail وDrive:

  • Drive: يمكن للمستخدمين نقل نُسخ من المستندات والمجلدات التي يملكونها في My Drive.
  • Gmail: يمكنك نسخ رسائل البريد الإلكتروني ونقلها (لا يتضمّن ذلك جهات الاتصال أو المحادثات أو المهام).
  • صور Google: يمكن للمستخدمين نقل الصور والفيديوهات والألبومات التي يملكونها. ستتضمّن عناوين الألبومات في حساب الوجهة عنوان البريد الإلكتروني للمالك الأصلي.

ملاحظة: لا يتم حذف أي مستندات أو رسائل إلكترونية أو صور خلال العملية، بل يتم إنشاء نُسخ في الحساب الجديد مع بقاء الملفات الأصلية بدون تغيير. لا يمكن نسخ ملفات Drive إذا تم إيقاف إمكانية مشاركة الملفات خارج نطاقك.

الخطوة 1: ضبط أذونات النقل

لتنفيذ هذه الخطوة، تحتاج إلى امتيازات المشرف لكلٍّ من "الوحدات التنظيمية" (ذات المستوى الأعلى) و"إعدادات الخدمة".

  1. في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة" ثم البيانات ثم استيراد البيانات وتصديرها ثم Google Takeout.

    يجب الحصول على امتياز مشرف "إعدادات الخدمة".

  2. انقر على قسم أذونات النقل الإضافية.

  3. ضَع علامة في المربّع بجانب السماح للمستخدمين في هذه الوحدة التنظيمية بالوصول إلى "نقل المحتوى" أو أزِل العلامة من المربّع.

    ملاحظة: يتيح وضع علامة في هذا المربّع للمستخدمين الوصول إلى الأداة وبدء نقل بياناتهم.

  4. انقر على حفظ.

  5. انقر على قسم وصول المستخدم إلى Takeout لخدمات Google.

  6. بالنسبة إلى Google Drive وGmail وصور Google، ضَع علامة في المربّع للسماح للمستخدمين بنقل البيانات لهذه الخدمة.

    ملاحظة مهمة: لا يمكن للمستخدمين الوصول إلى أداة نقل المحتوى إلا إذا تم وضع علامة في مربّع الاختيار في الخطوة 3 وتم تفعيل خدمة واحدة على الأقل من الخدمات المُدرَجة في الخطوة 6. إذا تم إيقاف جميع الخدمات، لن يتمكّن المستخدمون من الوصول إلى الأداة حتى إذا كانت ميزة أذونات النقل الإضافية مفعّلة. مزيد من المعلومات عن تفعيل الخدمات أو إيقافها

  7. (اختياري) لتطبيق هذه الإعدادات على مستخدمين معيّنين، اختَر الوحدة التنظيمية في لوحة الوحدات التنظيمية قبل تغيير الإعدادات.

    تعرَّف على المزيد من المعلومات عن البنية التنظيمية.

الخطوة 2: التأكُّد من أنّ الإعدادات تسمح بنقل البيانات.

تأكَّد من تفعيل Google Takeout للمستخدمين. إذا كانت الخدمة غير مفعّلة، لن يتمكّن المستخدمون من الوصول إلى الأداة حتى إذا سمحت لهم بنقل المحتوى.

ملاحظة:

  • مشاركة Drive: لكي يتمكّن المستخدمون من نقل الملفات التي يملكونها، يجب تفعيل المشاركة الخارجية في Drive.
  • مساحة تخزين الوجهة: يجب أن يتوفّر في حساب الوجهة مساحة تخزين كافية لـ تخزين البيانات المنقولة.

لمزيد من المعلومات، يُرجى الانتقال إلى مقالة السماح بتطبيق Google Takeout أو حظره، والاطّلاع على التطبيقات المفعّلة لمستخدم أو مجموعة أو وحدة تنظيمية، وإدارة المشاركة الخارجية في مؤسستك.

الخطوة 3: إعلام الطلاب بعملية النقل

إذا كان الطلاب يستعدون للنقل أو التخرج، يمكنهم إعداد عملية النقل على صفحات حساب Google. يمكنك مشاركة التعليمات ونسخ المحتوى من حسابك الذي تديره المؤسسة التعليمية إلى حساب آخر لمساعدة الطلاب على البدء.