Este artículo está destinado a los administradores de Google Workspace for Education.
Permite que los estudiantes y el personal usen Google Takeout para copiar sus archivos de Google Drive, mensajes de Gmail y contenido de Google Fotos a otra Cuenta de Google. Por ejemplo, los estudiantes que se gradúan pueden copiar y transferir datos a sus Cuentas de Google personales.
Obtén más información sobre cómo los usuarios copian contenido de una cuenta educativa a otra cuenta
Para administrar la transferencia de datos de otros servicios de Google, como YouTube o Fotos, consulta Cómo permitir o bloquear Takeout para los usuarios.
Qué pueden copiar y transferir los usuarios
De forma predeterminada, el permiso de transferencia de Takeout está activado para todas las unidades organizativas. El permiso permite que los usuarios descarguen sus datos de Gmail y Drive:
- Drive: Los usuarios pueden transferir copias de los documentos y las carpetas que les pertenecen en Mi unidad.
- Gmail: Copia y transfiere su correo electrónico (no los contactos, los chats ni las tareas).
- Fotos: Los usuarios pueden transferir las fotos, los videos y los álbumes que tienen. Los títulos de los álbumes en la cuenta de destino incluirán la dirección de correo electrónico del propietario original.
Nota: No se borran documentos, correos electrónicos ni fotos durante el proceso. Se crean copias en la cuenta nueva, mientras que los archivos originales permanecen sin cambios. No se pueden copiar los archivos de Drive si desactivas la opción compartir archivos fuera de tu dominio.
Paso 1: Establece los permisos de transferencia
Para este paso, necesitas privilegios de administrador para las unidades organizativas (nivel superior) y la configuración del servicio.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Datos
Importación y exportación de datos
Google Takeout.Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.
- Haz clic en Permisos adicionales de transferencia.
- Marca o desmarca la casilla de acceso a la transferencia.
- Nota: Si marcas esta casilla, tus usuarios podrán acceder a la herramienta y comenzar a transferir sus datos.
En la sección Servicios de transferencia de datos, activa Drive, Gmail o Fotos para cada servicio que quieras permitir que transfieran los usuarios.
Importante: Los usuarios solo pueden acceder a la herramienta Transferir tu contenido si se selecciona la casilla de verificación del paso 3 y se activa al menos uno de los servicios que se enumeran en el paso 4. Si todos los servicios están desactivados, los usuarios no podrán acceder a la herramienta, incluso si la opción Permisos de transferencia adicionales está activada. Obtén más información para activar o desactivar servicios.
(Opcional) Para aplicar estos parámetros de configuración a un grupo específico de usuarios, selecciona la unidad organizativa en el panel Unidades organizativas antes de cambiar los parámetros de configuración.
- Obtén más información sobre la estructura organizativa.
Haz clic en Guardar.
Paso 2. Asegúrate de que la configuración permita la transferencia de datos
Asegúrate de que Google Takeout esté activado para tus usuarios. Si el servicio está desactivado, los usuarios no podrán acceder a la herramienta, incluso si les permitiste transferir su contenido.
Nota:
- Uso compartido de Drive: Para que los usuarios transfieran los archivos que les pertenecen, se debe activar el uso compartido externo en Drive.
- Almacenamiento de destino: La cuenta de destino debe tener suficiente almacenamiento para guardar los datos transferidos.
Para obtener más información, consulta Cómo permitir o bloquear Google Takeout, Cómo ver qué apps están activadas para un usuario, un grupo o una unidad organizativa y Cómo administrar el uso compartido externo para tu organización.
Paso 3: Informa a los estudiantes sobre el proceso de transferencia
Si los estudiantes se preparan para transferirse o graduarse, pueden configurar la transferencia en las páginas de su Cuenta de Google. Comparte las instrucciones Cómo copiar el contenido de tu cuenta educativa a otra cuenta para ayudar a los estudiantes a comenzar.