Tính năng Chuyển miền Google Workspace không hỗ trợ việc hợp nhất tài khoản người dùng hoặc loại bỏ tài khoản trùng lặp. Trường hợp này có thể xảy ra trong quá trình sáp nhập và mua lại (M&A), trong đó người dùng của công ty bị mua lại được cấp một tài khoản thứ hai trong môi trường Google Workspace của công ty mua lại.
Nếu trạng thái cuối cùng mong muốn là hoà giải danh tính để mỗi người dùng chỉ có một tài khoản Google Workspace, thì bạn phải thực hiện thêm các bước sau khi quá trình chuyển hoàn tất.
Hướng dẫn hợp nhất này dành cho những khách hàng có người dùng sở hữu 2 tài khoản Google Workspace (một trong môi trường nguồn và một trong môi trường đích) và muốn hợp nhất các tài khoản đó trong môi trường đích sau khi sử dụng tính năng Chuyển miền.
Chuẩn bị
Bạn cần xác định tài khoản nào chứa dữ liệu chính của người dùng (chẳng hạn như email, sự kiện trên lịch, Google Drive và quyền truy cập vào các ứng dụng của bên thứ ba). Đây là tài khoản mà chúng tôi muốn người dùng sử dụng sau khi hoàn tất quá trình hợp nhất.
Trường hợp này giả định rằng người dùng chủ yếu sử dụng một tài khoản để tiến hành công việc trong 3 tháng qua. Nếu người dùng sử dụng cả hai tài khoản theo nhiều cách khác nhau và có dữ liệu mới trong cả hai tài khoản, thì phương pháp này có thể không áp dụng được hoặc chỉ áp dụng được một phần.
Liên kết tài khoản người dùng nguồn và người dùng đích
Tạo một bản đồ liên kết giữa tài khoản người dùng nguồn và người dùng đích, ví dụ:
- userA@example.com > a.user@solarmora.com
- userB@example.com > userB@solarmora.com
Xác định vị trí tài khoản người dùng chính
Xác định tài khoản nào là tài khoản "chính" của người dùng. Một số phương pháp để xác định tài khoản chính bao gồm:
- Tìm hiểu bản chất của hoạt động M&A. Nhiều lần, các tài khoản trùng lặp được cấp cho một mục đích cụ thể và chỉ được sử dụng không thường xuyên.
- Hỏi người dùng.
- Sử dụng báo cáo người dùng Tài khoản Google Workspace để xem thông tin tổng quan về mức sử dụng của nhiều ứng dụng, bao gồm:
- Trạng thái tài khoản người dùng
- Bộ nhớ Gmail
- bộ nhớ Drive
- Tổng bộ nhớ
- Tổng số email
- Đã chỉnh sửa tệp
- Số tệp đã xem
- Drive – thời gian hoạt động gần đây nhất
- Sử dụng công cụ Tìm kiếm nhật ký email của Google Workspace để phân tích chi tiết mức sử dụng email (trong 30 ngày qua):
- Tin nhắn được gửi từ 1 giờ trước đến 7 ngày qua hoặc trong một khoảng thời gian mà bạn chỉ định trong 30 ngày qua.
Lưu ý: Kết quả tìm kiếm cho những tin nhắn cũ hơn 30 ngày chỉ hiển thị thông tin chi tiết về thư sau khi gửi. - Thông tin chi tiết về thư sau khi gửi không có giới hạn về thời gian và luôn được giữ lại.
- Tin nhắn gửi đến hoặc gửi từ bất kỳ người dùng Google Workspace nào trong miền của bạn.
- Tin nhắn gửi đến một nhóm trong Google Nhóm và các danh sách gửi thư khác có chứa người dùng Google Workspace của bạn.
- Tin nhắn được gửi từ 1 giờ trước đến 7 ngày qua hoặc trong một khoảng thời gian mà bạn chỉ định trong 30 ngày qua.
- Đối với các tổ chức có phiên bản Enterprise, hãy sử dụng trung tâm bảo mật để xem thông tin về việc gửi tin nhắn.
Các lựa chọn di chuyển dành cho quản trị viên
Không có công cụ nào cung cấp một cách toàn diện để hợp nhất 2 Tài khoản Google bao gồm tất cả các dịch vụ có thể có của Google. Tuy nhiên, có một số lựa chọn hợp nhất và di chuyển cho các dịch vụ chính của Google, chẳng hạn như Gmail, Drive, Lịch Google và Danh bạ Google.
Ngoài các bước được nêu bên dưới, bạn cần lưu ý một số đề xuất sau:
- Kiểm thử tất cả các trường hợp sử dụng đã biết của người dùng.
- Thông báo cho người dùng về một kế hoạch quản lý thay đổi rõ ràng, đặc biệt là nếu có sự thay đổi về cách họ sẽ đăng nhập hoặc nếu họ cần gửi thư từ một địa chỉ hiện được liệt kê là email đại diện.
Lưu ý: Đối với một số ít người dùng và dữ liệu, việc cung cấp cho người dùng các lựa chọn tự phục vụ có thể là lựa chọn tốt nhất.
Bước 1. (Không bắt buộc) Đổi tên tài khoản đích
Nếu tài khoản môi trường nguồn được xác định là tài khoản "chính", thì việc đổi tên tài khoản đích sẽ giảm thiểu nhu cầu di chuyển dữ liệu.
Ví dụ: giả sử user1@example.com và user1@solarmora.com thuộc cùng một người dùng và user1@example.com là tài khoản "chính" có hầu hết dữ liệu. Sau khi quá trình Chuyển miền hoàn tất:
- Đổi tên user1@solarmora.com > user1-OLD@solarmora.com
- Xoá user1@solarmora.com dưới dạng email đại diện trên user1-OLD@solarmora.com
- Đổi tên user1@example.com > user1@solarmora.com
Lưu ý: user1 hiện đăng nhập bằng user1@solarmora.com, nhưng vẫn giữ lại user1@example.com dưới dạng email đại diện của tài khoản để vừa gửi vừa nhận thư từ địa chỉ này.
Điểm cần lưu ý
- Xem bài viết Tác động của việc thay đổi địa chỉ email của người dùng.
- Người dùng cần định cấu hình Gmail để gửi email từ email đại diện khi trả lời tin nhắn nhận được trước khi quá trình Chuyển miền hoàn tất hoặc nếu email đại diện là tài khoản bên ngoài chính của họ.
- Nếu sử dụng tính năng đăng nhập một lần (SSO) với Nhà cung cấp dịch vụ danh tính (IdP) bên thứ ba bên ngoài, thì sau khi đổi tên tài khoản, người dùng không thể đăng nhập bằng địa chỉ email cũ của họ – IdP cần gửi địa chỉ email mới đủ điều kiện. Nếu đã kết nối các ứng dụng (SAML hoặc OIDC), thì người dùng cũng có thể cần đổi tên các ứng dụng đó cùng lúc.
Bước 2. Chuyển dữ liệu giữa các tài khoản Google Workspace
Mỗi dịch vụ trong Google Workspace có một phương thức khác nhau để xuất và nhập dữ liệu giữa 2 tài khoản Google Workspace.
Để xem bảng chi tiết mở rộng, hãy xem bài viết trên Trung tâm trợ giúp này.
| Gmail |
|---|
|
| Drive |
|
| Lịch |
|
| Danh bạ Google |
|
| Google Sites |
| Chủ sở hữu trang web có thể sao chép trang web của họ vào tài khoản mới và chia sẻ với những người dùng khác. |
| Google Analytics |
| Người dùng có thể sắp xếp lại các tài sản trong Analytics, bao gồm cả việc di chuyển các tài sản đó từ tài khoản này sang tài khoản khác. |
| YouTube |
| Nếu một kênh được kết nối với Tài khoản thương hiệu, thì người dùng có thể thay đổi chủ sở hữu và người quản lý kênh. |
Bước 3. Xoá tài khoản trùng lặp
Sau khi dữ liệu của người dùng được hợp nhất vào một tài khoản, hãy xoá hoặc lưu trữ (theo chính sách giữ lại dữ liệu) tài khoản trùng lặp. Thao tác này sẽ dọn dẹp danh sách thư mục và đảm bảo rằng người dùng chỉ có quyền truy cập vào một tài khoản Google Workspace.
Các lựa chọn di chuyển dành cho người dùng
Sau khi xem xét phương pháp do quản trị viên thực hiện để hợp nhất 2 tài khoản Google Workspace tồn tại trong cùng một môi trường, có một phương pháp thay thế thông qua các hoạt động quản lý thay đổi có thể loại bỏ sự phức tạp về kỹ thuật.
Phương pháp do người dùng thực hiện có thể bao gồm những nội dung sau:
- Giả định: Người dùng tiếp tục có quyền truy cập vào cả hai tài khoản trong một khoảng thời gian xác định (chẳng hạn như 1 tháng).
- Thư: Người dùng có thể chuyển tiếp email từ tài khoản "cũ" sang tài khoản "mới".
- Lịch: Quyền sở hữu sự kiện có thể được chuyển sang tài khoản "mới".
- Drive: Quyền sở hữu tệp có thể được chuyển sang tài khoản "mới".
Đề xuất
- Thông báo rõ ràng về thời gian mà người dùng có để tự hợp nhất.
- Sau khi khoảng thời gian này hoàn tất, quản trị viên nên tạm ngưng tài khoản "cũ" trong một khoảng thời gian (chẳng hạn như 3 tháng) trong trường hợp người dùng xác định nội dung chưa được chuyển.
Lưu ý: Các dịch vụ không phải dịch vụ cốt lõi có thể không có lựa chọn chuyển quyền sở hữu. Điều này có thể yêu cầu người dùng tải dữ liệu xuống để cung cấp cho tài khoản "mới" thông qua các lựa chọn nhập.
Tuỳ chọn xuất
Quản trị viên và người dùng cũng có thể chọn xuất dữ liệu trên Google của họ.
Tổ chức
Quản trị viên cấp cao có thể xuất dữ liệu người dùng của tổ chức sang một tệp lưu trữ trên Google Cloud.
Người dùng
Người dùng cá nhân có thể tải dữ liệu trên Google xuống bằng Google Takeout.
Lưu ý: Google khuyên quản trị viên chỉ bật Google Takeout cho các tài khoản nguồn và chỉ trong thời gian cần thiết để hợp nhất dữ liệu.