La transferencia de dominio de Google Workspace no admite la combinación de cuentas de usuario ni la deduplicación de cuentas. Esta situación puede ocurrir durante una fusión y adquisición (M&A), en la que a los usuarios de la empresa adquirida se les aprovisiona una segunda cuenta en el entorno de Google Workspace de la empresa adquirente.
Si el estado final deseado es una conciliación de identidades para que cada usuario solo tenga una cuenta de Google Workspace, se deben tomar medidas adicionales después de que se complete el proceso de transferencia.
Esta guía de consolidación es para clientes con usuarios que tienen 2 cuentas de Google Workspace, una en el entorno de origen y otra en el entorno de destino, y que desean consolidar esas cuentas en el destino después de usar la transferencia de dominio.
Preparación
Es importante determinar qué cuenta tiene los datos principales del usuario (como el correo electrónico, los eventos del calendario, Google Drive y el acceso a aplicaciones externas). Esta es la cuenta que queremos que el usuario use después de completar una consolidación.
En esta situación, se supone que el usuario usó principalmente una sola cuenta para realizar negocios durante los últimos 3 meses. Si un usuario usó ambas cuentas de diferentes maneras y tiene datos nuevos en ambas, es posible que este método no se aplique o solo se aplique en parte.
Asigna las cuentas de usuario de origen y destino
Crea un mapa entre las cuentas de usuario de origen y destino, por ejemplo:
- userA@example.com > a.user@solarmora.com
- userB@example.com > userB@solarmora.com
Ubica la cuenta de usuario principal
Determina qué cuenta es la "principal" para un usuario. Algunos métodos para determinar esto incluyen los siguientes:
- Comprender la naturaleza de la M&A (muchas veces, se aprovisionaron cuentas duplicadas para un propósito específico y solo se usaron de forma esporádica)
- Preguntarle al usuario
- Usar el informe de usuarios de cuentas de Google Workspace para obtener una descripción general del uso de varias aplicaciones, incluidas las siguientes:
- Estado de las cuentas de usuario
- Almacenamiento de Gmail
- Almacenamiento en Drive
- Almacenamiento total
- Cantidad total de correos electrónicos
- Archivos editados
- Archivos vistos
- Drive: fecha de la última actividad
- Usa la búsqueda en el registro de correo electrónico de Google Workspace Email Log Search para obtener un análisis detallado del uso del correo electrónico (durante los últimos 30 días):
- Mensajes enviados desde hace 1 hora hasta los últimos 7 días o para un período que especifiques en los últimos 30 días.
Nota: Los resultados de la búsqueda de mensajes de más de 30 días solo muestran los detalles del mensaje posteriores a la entrega. - Los detalles del mensaje posteriores a la entrega no tienen restricciones de tiempo y siempre se conservan.
- Mensajes hacia o desde cualquier usuario de Google Workspace en tus dominios
- Mensajes enviados a un grupo en Grupos de Google y otras listas de distribución que contienen tus usuarios de Google Workspace
- Mensajes enviados desde hace 1 hora hasta los últimos 7 días o para un período que especifiques en los últimos 30 días.
- En el caso de las organizaciones con una edición Enterprise, usa el Centro de seguridad para ver las entregas de mensajes.
Opciones de migración para administradores
No hay ninguna herramienta que ofrezca una forma integral de combinar 2 Cuentas de Google que abarquen todos los servicios de Google posibles. Sin embargo, existen varias opciones de consolidación y migración para los principales servicios de Google, como Gmail, Drive, Calendario de Google y Google Contacts.
Además de los pasos que se describen a continuación, estas son algunas recomendaciones que debes tener en cuenta:
- Prueba todas las situaciones de usuario conocidas.
- Comunícales a los usuarios un plan claro de administración de cambios, en especial si hay un cambio en la forma en que accederán o si necesitan enviar correos electrónicos desde una dirección que ahora aparece como alias.
Nota: Para un volumen pequeño de usuarios y datos, proporcionarles opciones de autoservicio podría ser la mejor opción.
Paso 1. (Opcional) Cambia el nombre de la cuenta de destino
Si se determina que la cuenta del entorno de origen es la cuenta "principal", cambiar el nombre de las cuentas de destino minimiza la necesidad de migración de datos.
Por ejemplo, supongamos que user1@example.com y user1@solarmora.com pertenecen al mismo usuario, y user1@example.com es la cuenta "principal" con la mayoría de los datos. Una vez que se complete el proceso de transferencia de dominio, haz lo siguiente:
- Cambia el nombre de user1@solarmora.com > user1-OLD@solarmora.com.
- Quita user1@solarmora.com como alias en user1-OLD@solarmora.com.
- Cambia el nombre de user1@example.com > user1@solarmora.com.
Nota: user1 ahora accede con user1@solarmora.com, pero aún conserva user1@example.com como alias de cuenta para enviar y recibir correos electrónicos desde esta dirección.
Puntos de control
- Revisa el artículo Impacto de cambiar la dirección de correo electrónico de un usuario.
- Los usuarios deben configurar Gmail para enviar correos electrónicos desde su alias cuando responden mensajes recibidos antes de que se complete la transferencia de dominio o si el alias es su cuenta externa principal.
- Si usas SSO con un proveedor de identidad (IdP) externo, una vez que se cambia el nombre de la cuenta, el usuario no puede acceder con su dirección de correo electrónico anterior. El IdP debe enviar la nueva dirección de correo electrónico completamente calificada. Si tienen aplicaciones conectadas (ya sea SAML o OIDC), es posible que también deban cambiarles el nombre al mismo tiempo.
Paso 2. Transfiere datos entre cuentas de Google Workspace
Cada servicio dentro de Google Workspace tiene un método diferente para exportar e importar datos entre 2 cuentas de Google Workspace.
Para obtener un desglose más detallado, consulta este artículo del Centro de ayuda.
| Gmail |
|---|
|
| Drive |
|
| Calendario |
|
| Google Contacts |
|
| Google Sites |
| El propietario de un sitio puede copiarlo en su cuenta nueva y compartirlo con otros usuarios. |
| Google Analytics |
| Los usuarios pueden reorganizar sus propiedades en Analytics, lo que incluye moverlas de una cuenta a otra. |
| YouTube |
| Si un canal está conectado a una cuenta de marca, los usuarios pueden cambiar los propietarios y administradores del canal. |
Paso 3: Borra la cuenta duplicada
Una vez que los datos del usuario se consoliden en una sola cuenta, borra o archiva (según las políticas de retención de datos) la cuenta duplicada. De esta forma, se limpiará la lista de directorios y se garantizará que los usuarios solo tengan acceso a una sola cuenta de Google Workspace.
Opciones de migración para usuarios
Después de revisar el enfoque impulsado por el administrador para consolidar 2 cuentas de Google Workspace que existen en el mismo entorno, existe un enfoque alternativo a través de actividades de administración de cambios que pueden eliminar las complejidades técnicas.
Un enfoque impulsado por el usuario puede consistir en lo siguiente:
- Suposición: El usuario sigue teniendo acceso a ambas cuentas durante un período definido (como 1 mes).
- Correo electrónico: Los usuarios pueden reenviar correos electrónicos de la cuenta "antigua" a la cuenta "nueva".
- Calendario: La propiedad del evento se puede transferir a la cuenta "nueva".
- Drive: La propiedad del archivo se puede transferir a la cuenta "nueva".
Recomendaciones
- Comunicación clara sobre el cronograma que tiene el usuario para la consolidación automática
- Una vez que se complete el período, los administradores deben suspender las cuentas "antiguas" durante un período (como 3 meses) en caso de que el usuario identifique contenido no transferido.
Nota: Es posible que los servicios que no son principales no tengan una opción de transferencia de propiedad. Esto podría requerir que el usuario descargue los datos para que estén disponibles en la cuenta "nueva" a través de las opciones de importación.
Opciones de exportación
Los administradores y los usuarios también pueden optar por exportar sus datos de Google.
Organizaciones
Los administradores avanzados pueden exportar los datos de los usuarios de su organización a un archivo de Google Cloud.
Usuarios
Los usuarios individuales pueden descargar datos de Google con Google Takeout.
Nota: Google recomienda que los administradores activen Google Takeout solo para las cuentas de origen y solo durante el tiempo necesario para consolidar los datos.
Recursos
- Cómo combinar cuentas
- Matriz de productos de migración de Google Workspace
- Opciones para conservar los datos de exempleados
- APIs de Directory
- GAM (herramienta de línea de comandos)