מיזוג זהויות וביטול כפילויות

העברת דומיין ב-Google Workspace לא תומכת במיזוג של חשבונות משתמשים או בהסרת כפילויות בחשבונות. התרחיש הזה יכול לקרות במהלך מיזוג ורכישה (M&A), כשמשתמשים בחברה הנרכשת מקבלים חשבון שני בסביבת Google Workspace של החברה הרוכשת.

אם רוצים להגיע למצב שבו יש לכל משתמש רק חשבון אחד ב-Google Workspace, צריך לבצע פעולות נוספות אחרי השלמת תהליך ההעברה.

מדריך האיחוד הזה מיועד ללקוחות שיש להם משתמשים עם 2 חשבונות Google Workspace, אחד בסביבת המקור ואחד בסביבת היעד, ורוצים לאחד את החשבונות האלה בסביבת היעד אחרי שימוש בהעברת דומיין.

הכנה

חשוב לקבוע באיזה חשבון נמצאים הנתונים העיקריים של המשתמש (כמו אימייל, אירועים ביומן, Google Drive וגישה לאפליקציות של צד שלישי). זה החשבון שבו אנחנו רוצים שהמשתמש ישתמש אחרי השלמת האיחוד.

בתרחיש הזה, אנחנו מניחים שהמשתמש השתמש בעיקר בחשבון יחיד לניהול העסק במהלך 3 החודשים האחרונים. אם משתמש השתמש בשני החשבונות בדרכים שונות, ויש לו נתונים חדשים בשניהם, יכול להיות שהשיטה הזו לא תתאים או שתתאים רק באופן חלקי.

מיפוי של חשבונות המשתמשים במקור וביעד

יוצרים מיפוי בין חשבונות המשתמשים במקור ובחשבון היעד, לדוגמה:

  • userA@example.com > a.user@solarmora.com
  • userB@example.com > userB@solarmora.com

איתור חשבון המשתמש הראשי

מזהים איזה חשבון הוא החשבון הראשי של המשתמש. יש כמה שיטות לקבוע את זה:

  • הבנת אופי המיזוג והרכישה. במקרים רבים, חשבונות כפולים הוקצו למטרה ספציפית ונעשה בהם שימוש רק מדי פעם.
  • לשאול את המשתמש.
  • שימוש בדוח המשתמשים בחשבונות ב-Google Workspace כדי לקבל סקירה כללית של השימוש באפליקציות שונות, כולל:
    • הסטטוס של חשבונות המשתמשים
    • אחסון ב-Gmail
    • אחסון ב-Drive
    • סה"כ נפח אחסון
    • סה"כ הודעות אימייל
    • קבצים שנערכו
    • קבצים שנצפו
    • ‫Drive - זמן הפעילות האחרונה
  • כדי לבצע ניתוח מפורט של השימוש באימייל (במהלך 30 הימים האחרונים), אפשר להשתמש בחיפוש ביומן אימייל של Google Workspace:
    • הודעות שנשלחו לפני שעה עד 7 ימים, או טווח תאריכים שצוין ב-30 הימים האחרונים.
      הערה: בתוצאות החיפוש של הודעות מלפני יותר מ-30 יום מוצגים רק פרטי ההודעה אחרי המסירה.
    • פרטי ההודעה לאחר המסירה לא מוגבלים בזמן ותמיד נשמרים.
    • הודעות שמתקבלות ממשתמשים ב-Google Workspace בדומיינים שלכם או נשלחות אליהם.
    • הודעות שנשלחות לקבוצה בקבוצות Google ולרשימות תפוצה אחרות שכוללות את משתמשי Google Workspace שלכם.
  • בארגונים עם מהדורת Enterprise, אפשר להשתמש במרכז האבטחה כדי לראות את מסירת ההודעות.

אפשרויות העברה לאדמינים

אין כלי שמציע דרך מקיפה למיזוג של 2 חשבונות Google שכוללת את כל שירותי Google האפשריים. עם זאת, יש כמה אפשרויות לאיחוד ולמעבר של שירותי Google העיקריים, כמו Gmail,‏ Drive, יומן Google ואנשי קשר של Google.

בנוסף לשלבים שמפורטים בהמשך, ריכזנו כאן כמה המלצות שכדאי לזכור:

  • בודקים את כל תרחישי השימוש הידועים.
  • חשוב להעביר למשתמשים תוכנית ברורה לניהול שינויים, במיוחד אם יש שינוי באופן שבו הם נכנסים לחשבון או אם הם צריכים לשלוח אימייל מכתובת שמופיעה עכשיו ככתובת אימייל חלופית.

הערה: אם מדובר במספר קטן של משתמשים ונתונים, יכול להיות שהאפשרות הטובה ביותר היא לספק למשתמשים אפשרויות לשירות עצמי.

שלב 1. (אופציונלי) שינוי השם של חשבון היעד

אם חשבון סביבת המקור מוגדר כחשבון 'הראשי', שינוי השם של חשבונות היעד מצמצם את הצורך בהעברת נתונים.

לדוגמה, נניח שהמשתמש עם הכתובות user1@example.com ו-user1@solarmora.com הוא אותו משתמש, ושהחשבון 'הראשי' עם רוב הנתונים הוא user1@example.com. אחרי שתהליך העברת הדומיין מסתיים:

  1. שינוי השם של user1@solarmora.com > user1-OLD@solarmora.com
  2. הסרת user1@solarmora.com ככתובת אימייל חלופית ב-user1-OLD@solarmora.com
  3. שינוי השם של user1@example.com > user1@solarmora.com

הערה: משתמש1 נכנס עכשיו לחשבון באמצעות הכתובת user1@solarmora.com, אבל עדיין יכול לשלוח ולקבל אימיילים מהכתובת user1@example.com, כי היא מוגדרת ככתובת אימייל חלופית של החשבון.

נקודות מעקב

שלב 2. העברת נתונים בין חשבונות Google Workspace

לכל שירות ב-Google Workspace יש שיטה שונה לייצוא ולייבוא נתונים בין שני חשבונות Google Workspace.

פירוט מורחב מופיע במאמר הזה במרכז העזרה.

Gmail
  • המשתמשים יכולים להוריד את הנתונים שלהם ב-Gmail באמצעות Google Takeout
  • אם רוצים להעביר אימיילים מתיבות דואר ב-Gmail או לתיבות דואר ב-Gmail, אפשר להשתמש באפשרויות הבאות:
    • שירות להעברת נתונים
      • השירות להעברת נתונים הוא מוצר שזמין במסוף Google Admin, ואפשר להעביר באמצעותו אימיילים מחשבון Google Workspace אחד לחשבון אחר.
      • כל הנתונים שמועברים הם עותקים. הנתונים המקוריים לא מועברים ולא נמחקים, כך שהמשתמשים עדיין יכולים לגשת אליהם בחשבון המקור אחרי ההעברה.
      • הכלי מומלץ להעברות בקנה מידה קטן (1-100 משתמשים).
      • צריך להפעיל את IMAP בחשבון המקור במהלך ההעברה.
      • במהלך ההעברה, צריך להשבית את האימות הדו-שלבי (2SV) בחשבון המקור.
    • סקריפטים בהתאמה אישית באמצעות ממשקי Gmail API
    • סקריפטים בהתאמה אישית באמצעות GAM (כלי שורת פקודה)
    • ‫Google Workspace Migrate (מומלץ להעברות בקנה מידה גדול עם יותר מ-1,000 משתמשים)
    • מוצרים של צד שלישי
Drive
יומן Google
  • המשתמשים יכולים להוריד את הנתונים שלהם ביומן באמצעות Google Takeout או לייצא את יומן Google שלהם
  • משתמשים יכולים להעביר את היומנים שלהם לבעלים אחרים בחשבון חדש ב-Google Workspace
  • אדמינים יכולים להשתמש ב-Calendar API כדי לבצע את אותן פעולות באופן פרוגרמטי.
  • ‫Google Workspace Migrate (מומלץ להעברות בקנה מידה גדול עם יותר מ-1,000 משתמשים)
אנשי קשר מחשבון Google
  • המשתמשים יכולים לייצא את אנשי הקשר שלהם לקובץ CSV ואז לייבא אותם לחשבון החדש שלהם.
  • אדמינים יכולים להשתמש ב-People API כדי לבצע את אותן פעולות באופן פרוגרמטי.
  • ‫Google Workspace Migrate (מומלץ להעברות בקנה מידה גדול עם יותר מ-1,000 משתמשים)
Google Sites
בעלי אתר יכולים להעתיק את האתר לחשבון החדש ולשתף אותו עם משתמשים אחרים.
Google Analytics
משתמשים יכולים לארגן מחדש את הנכסים שלהם ב-Analytics, כולל העברה שלהם מחשבון אחד לחשבון אחר.
YouTube
אם הערוץ מקושר לחשבון מותג, המשתמשים יכולים לשנות את פרטי הבעלים והמנהלים של הערוץ.

שלב 3. מחיקת החשבון הכפול

אחרי שהנתונים של המשתמש אוחדו לחשבון אחד, מוחקים את החשבון הכפול או מעבירים אותו לארכיון (בהתאם למדיניות שמירת הנתונים). כך אפשר לנקות את רשימת הספרייה ולוודא שלמשתמשים יש גישה רק לחשבון Google Workspace אחד.

אפשרויות העברה למשתמשים

אחרי שקוראים את הגישה שמבוססת על אדמינים לאיחוד של שני חשבונות Google Workspace שקיימים באותה סביבה, אפשר להשתמש בגישה חלופית שמבוססת על פעילויות לניהול שינויים, שיכולה למנוע מורכבויות טכניות.

גישה שמבוססת על משתמשים יכולה לכלול את הפעולות הבאות:

  • הנחה: למשתמש תהיה גישה לשני החשבונות למשך תקופה מוגדרת (למשל, חודש אחד).
  • אימייל: המשתמשים יכולים להעביר אימיילים מהחשבון ה "ישן" לחשבון ה "חדש".
  • יומן: אפשר להעביר את הבעלות על אירועים לחשבון ה'חדש'.
  • ‫Drive: אפשר להעביר את הבעלות על קובץ לחשבון ה "חדש".

המלצות

  • תקשורת ברורה לגבי ציר הזמן שמוקצה למשתמש לאיחוד עצמי.
  • בסיום תקופת הזמן, אדמינים צריכים להשעות חשבונות "ישנים" למשך זמן מסוים (למשל, 3 חודשים) למקרה שהמשתמש יזהה תוכן שלא הועבר.

הערה: יכול להיות שלא תהיה אפשרות להעברת בעלות בשירותים שאינם שירותי ליבה. יכול להיות שהמשתמש יצטרך להוריד את הנתונים כדי שהם יהיו זמינים בחשבון ה "חדש" באמצעות אפשרויות ייבוא.

אפשרויות הייצוא

אדמינים ומשתמשים יכולים גם לבחור לייצא את הנתונים בחשבון Google שלהם.

ארגונים

סופר-אדמינים יכולים לייצא את נתוני המשתמשים בארגון לארכיון ב-Google Cloud.

משתמשים

משתמשים פרטיים יכולים להוריד הנתונים בחשבון Google באמצעות Google Takeout.

הערה: Google ממליצה לאדמינים להפעיל את Google Takeout רק בחשבונות המקור, ורק למשך הזמן שנדרש לאיחוד הנתונים.

משאבים