Fase 2: fazer com que as pessoas comecem a usar a IA

Na fase 2, os funcionários começam a usar a IA no trabalho diário. Você vai precisar oferecer treinamento, guias do usuário e suporte entre pares.

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Etapa 1: recrutar guias do Google como usuários iniciais

Recrute os primeiros usuários de cada departamento ou grupo importante para explorar e divulgar o uso da IA. Os guias do Google não precisam ser altamente técnicos, mas devem ser membros da equipe entusiastas e acessíveis, que estejam ansiosos para usar novas ferramentas.

Os guias do Google precisam ter tempo e interesse para:

  • Trabalhar com equipes para identificar casos de uso e mostrar às pessoas como usar as ferramentas
  • Oferecer suporte entre colegas realizando horários de atendimento, dando demonstrações e participando de fóruns da empresa
  • Compartilhar práticas recomendadas e histórias de sucesso em e-mails, postagens de blog ou newsletters
  • Coletar e transmitir feedback à equipe de adoção para determinar o que está funcionando bem e o que precisa de melhoria.

Etapa 2: fornecer guias de treinamento

Para que as pessoas aprendam no próprio ritmo, forneça materiais de treinamento sob demanda para usar os recursos de IA no Workspace. Baseie seus guias nos casos de uso e nas metas identificadas na fase 1 deste guia.

Etapa 3: oferecer treinamento inicial e suporte contínuo

Para ajudar as pessoas a mergulhar e usar a IA, ofereça treinamento presencial, facilite o acesso ao suporte e entre em contato regularmente para manter as pessoas engajadas.

Confira algumas boas maneiras de oferecer suporte e engajar os usuários:

  • Treinamentos iniciais , em que os Guias do Google se reúnem com cada equipe para demonstrar casos de uso da IA para a função deles.
  • Horário de atendimento semanal com a equipe de guias do Google, em que os usuários podem receber suporte individual
  • Um hub interno com acesso a todos os recursos de IA, como treinamentos sob demanda e horários de atendimento
  • espaço do Google Chat onde os usuários podem fazer perguntas, compartilhar casos de uso e interagir uns com os outros sobre o uso da IA. Saiba como criar um espaço
  • Competições amigáveis, como acompanhar e comemorar as propostas mais eficazes ou criativas
  • Perguntas frequentes, dicas e histórias de sucesso postadas no seu hub de IA ou compartilhadas por e-mail, postagens de blog ou newsletters
  • Pôsteres exibidos no local de trabalho com lembretes e dicas de IA

Realizar pesquisas curtas de "verificação de pulso"

Durante a fase 2, realize uma série de pesquisas curtas perguntando aos usuários sobre um recurso favorito que eles estão usando e como ele está funcionando. Use as respostas para criar perguntas frequentes, dicas e histórias de sucesso, além de identificar onde as pessoas podem precisar de mais suporte.

Dica:crie sua pesquisa facilmente no Formulários. Você recebe resultados instantâneos e pode resumir as respostas rapidamente com gráficos. Acesse Criar uma pesquisa no Formulários

Clique aqui para conferir exemplos de perguntas

Dica:peça ao Gemini para adaptar essas perguntas à sua organização. Para começar, acesse Dicas para escrever comandos para o Gemini.

Feedback específico do recurso

  • Com que frequência você usou o Gemini para Workspace na semana passada?
  • Na semana passada, qual recurso de IA você usou com mais frequência?
  • Como [recurso mencionado acima] ajudou você a realizar uma tarefa específica? Ele foi bem-sucedido?
  • Descreva o que você mais gosta no [recurso mencionado acima] e o que poderia ser melhorado.

Exploração aberta

  • Você teve alguma experiência positiva ou negativa com a IA esta semana?
  • Você encontrou algum obstáculo inesperado? Como você tentou superá-los?

Monitorar o uso e a atividade do Gemini

Quando as pessoas começarem a usar o Gemini com o Google Workspace, use o Admin Console para acompanhar a adoção e saber como o Gemini está usando os dados da sua empresa.

Acompanhar o uso da IA com relatórios

Consulte os relatórios do Gemini para acompanhar quantas pessoas estão usando o Gemini com o Google Workspace e com quais apps. Acompanhe o uso em toda a empresa, nas equipes ou por indivíduos.

Com os relatórios, você pode descobrir quais equipes ou indivíduos são usuários avançados ou quem tem taxas de adoção baixas e pode precisar de mais treinamento em IA. Você também pode ter insights sobre a adoção de diferentes casos de uso. Por exemplo, sua equipe de engenharia pode estar usando o Gemini no Google Docs para melhorar a comunicação, mas não está aproveitando os recursos do Gemini no Meet, como resumos de reuniões e anotações.

Saiba como: analisar o uso do Gemini na sua organização

Como o Gemini usa dados da empresa

Ao responder aos comandos dos usuários, o Gemini acessa o conteúdo do Google Drive. Para saber qual conteúdo foi acessado, execute pesquisas no registro de auditoria do Drive. Por exemplo, se o Gemini acessar dados de um conjunto de arquivos em resposta a uma consulta do usuário, um evento será gerado para cada arquivo acessado.

Saiba mais: registros de auditoria para o Gemini com a atividade do Google Workspace