Phase 1: Vorbereitung auf die Einführung von KI

In Phase 1 machen Sie Ihre Mitarbeiter mit den KI-Funktionen in Workspace vertraut und zeigen ihnen, wie sie diese effektiv in ihrer Arbeit einsetzen können. Planen Sie auch eine Reihe von Mitteilungen, um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Themen in diesem Hilfeartikel

Schritt 1: KI-Stakeholder einbeziehen

Um die Einführung von KI in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen, sollten Sie die folgenden Stakeholder einbeziehen, die jeweils eine strategische Rolle spielen. Je nach Größe Ihres Unternehmens können dies Einzelpersonen, Teams oder eine Person sein, die mehrere Rollen übernimmt.

Executive Sponsor

Diese Person ist in der Regel eine Führungskraft auf C-Ebene und:

  • Sie ist das Gesicht des Wandels in Ihrem Unternehmen, indem sie die Vorteile von KI bekannt macht und kommuniziert.
  • Sie stimmt andere Führungskräfte und das Management auf dieselben Ziele ab.
  • Sie weist anderen Stakeholdern Ressourcen zu.
  • Sie hilft bei der Definition von Strategien und Projekten.

Google Workspace-Administrator

Diese Person kann die Admin-Konsole für Folgendes verwenden:

  • Sicherstellen, dass KI den Sicherheits- und Datenrichtlinien Ihres Unternehmens entspricht
  • Zugriff der Nutzer auf KI-Funktionen verwalten
  • KI-Nutzung und -Aktivitäten überwachen
  • Über neue Funktionen und Alphaprogramme auf dem Laufenden bleiben

Weitere Informationen finden Sie unten unter KI-Funktionen und -Richtlinien einrichten.

Einführungsteam

Dieses Team besteht aus Entscheidungsträgern und Führungskräften, die:

  • Änderungen innerhalb von Abteilungen befürworten
  • Beim Definieren von KI-Anwendungsfällen und -Zielen helfen
  • Erinnerungen zu Schulungen, Support und Erfolgsgeschichten senden
  • Status und Ergebnisse an die Führungsebene weitergeben

Google-Guides

Das sind erste Nutzer, die:

  • Die Nutzung von KI bei Kollegen befürworten
  • Peer-to-Peer-Support bieten, z. B. während der Sprechstunden.
  • Feedback und Erkenntnisse für die Führungsebene und die Einführungsteams sammeln

Weitere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Leitfaden unter Google-Guides als erste Nutzer gewinnen.

Zurück nach oben

Schritt 2: Eine Baseline-Nutzerumfrage durchführen

Als Nächstes befragen Sie die Mitarbeiter, um die aktuellen Herausforderungen bei ihrer Arbeit zu verstehen und herauszufinden, wie KI ihnen helfen kann. Die Antworten, die Sie jetzt erhalten, können Ihnen helfen, im nächsten Schritt KI-Anwendungsfälle und -Ziele zu definieren. Außerdem verwenden Sie diese Baseline-Informationen, um in Phase 3 dieses Einführungsplans die Auswirkungen und den Erfolg zu messen.

Tipp:Erstellen Sie die Umfrage ganz einfach in Google Formulare. Sie erhalten sofort Ergebnisse und können die Antworten in Diagrammen und Grafiken anschaulich aufbereiten. Weitere Informationen

Klicken Sie hier, um Beispielfragen für Umfragen aufzurufen.

Tipp:Sie können Gemini bitten, diese Fragen für Ihre Organisation anzupassen. Weitere Informationen zu Tipps zum Schreiben von Prompts für Gemini

Ihr Hintergrund

  • Wie lautet Ihre Berufsbezeichnung oder Position?
  • Wie vertraut sind Sie mit generativer KI? (Skala 1–5)
  • Wie vertraut sind Sie mit dem Schreiben bzw. Erstellen von Prompts? (Skala 1–5)

Aktuelle Erfahrung

  • Wie hilfreich sind Ihre vorhandenen Workspace-Apps bei Ihrer täglichen Arbeit (Gmail, Docs, Sheets, Präsentationen, Chat usw.)? (Skala 1–5)
  • Wie gern verwenden Sie Workspace-Apps für tägliche Aufgaben? (Skala 1–5)

Erwartungen

  • Bei welchen Geschäftsprozessen benötigen Sie zu viel Zeit oder denken Sie, dass Gemini helfen könnte, diese zu beschleunigen?
  • Wie könnte Ihre Bildungseinrichtung als Ganzes von Gemini profitieren?

Zurück nach oben

Schritt 3: Anwendungsfälle und Ziele definieren

Um einen tatsächlichen geschäftlichen Nutzen aus KI zu ziehen, müssen Sie genau festlegen, wie KI Ihren Mitarbeitern bei ihrer täglichen Arbeit helfen kann:

  1. Sehen Sie sich die verfügbaren KI-Funktionen in Workspace an, z. B. Formuliere für mich in Gmail oder Docs oder das Erstellen von Videos mit Google Vids. Liste der KI-Funktionen ansehen
  2. Definieren Sie für jede Abteilung oder Berufsbezeichnung spezifische Anwendungsfälle für diese Funktionen.

  3. Listen Sie für jede Gruppe von Beispielen die Ziele auf, die Sie erreichen möchten, basierend auf dem, was für Ihr Unternehmen wichtig ist.

    Tipp: Legen Sie messbare Ziele basierend auf Produktivität, Arbeitsqualität, Mitarbeiter und Kundenzufriedenheit sowie Workflows fest. Sie verwenden diese Ziele später, um die Auswirkungen und Erfolgsmetriken zu verfolgen.

Hier sind einige Berufsbezeichnungen und Anwendungsfälle, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Produkt- und Entwicklungsteam

Anwendungsfälle

Produktentwicklung :

  • Ideen und Kunden-Storys für neue Produkte entwickeln
  • Produkt- und Entwicklungsspezifikationen entwerfen
  • Nutzerfeedback analysieren und zusammenfassen
  • Aufgaben aus Besprechungsnotizen oder ‑transkripten erstellen
Ziele
  • Produktentwicklung beschleunigen
  • Kommunikation zwischen Geschäfts- und Entwicklungsteams verbessern
  • Qualität neuer Produkte verbessern
  • Overhead reduzieren, um Zeit für technische Aufgaben zu gewinnen

Personalabteilung

Weitere Beispiele:Gemini für die Personalabteilung verwenden

Anwendungsfälle

Rekrutierung und Onboarding :

  • Stellenbeschreibungen verfassen
  • Benutzerdefinierte E-Mails zur Kontaktaufnahme mit Bewerbern entwerfen
  • Vorstellungsgespräche vorbereiten

Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitern :

  • Lehrpläne oder Skripts für Richtlinientrainings entwickeln
  • Storytelling in Schulungen verbessern
Ziele
  • Zeit beim Brainstorming und der Entwicklung von Inhalten sparen
  • Erfahrung von Bewerbern bei der Bewerbung verbessern
  • Qualität von Schulungs- und Richtliniendokumenten verbessern
  • Zufriedenheit der Mitarbeiter mit internen Schulungen steigern

IT-Administratoren

Anwendungsfälle

Dokumentation und Kommunikation :

  • Wissensdatenbankartikel und Nutzerleitfäden entwerfen
  • Ankündigungen zu technischen Richtlinien oder Änderungen entwerfen
  • Mit NotebookLM einen zentralen Wissens-Hub erstellen
Ziele
  • Qualität der Dokumentation verbessern
  • Erfahrung der Mitarbeiter mit der technischen Kommunikation verbessern
  • Teams mit zentraler Informationsfreigabe auf dem Laufenden halten
  • Zeit gewinnen, um sich auf IT-Prioritäten zu konzentrieren

Marketing

Weitere Beispiele:Gemini für Marketing verwenden

Anwendungsfälle

Entwicklung von Inhalten :

  • Ideen für Blogposts, Website-Texte und Social-Media-Beiträge entwickeln
  • Wettbewerbsanalysen durchführen
  • Kreative Kurzanleitungen und Whitepapers erstellen
Ziele
  • Den kreativen Prozess beschleunigen
  • Glaubwürdigkeit und Relevanz auf dem Markt steigern
  • Zeit bis zum Start von Kampagnen verkürzen

Vertrieb

Weitere Beispiele: Gemini für den Vertrieb verwenden

Anwendungsfälle

Akquise :

  • Personalisierte Kontaktaufnahme generieren
  • Kunden-Personas ansprechen
  • Recherche und Suche nach potenziellen Kunden beschleunigen

Ansprechende Inhalte erstellen :

  • Schnell vor Ort antworten
  • Schreibblockaden überwinden
Ziele
  • Ausgabe und Qualität von Inhalten steigern
  • Conversion steigern

Zurück nach oben

Schritt 4: KI-Funktionen und -Richtlinien einrichten

Wenn Sie Google Workspace mit Gemini verwenden, gelten dieselben Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen auf Unternehmensniveau wie für die übrigen Workspace-Dienste. Weitere Informationen finden Sie im Privacy Hub.

Außerdem haben Sie die folgenden Kontroll- und Überwachungsmöglichkeiten für die Verarbeitung Ihrer Daten durch Gemini und für die Nutzung der Funktionen durch bestimmte Nutzer.

Sicherheit und Governance verwalten

In der Admin-Konsole haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • KI-basierte Klassifizierungslabels anwenden , um zu verhindern, dass Gemini auf sensible Nutzerdaten zugreift. Weitere Informationen
  • Richtlinien für die Datenverarbeitung festlegen , die Gemini einhalten muss. Weitere Informationen zu Data Loss Prevention (DLP) und Daten Regionen.
  • Smarte Funktionen verwenden , um festzulegen, ob Gemini Daten von Nutzern an andere Google-Produkte weitergeben darf. Weitere Informationen

Zugriff auf KI-Funktionen verwalten

Sie können die folgenden Funktionen auch für Nutzer, Teams oder Ihre gesamte Organisation aktivieren oder deaktivieren:

Zurück nach oben

Schritt 5: Kommunikation der Änderung planen

Um das Interesse der Nutzer an KI aufrechtzuerhalten, sollten Sie regelmäßig Erinnerungen, Tipps und Updates zu Unternehmensstrategien senden.

Zeitplan für die Kommunikation auf einen Blick

Hier ist ein Beispielplan für die Kommunikation in den drei Phasen der Einführung.

Phase 1: Vorbereitung Phase 2: KI verwenden Phase 3: Messen und erweitern

Ankündigung an das Unternehmen

Executive-Video senden

Baseline-Umfrage durchführen

Trainingswebsite starten

Google-Guides finden

KI-Roadshow veranstalten

Erinnerungen senden

Kurze Umfragen durchführen

Umfrage zu den Auswirkungen durchführen

Erfolgsgeschichten teilen

Tipps und Tricks posten

Neue Funktionen ankündigen

Tipp:Mit Gemini können Sie Ihre Mitteilungen schneller verfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Tipps zum Schreiben von Prompts für Gemini

Ideen zur Weiterverbreitung

  • Kickoff-Ankündigung: Beginnen Sie mit einer E-Mail- oder Videoankündigung Ihres Executive Sponsors, in der die KI-Funktionen und ihre Vorteile für die Mitarbeiter vorgestellt werden.
  • KI-Roadshow: Lassen Sie erste Nutzer mit Teams zusammenkommen, um Anwendungsfälle zu demonstrieren, die auf dieses Team zugeschnitten sind.
  • Newsletter und Erinnerungen: Senden Sie diese wöchentlich, um KI-Tipps, ‑Strategien und ‑Erfolgsgeschichten zu teilen.
  • Umfragen : Führen Sie in jeder Phase Umfragen durch, um Feedback zu erhalten und die Auswirkungen zu messen
  • Poster: Zeigen Sie am Arbeitsplatz Grafiken mit den wichtigsten Anwendungsfällen oder Prompts an.

Zurück nach oben