ในระยะที่ 1 ให้แนะนำ
พนักงานเกี่ยวกับฟีเจอร์ AI ใน Workspace และระบุวิธีใช้ฟีเจอร์ดังกล่าวให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน
นอกจากนี้ ให้วางแผนชุดการสื่อสารเพื่อให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมอยู่เสมอ
ในหน้านี้
- ขั้นตอนที่ 1: ดึงดูดผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับ AI
- ขั้นตอนที่ 2: ทำแบบสำรวจผู้ใช้พื้นฐาน
- ขั้นตอนที่ 3: ระบุกรณีการใช้งานและเป้าหมาย
- ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าฟีเจอร์และนโยบาย AI
- ขั้นตอนที่ 5: วางแผนวิธีสื่อสารข้อมูลการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนที่ 1: ดึงดูดผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับ AI
หากต้องการปรับขนาดการใช้งาน AI ทั่วทั้งบริษัท ให้รวบรวมผู้มีส่วนเกี่ยวข้องต่อไปนี้ ซึ่งแต่ละคนจะมีบทบาทในเชิงกลยุทธ์ของการดำเนินการ ซึ่งบุคคลเหล่านี้อาจเป็นบุคคล ทีม หรือบุคคลหนึ่งๆ ที่อาจต้องทำหน้าที่หลายอย่าง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร
|
|
|
|
ผู้สนับสนุนระดับผู้บริหารบุคคลนี้มักจะเป็นผู้บริหารระดับ C ซึ่งมีหน้าที่ดังต่อไปนี้
|
|
|
|
|
ผู้ดูแลระบบ Google Workspaceบุคคลนี้สามารถใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบเพื่อดำเนินการต่อไปนี้ได้
ดูข้อมูลเพิ่มเติมด้านล่างในหัวข้อตั้งค่าฟีเจอร์และนโยบาย AI |
|
|
|
|
ทีมสนับสนุนการใช้งานทีมนี้ประกอบด้วยผู้มีอำนาจตัดสินใจและผู้นำทางธุรกิจที่มีหน้าที่ดังนี้
|
|
|
|
|
Google Guideผู้ใช้กลุ่มแรกสุดที่เปิดรับการใช้งานซึ่งจะทำหน้าที่ดังนี้
ดูข้อมูลเพิ่มเติมในส่วน รับ Google Guide เป็นผู้ใช้งานกลุ่มแรก ในคู่มือนี้ |
|
|
|
ขั้นตอนที่ 2: ทำแบบสำรวจผู้ใช้พื้นฐาน
ขั้นต่อไปคือการสำรวจความคิดเห็นของพนักงานเพื่อทําความเข้าใจความท้าทายในปัจจุบันในการทำงานและวิธีที่พวกเขาคิดว่า AI อาจช่วยได้ คําตอบที่คุณได้รับในขั้นตอนนี้จะช่วยระบุกรณีการใช้งานและเป้าหมายของ AI ในขั้นตอนถัดไป นอกจากนี้ คุณจะใช้ข้อมูลพื้นฐานนี้เพื่อวัดผลลัพธ์และความสำเร็จในระยะที่ 3 ของแผนการนำไปใช้นี้ด้วย
เคล็ดลับ: สร้างแบบสำรวจได้ง่ายๆ ในฟอร์ม คุณจะได้รับผลลัพธ์ทันที และสรุปคำตอบได้อย่างรวดเร็วด้วยแผนภูมิและกราฟ ไปที่สร้างแบบสำรวจในฟอร์ม
คลิกที่นี่เพื่อดูตัวอย่างคำถามในแบบสำรวจ
เคล็ดลับ: ขอความช่วยเหลือจาก Gemini ในการปรับคำถามเหล่านี้ให้เหมาะกับองค์กรของคุณ หากต้องการเริ่มต้นใช้งาน โปรดไปที่ เคล็ดลับในการเขียนพรอมต์สำหรับ Gemini
พื้นหลังของคุณ
- ตำแหน่งงานและบทบาทของคุณคืออะไร
- คุณมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ Generative AI มากน้อยเพียงใด (จาก 1-5)
- คุณมีประสบการณ์ในการเขียนพรอมต์หรือการออกแบบพรอมต์มากน้อยเพียงใด (จาก 1-5)
ประสบการณ์ปัจจุบัน
- แอป Workspace ที่มีอยู่ (Gmail, เอกสาร, ชีต, สไลด์, Chat และอื่นๆ) มีประโยชน์กับงานประจำวันของคุณมากน้อยเพียงใด (จาก 1-5)
- คุณสนุกกับการใช้แอป Workspace เพื่อทำงานประจำวันมากน้อยเพียงใด (จาก 1-5)
ความคาดหวัง
- การทำงานด้านธุรกิจในส่วนใดที่คุณคิดว่าใช้เวลามากเกินไปหรือคิดว่า Gemini อาจช่วยลดเวลาลงได้
- คุณคิดว่า Gemini อาจช่วยองค์กรในวงกว้างได้อย่างไรบ้าง
ขั้นตอนที่ 3: ระบุกรณีการใช้งานและเป้าหมาย
หากต้องการรับประโยชน์ด้านธุรกิจอย่างแท้จริงจาก AI ให้ระบุวิธีที่ AI จะช่วยพนักงานในการทำงานประจำวันได้
- ตรวจสอบฟีเจอร์ AI ที่มีใน Workspace เช่น ช่วยฉันเขียนใน Gmail หรือเอกสาร หรือการสร้างวิดีโอด้วย Google Vids ดูรายการฟีเจอร์ AI
- ระบุกรณีการใช้งานที่เฉพาะเจาะจงของฟีเจอร์เหล่านี้สำหรับแต่ละแผนกหรือบทบาทงาน
สำหรับตัวอย่างแต่ละชุด ให้ระบุเป้าหมายที่คุณหวังว่าจะบรรลุได้ โดยอิงตามสิ่งที่สำคัญต่อธุรกิจ
เคล็ดลับ: ตั้งเป้าหมายที่วัดผลได้โดยอิงตามประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพงาน ความพึงพอใจของพนักงาน และ ความพึงพอใจของลูกค้า รวมถึง เวิร์กโฟลว์ ซึ่งคุณจะใช้เป้าหมายเหล่านี้ในภายหลังเพื่อติดตามเมตริกผลลัพธ์และความสําเร็จ
บทบาทงานและกรณีการใช้งานบางส่วนที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้มีดังนี้
ผลิตภัณฑ์และวิศวกรรม
| กรณีการใช้งาน |
การพัฒนาผลิตภัณฑ์:
|
|---|---|
| เป้าหมาย |
|
ฝ่ายกฎหมายและฝ่ายปฏิบัติการด้านบุคลากร
ดูตัวอย่างเพิ่มเติม: ใช้ Gemini สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล
| กรณีการใช้งาน |
การสรรหาและการอบรมพนักงานใหม่:
การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน:
|
|---|---|
| เป้าหมาย |
|
ผู้ดูแลระบบไอที
| กรณีการใช้งาน |
เอกสารและการสื่อสาร:
|
|---|---|
| เป้าหมาย |
|
การตลาด
ดูตัวอย่างเพิ่มเติม: ใช้ Gemini สำหรับการตลาด
| กรณีการใช้งาน |
การพัฒนาเนื้อหา:
|
|---|---|
| เป้าหมาย |
|
ฝ่ายขาย
ดูตัวอย่างเพิ่มเติม: ใช้ Gemini สำหรับฝ่ายขาย
| กรณีการใช้งาน |
การหาลูกค้าใหม่:
สร้างเนื้อหาที่น่าสนใจ:
|
|---|---|
| เป้าหมาย |
|
ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าฟีเจอร์และนโยบาย AI
เมื่อใช้ Google Workspace พร้อม Gemini คุณจะได้รับการรักษาความปลอดภัยและการคุ้มครองข้อมูลระดับองค์กรเช่นเดียวกับบริการอื่นๆ ของ Workspace โปรดดูรายละเอียดที่ ฮับด้านความเป็นส่วนตัว
นอกจากนี้ คุณยังมีสิทธิ์ควบคุมและดูแลต่อไปนี้ถึงวิธีที่ Gemini จัดการกับข้อมูลของคุณ รวมถึงสิทธิ์ควบคุมว่าใครจะใช้ฟีเจอร์ใดได้บ้าง
จัดการการรักษาความปลอดภัยและการกำกับดูแล
คุณสามารถใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบเพื่อดำเนินการต่อไปนี้ได้
- ใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทโดย AI เพื่อป้องกันไม่ให้ Gemini เข้าถึงข้อมูลผู้ใช้ที่ละเอียดอ่อน ดูวิธีการ
- กำหนดนโยบายการจัดการข้อมูล ที่ Gemini จะปฏิบัติตาม โดยไปที่ การป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) และ เขตข้อมูล
- ใช้ฟีเจอร์อัจฉริยะ เพื่อควบคุมว่า Gemini จะแชร์ข้อมูลของผู้ใช้กับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google ได้หรือไม่ ดูวิธีการ
จัดการสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์ AI
นอกจากนี้ คุณยังเปิดหรือปิดฟีเจอร์ต่อไปนี้สำหรับผู้ใช้ ทีม หรือทั้งองค์กรได้ด้วย
- แอป Gemini ดูวิธีการ
- Gemini ในแอปใน Workspace แต่ละแอป เช่น Gmail, ไดรฟ์ หรือเอกสาร ดูวิธีการ
- NotebookLM ดูวิธีการ
- Google Vids ดูวิธีการ
- การจดโน้ตด้วย AI ในการประชุม Meet ดูวิธีการ
- ส่วนขยาย Workspace ในแอป Gemini ดูวิธีการ
ขั้นตอนที่ 5: วางแผนวิธีสื่อสารข้อมูลการเปลี่ยนแปลง
คอยช่วยเตือน แนะนำเคล็ดลับ และอัปเดตกลยุทธ์ของบริษัทอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมกับ AI ต่อไป
ไทม์ไลน์การสื่อสารโดยย่อ
ต่อไปนี้คือตัวอย่างแผนสำหรับการจัดเตรียมการสื่อสารใน 3 ระยะของการใช้งาน
| ระยะที่ 1: เตรียมพร้อม | ระยะที่ 2: ใช้ AI | ระยะที่ 3: วัดผลและขยายผล |
|---|---|---|
|
ประกาศทั่วบริษัท
|
รับ Google Guide
|
ทำแบบสำรวจผลลัพธ์
|
เผยแพร่วิดีโอจากผู้บริหารเคล็ดลับ: เขียนข้อความสื่อสารได้เร็วขึ้นโดยใช้ Gemini หากต้องการเริ่มต้นใช้งาน โปรดไปที่ เคล็ดลับในการเขียนพรอมต์สำหรับ Gemini
ไอเดียในการเผยแพร่ข่าวสาร
- ประกาศเริ่มต้น—เริ่มต้นด้วยอีเมลหรือวิดีโอประกาศจากผู้สนับสนุนระดับผู้บริหาร ซึ่งจะแนะนำฟีเจอร์ AI และประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับ
- โร้ดโชว์ AI—ให้ผู้เริ่มใช้งานระยะแรกได้พบกับทีมเพื่อสาธิตกรณีการใช้งาน ที่ปรับให้เหมาะกับทีมนั้นๆ
- จดหมายข่าวและการช่วยเตือน—ส่งจดหมายข่าวและการช่วยเตือนเหล่านี้ออกไปทุกสัปดาห์เพื่อรายงานเคล็ดลับเกี่ยวกับ AI กลยุทธ์ และเรื่องราวความสำเร็จ
- แบบสำรวจ \- ทำแบบสำรวจในแต่ละระยะเพื่อรวบรวมความคิดเห็นและวัดผลลัพธ์
- โปสเตอร์—แสดงภาพในที่ทํางานที่ไฮไลต์กรณีการใช้งานยอดนิยม หรือพรอมต์