Fase 1: Preparación para la adopción de la IA

En la fase 1, presenta a tus empleados las funciones basadas en IA de Workspace y explica cómo pueden usarlas de manera eficaz en sus trabajos. También planifica una serie de comunicaciones para mantener la participación de las personas.

Contenido de esta página

• Paso 1: Involucra a las partes interesadas de la IA
• Paso 2: Realiza una encuesta de usuarios de referencia
• Paso 3: Identifica los casos de uso y los objetivos
• Paso 4: Configura las funciones y políticas potenciadas por IA
• Paso 5: Planifica cómo comunicar el cambio

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Paso 1: Involucra a las partes interesadas en la IA

Para ampliar la adopción de la IA en toda tu empresa, recurre a las siguientes partes interesadas, cada una de las cuales desempeñará un rol estratégico. Según el tamaño de tu organización, pueden ser personas individuales, equipos de personas o una persona puede tener varios roles.

	Patrocinador ejecutivo Por lo general, es un líder de nivel C y hace lo siguiente: Anuncia y difunde los beneficios de la IA, y actúa como la cara del cambio de tu empresa. Alinea a otros líderes y administradores con los mismos objetivos Asigna recursos a otras partes interesadas Ayuda a definir estrategias y proyectos
	administrador de Google Workspace Esta persona puede usar la Consola del administrador para realizar las siguientes acciones: Garantiza el cumplimiento de la IA con las políticas de seguridad y datos de tu empresa Administra el acceso de los usuarios a las funciones potenciadas por IA Supervisa el uso y la actividad de la IA Mantente al tanto de las nuevas funciones y los programas alfa Obtén más información en Configura las políticas y las funciones basadas en IA.
	Equipo de adopción Este equipo incluye a los responsables de la toma de decisiones y a los líderes empresariales que hacen lo siguiente: Cambio de campeón dentro de los departamentos Ayuda a definir los casos de uso y los objetivos de la IA Enviar recordatorios sobre capacitaciones, asistencia e historias de éxito Compartir el estado y los resultados con el liderazgo
	Guías de Google Estos son los usuarios pioneros que cumplen con los siguientes requisitos: Promueve el uso de la IA entre tus compañeros de trabajo Brinda asistencia entre pares, por ejemplo, a través de sesiones de consulta. Recopila comentarios y estadísticas para los equipos de adopción y ejecutivo Obtén más información más adelante en esta guía en Cómo reclutar a Google Guides como usuarios pioneros

Paso 2: Realiza una encuesta de usuarios de referencia

A continuación, realiza una encuesta entre los empleados para comprender los desafíos actuales en su trabajo y cómo creen que la IA podría ayudar. Las respuestas que obtengas ahora pueden ayudarte a identificar los casos de uso y los objetivos de la IA en el siguiente paso. También usarás esta información de referencia para medir el impacto y el éxito en la fase 3 de este plan de adopción.

Sugerencia: Crea tu encuesta fácilmente en Formularios. Obtienes resultados instantáneos y puedes resumir las respuestas de un vistazo con gráficos. Ve a Cómo crear una encuesta en Formularios.

Paso 3: Identifica los casos de uso y los objetivos

Para obtener valor empresarial real de la IA, identifica formas específicas en las que la IA puede ayudar a tus empleados en su trabajo diario:

1. Revisa las funciones potenciadas por IA disponibles en Workspace, como Ayúdame a escribir en Gmail o Documentos, o la creación de videos con Google Vids. Ver una lista de las funciones basadas en IA
2. Para cada departamento o rol laboral, identifica casos de uso específicos de estas funciones.

3. Para cada conjunto de ejemplos, enumera los objetivos que esperas alcanzar en función de lo que es importante para tu empresa.

   Sugerencia: Establece objetivos medibles basados en la productividad, la calidad del trabajo, la satisfacción de los empleados y la satisfacción del cliente, y los flujos de trabajo. Usarás estos objetivos más adelante para hacer un seguimiento del impacto y las métricas de éxito.

Estos son algunos roles laborales y casos de uso para que comiences.

Ingeniería y producto

Casos de uso	Desarrollo de productos: Generar ideas y casos de éxito de clientes para productos nuevos Redacta las especificaciones de ingeniería y del producto Analiza y resume los comentarios de los usuarios Generar elementos de acción a partir de notas o transcripciones de reuniones
Objetivos	Acelera el desarrollo de productos Mejora la comunicación entre los equipos de ingeniería y de negocios Mejora la calidad de los productos nuevos Reducir la sobrecarga para liberar tiempo para el trabajo técnico

RR.HH. y Operaciones de personal

Obtén más ejemplos: Usa Gemini para Recursos Humanos

Casos de uso	Incorporación y contratación: Escribe descripciones de empleos Redactar correos electrónicos personalizados para comunicarse con los candidatos a un empleo Prepárate para las entrevistas Capacitación y desarrollo de los empleados: Desarrollar planes de estudios o guiones para la capacitación sobre políticas de la empresa Mejora la narración en tus capacitaciones
Objetivos	Ahorra tiempo en la generación de ideas y el desarrollo de contenido Mejora la experiencia de los candidatos en la solicitud de empleo Mejorar la calidad de las capacitaciones y los resúmenes de políticas Aumenta la satisfacción de los empleados con la capacitación interna

Administradores de TI

Casos de uso	Documentación y comunicaciones: Redactar artículos de la base de conocimiento y guías del usuario Borradores de anuncios de políticas o cambios técnicos Crea un centro de conocimiento centralizado con NotebookLM
Objetivos	Mejorar la calidad de la documentación Mejora la experiencia de los empleados con las comunicaciones técnicas Mantener a los equipos actualizados con el uso compartido de información centralizada Liberar tiempo para enfocarse en las prioridades de TI

Marketing

Obtén más ejemplos: Usa Gemini para marketing

Casos de uso	Desarrollo de contenido: Genera ideas para entradas de blog, textos de sitios web y publicaciones en redes sociales Investiga análisis de la competencia Redacta resúmenes creativos y documentos técnicos.
Objetivos	Acelera el proceso creativo Aumentar la credibilidad y la relevancia en el mercado Acelera el lanzamiento de las campañas de tiempo

Ventas

Obtén más ejemplos: Usa Gemini para ventas

Casos de uso	Obtener clientes potenciales: Genera mensajes personalizados para la comunicación Arquetipos de clientes objetivo Investiga y acelera la búsqueda de clientes potenciales de ventas Crea contenido atractivo: Responde rápidamente en el campo Supera el bloqueo del escritor
Objetivos	Aumentar la cantidad y la calidad del contenido Aumenta las conversiones

Paso 4: Configura las funciones y políticas de IA

Cuando usas Google Workspace con Gemini, obtienes la misma seguridad y protección de datos de nivel empresarial que el resto de Workspace. Para obtener más detalles, visita nuestro Centro de privacidad.

Además, tienes los siguientes controles y supervisión sobre cómo Gemini maneja tus datos y quién puede usar qué funciones.

Administra la seguridad y la administración

Puedes usar la Consola del administrador para realizar las siguientes acciones:

• Aplica etiquetas de clasificación por IA para evitar que Gemini acceda a datos del usuario sensibles. Más información
• Establece políticas de tratamiento de datos que Gemini seguirá. Ve a Prevención de pérdida de datos (DLP) y regiones de datos.
• Usar funciones inteligentes para controlar si Gemini puede compartir los datos de los usuarios con otros productos de Google Más información

Administra el acceso a las funciones potenciadas por IA

También puedes activar o desactivar las siguientes funciones para usuarios, equipos o toda tu organización:

• App de Gemini. Obtén más información
• Gemini en cada app de Workspace, como Gmail, Drive o Documentos Más información
• NotebookLM. Más información
• Google Vids. Más información
• Toma de notas con IA en las reuniones de Meet Más información
• Extensiones de Workspace en la app de Gemini. Obtén más información

Paso 5: Planifica cómo comunicar el cambio

Para mantener la participación de los usuarios con la IA, mantén un flujo constante de recordatorios, sugerencias y actualizaciones sobre las estrategias de la empresa.

Cronograma de comunicaciones de un vistazo

Este es un plan de muestra para organizar tus comunicaciones en las 3 fases de adopción.

Fase 1: Preparación	Fase 2: Usa la IA	Fase 3: Medición y expansión
Anunciar a la empresa Video de ejecutivo de Air Realiza una encuesta de referencia Iniciar el sitio de capacitación	Reclutamiento de Guías de Google Organiza una presentación itinerante sobre la IA Enviar recordatorios Realiza encuestas breves	Realiza una encuesta de impacto Comparte historias de éxito Sugerencias para publicaciones Anuncia nuevas funciones

Nota: Acelera la redacción de tus comunicaciones con Gemini. Para comenzar, consulta Sugerencias para escribir instrucciones para Gemini.

Ideas para correr la voz

• Anuncio de lanzamiento: Comienza con un anuncio por correo electrónico o video de tu patrocinador ejecutivo en el que se presenten las funciones basadas en IA y sus beneficios para los empleados.
• Gira de IA: Haz que los usuarios pioneros se reúnan con los equipos para mostrarles casos de uso personalizados para cada equipo.
• Boletines informativos y recordatorios: Envíalos semanalmente para informar sobre sugerencias, estrategias y casos de éxito relacionados con la IA.
• Encuestas: Realiza encuestas en cada fase para recopilar comentarios y medir el impacto.
• Posters: Muestra imágenes en el lugar de trabajo que destaquen los principales casos de uso o instrucciones.