Phase 2 : Inciter les collaborateurs à utiliser l'IA

Au cours de la phase 2, demandez aux employés de se familiariser avec l'IA et de commencer à l'utiliser dans leurs tâches quotidiennes. Vous devrez leur proposer des formations, des guides utilisateur et une assistance entre pairs.

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Étape 1 : Recrutez des guides Google comme utilisateurs de la première heure

Recrutez des utilisateurs de la première heure dans les principaux services ou groupes pour explorer et promouvoir l'utilisation de l'IA. Les guides Google n'ont pas besoin d'être très techniques, mais ils doivent être enthousiastes et être des membres d'équipe "ressources" qui ont hâte d'utiliser de nouveaux outils.

Vos guides Google doivent être disponibles et motivés pour :

  • collaborer avec les équipes afin d'identifier des cas d'utilisation et de montrer aux utilisateurs comment utiliser les outils ;
  • fournir une assistance entre pairs en organisant des permanences, en faisant des démonstrations et en participant aux forums de l'entreprise ;
  • partager les bonnes pratiques et des témoignages par e-mail, dans des articles de blog ou dans des newsletters ;
  • recueillir et transmettre les commentaires à l'équipe chargée de l'adoption afin de déterminer ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré.

Étape 2 : Fournissez des guides de formation

Pour que les collaborateurs puissent apprendre à leur rythme, fournissez des supports de formation à la demande sur l'utilisation des fonctionnalités d'IA dans Workspace. Basez vos guides sur les cas d'utilisation et les objectifs que vous avez identifiés lors de la phase 1 de ce guide.

Étape 3 : Proposez une formation initiale et une assistance continue

Pour aider les collaborateurs à se familiariser avec l'IA et à l'utiliser, proposez des formations en présentiel, facilitez l'accès à l'assistance et contactez-les régulièrement pour maintenir leur engagement.

Voici quelques bonnes pratiques pour aider les utilisateurs et favoriser leur engagement :

  • Formations initiales où les guides Google rencontrent chaque équipe pour leur présenter des cas d'utilisation de l'IA adaptés à leur poste.
  • Permanences hebdomadaires assurées par les guides Google, qui permettent aux utilisateurs de bénéficier d'une assistance individuelle.
  • Portail interne permettant d'accéder à toutes les ressources d'IA, telles que les formations à la demande et les horaires de permanence.
  • Espace Google Chat dans lequel les utilisateurs peuvent poser des questions, partager des cas d'utilisation et interagir les uns avec les autres sur l'utilisation de l'IA. Découvrez comment créer un espace.
  • Concours conviviaux pour suivre et récompenser les requêtes les plus efficaces ou les plus créatives, par exemple.
  • Questions fréquentes, conseils et témoignages publiés sur votre portail d'IA ou partagés par e-mail, dans des articles de blog ou dans des newsletters.
  • Affiches avec des rappels et des conseils sur l'IA dans vos locaux.

Menez de brèves enquêtes pour prendre le pouls

Tout au long de la phase 2, menez une série de courtes enquêtes pour demander aux utilisateurs leur fonctionnalité préférée et la façon dont ils l'exploitent. Utilisez les réponses pour créer des questions fréquentes, des conseils et des témoignages, et pour identifier les utilisateurs qui pourraient avoir besoin de plus d'aide.

Conseil : Créez facilement votre enquête dans Forms. Vous obtenez des résultats instantanés et pouvez résumer les réponses rapidement à l'aide de graphiques. Accéder à Créer une enquête dans Forms

Exemples de questions

Conseil : Demandez à Gemini d'adapter ces questions à votre organisation. Pour commencer, consultez Conseils pour rédiger des requêtes dans Gemini.

Commentaires sur une fonctionnalité spécifique

  • À quelle fréquence avez-vous utilisé Gemini pour Workspace la semaine dernière ?
  • Quelle fonctionnalité d'IA avez-vous le plus utilisée la semaine dernière ?
  • Comment [fonctionnalité mentionnée ci-dessus] vous a-t-elle aidé à accomplir une tâche spécifique ? A-t-elle été efficace ?
  • Décrivez ce que vous appréciez le plus à propos de [fonctionnalité mentionnée ci-dessus] et ce qui pourrait être amélioré, le cas échéant.

Exploration de format libre

  • Avez-vous été surpris (de manière positive ou négative) par votre expérience avec l'IA cette semaine ?
  • Avez-vous rencontré des obstacles inattendus ? Comment avez-vous tenté de les surmonter ?

Surveillez l'utilisation et l'activité dans Gemini

Dès que les utilisateurs commencent à utiliser Gemini avec Google Workspace, vous pouvez suivre l'adoption et découvrir comment Gemini utilise les données de votre entreprise via la console d'administration.

Suivre l'utilisation de l'IA à l'aide de rapports

Consultez les rapports Gemini pour savoir combien de personnes utilisent Gemini avec Google Workspace et avec quelles applications. Suivez l'utilisation dans votre entreprise, au sein des équipes ou par personne.

Les rapports vous permettent d'identifier les équipes ou les personnes expérimentées, ou celles dont le taux d'adoption est faible et qui pourraient avoir besoin de plus de formation sur l'IA. Vous pouvez également obtenir des informations sur l'adoption de différents cas d'utilisation. Par exemple, vous pouvez constater que votre équipe d'ingénieurs utilise bien Gemini dans Google Docs pour améliorer les communications, mais qu'elle ne profite pas des fonctionnalités Gemini dans Meet, comme les résumés de réunion et la prise de notes.

Découvrez comment : Examiner l'utilisation de Gemini dans votre organisation

Découvrir comment Gemini utilise les données de votre entreprise

Lorsque Gemini répond aux requêtes de vos utilisateurs, il accède au contenu de Google Drive. Pour savoir quel contenu a été consulté, vous pouvez effectuer des recherches dans le journal d'audit de Drive. Par exemple, si Gemini accède à des données à partir d'un ensemble de fichiers pour répondre à la requête d'un utilisateur, un événement est généré pour chacun des fichiers consultés.

En savoir plus : Journaux d'audit pour l'activité Gemini avec Google Workspace