'জিমেইল অনলি ইউজার' লাইসেন্সটি এমন ব্যবহারকারীদের জন্য তৈরি করা হয়েছে, যাদের শুধুমাত্র জিমেইল এবং আরও কয়েকটি নির্দিষ্ট পরিষেবা ব্যবহারের প্রয়োজন। এই লাইসেন্সধারী ব্যবহারকারীরা জিমেইল, ক্যালেন্ডার, কন্টাক্টস, গুগল গ্রুপস, মিট, টেকআউট এবং কিছু অতিরিক্ত পরিষেবা ব্যবহার করতে পারবেন, কিন্তু ক্লাসরুম, ড্রাইভ বা এডিটরস ব্যবহার করতে পারবেন না। যদিও 'জিমেইল অনলি' ব্যবহারকারীরা তাদের গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করতে পারবেন না, অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা এই ব্যবহারকারীদের জন্য ডেটা সংরক্ষণের নীতি নির্ধারণ করতে পারেন।
শুধুমাত্র প্রাক্তন ছাত্র, কর্মী এবং অন্যান্য ধরণের ব্যবহারকারীদের জন্য জিমেইল ব্যবহারকারী লাইসেন্স।
এই লাইসেন্সটি সেইসব অ্যাডমিনদের জন্য একটি চমৎকার বিকল্প, যারা প্রাক্তন শিক্ষার্থী, কর্মী এবং অন্যান্য ব্যবহারকারীদের স্নাতক হওয়ার বা প্রতিষ্ঠান ছেড়ে যাওয়ার পরেও তাদের শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের ইমেল ঠিকানায় নিরবচ্ছিন্ন অ্যাক্সেস দিতে চান। এই ধরনের লাইসেন্স জিমেইলে অ্যাক্সেস দেয় এবং কমপ্লায়েন্সের প্রয়োজনীয়তাগুলো বজায় রাখে, কিন্তু অন্যান্য পরিষেবাগুলোতে অ্যাক্সেস বন্ধ করে দেয়। বর্তমানে অ্যাডমিনরা ব্যবহারকারীদের এমন একটি গ্রুপে যুক্ত করে ম্যানুয়ালি এই কাজটি করতে পারেন, যা শুধুমাত্র জিমেইলে অ্যাক্সেস দেয় এবং গুগল ওয়ার্কস্পেসের অন্যান্য ফিচারগুলো বন্ধ করে দেয়, কিন্তু এই লাইসেন্সটি একই ফলাফল অর্জনের একটি সুবিন্যস্ত উপায় নিয়ে এসেছে।
একটি উত্তম অনুশীলন হিসেবে, শিক্ষাবর্ষ শেষ হয়ে গেলে অথবা ব্যবহারকারীদের যখন আর সমস্ত গুগল ওয়ার্কস্পেস পরিষেবাগুলিতে অ্যাক্সেসের প্রয়োজন থাকে না, তখন অ্যাডমিনদের তাদের 'শুধুমাত্র জিমেইল ব্যবহারকারী' অ্যাকাউন্টে রূপান্তরিত হওয়ার বিষয়ে অবহিত করার কথা বিবেচনা করা উচিত। 'শুধুমাত্র জিমেইল ব্যবহারকারী' লাইসেন্সটি বরাদ্দ করার আগে অ্যাডমিনরা তাদের ব্যবহারকারীদেরকে নিজেদের তথ্য বা যেকোনো ফাইল গুগল ড্রাইভে সংরক্ষণ করার নির্দেশ দিতে পারেন।
কীভাবে শুধুমাত্র জিমেইল ব্যবহারকারীর লাইসেন্স বরাদ্দ করবেন
নতুন লাইসেন্সের ধরণগুলো উপলব্ধ হলে, অ্যাডমিনরা অ্যাডমিন কনসোল থেকে একটি ‘জিমেইল অনলি ইউজার’ লাইসেন্স বরাদ্দ করতে পারবেন। আরও বিস্তারিত জানতে, ‘লাইসেন্স পরিচালনা ও বরাদ্দ করার উপায়’ অংশে যান। কয়েকটি বিষয় মনে রাখবেন:
- শুধুমাত্র একজন গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাডমিনিস্ট্রেটরই অ্যাডমিন কনসোলে প্রবেশাধিকার রাখেন এবং গুগল ওয়ার্কস্পেস ফর এডুকেশন জিমেইল অনলি ইউজার লাইসেন্সটি বিতরণ করতে পারেন।
- লাইসেন্স প্রদানের জন্য আপনি বিভিন্ন বিকল্প থেকে বেছে নিতে পারলেও, আমরা আপনাকে ভবিষ্যতে ব্যবহারের জন্য একটি বিকল্প বেছে নেওয়ার পরামর্শ দিই।
- লাইসেন্স বরাদ্দ করার আগে, আমরা সুপারিশ করি যে আপনি স্থগিত ব্যবহারকারীদেরকে সেইসব সাংগঠনিক ইউনিট বা গ্রুপ থেকে সরিয়ে দিন যেগুলোকে আপনি লাইসেন্স দেওয়ার পরিকল্পনা করছেন, যাতে ঐ ব্যবহারকারীদের লাইসেন্স দেওয়া এড়ানো যায়।
একটি জিমেইল অনলি ইউজার লাইসেন্স স্টোরেজকে কীভাবে প্রভাবিত করে?
শুধুমাত্র জিমেইল ব্যবহারকারীরা তাদের গুগল ড্রাইভে অ্যাক্সেস পাবেন না (যদি তাদের আগে অ্যাক্সেস থেকে থাকে)। অ্যাডমিনের হস্তক্ষেপ ছাড়া তাদের ডেটা মুছে ফেলা হবে না এবং অ্যাডমিনরা ডেটা সংরক্ষণের নীতি নির্ধারণ করতে পারবেন।
শুধুমাত্র জিমেইল ব্যবহারকারীর লাইসেন্স সম্পর্কিত প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী
আমার প্রতিষ্ঠানের জন্য কয়টি শুধুমাত্র জিমেইল লাইসেন্স উপলব্ধ হবে?
যেসব প্রতিষ্ঠান ভবিষ্যতে Google Workspace for Education-এর জন্য সাইন আপ করবে, তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ২,৫০০টি Gmail Only User লাইসেন্স পাবে। বিদ্যমান প্রতিষ্ঠানগুলোর ক্ষেত্রে, রূপান্তরটি সম্পন্ন হওয়ার পর আপনার ডোমেইনকে বরাদ্দ করা Education Fundamentals লাইসেন্সের সংখ্যার সাথে প্রাপ্ত Gmail Only User লাইসেন্সের সংখ্যা মিলে যাবে। এই সংখ্যাটি সক্রিয় এবং স্থগিত উভয় ব্যবহারকারীসহ সমস্ত অ্যাকাউন্টের মোট সংখ্যার সমান হবে।
'Gmail Only' লাইসেন্স টাইপটির দাম কত?
এই লাইসেন্স প্রকারটি বিনামূল্যে।
জিমেইল অনলি ইউজার লাইসেন্স একজন ব্যবহারকারীর ডেটা সংরক্ষণের উপর কী প্রভাব ফেলে?
ব্যবহারকারীদের ডেটা সংরক্ষণের উপর কোনো প্রভাব পড়বে না। কোনো ব্যবহারকারীকে 'জিমেইল অনলি ইউজার' লাইসেন্স দেওয়ার পর, তাদের ডেটা ডোমেইনের ভল্ট ডেটা সংরক্ষণের নিয়ম অনুযায়ী (যদি সংজ্ঞায়িত থাকে) সংরক্ষিত হয়।
যদি কোনো ব্যবহারকারীকে 'Gmail Only User' লাইসেন্স দেওয়া হয়, তাহলে 'Education Fundamentals'-এর মতো সম্পূর্ণ 'Education' লাইসেন্সধারী ব্যবহারকারীদের সাথে তিনি যে ফাইলগুলিতে কাজ করছিলেন সেগুলির কী হবে?
যাদের অ্যাক্সেস আছে, তারা ফাইলগুলো অ্যাক্সেস করতে পারে এবং যাদের এডিট অ্যাক্সেস আছে, তারা ফাইলগুলো সম্পাদনা ও অন্যদের সাথে শেয়ার করতে পারে। এছাড়াও, প্রয়োজনে ফাইলের মালিকানা হস্তান্তর করার জন্য অ্যাডমিনদের কাছে টুলস রয়েছে।