Het licentietype 'Alleen Gmail' is bedoeld voor gebruikers die alleen toegang nodig hebben tot Gmail en een paar andere geselecteerde services. Gebruikers met deze licentie hebben toegang tot Gmail, Agenda, Contacten, Google Groepen, Meet, Takeout en enkele extra services, maar geen toegang tot Classroom, Drive of Editors. Hoewel gebruikers met 'Alleen Gmail' geen toegang hebben tot hun Google Drive, kunnen beheerders wel beleid voor gegevensbewaring voor deze gebruikers instellen.
Alleen Gmail-gebruikerslicenties voor alumni, medewerkers en andere gebruikerstypen.
Deze licentie is een uitstekende optie voor beheerders die alumni, medewerkers en andere gebruikers toegang willen blijven geven tot hun school-e-mailadres nadat ze zijn afgestudeerd of de organisatie hebben verlaten. Dit licentietype biedt toegang tot Gmail en voldoet aan de compliance-vereisten, maar sluit de toegang tot andere services uit. Momenteel kunnen beheerders dit handmatig doen door gebruikers toe te voegen aan een groep die alleen Gmail-toegang verleent en andere Google Workspace-functies uitschakelt, maar deze licentie biedt een gestroomlijnde manier om hetzelfde resultaat te bereiken.
Het is raadzaam dat beheerders gebruikers informeren over de overstap naar een Gmail Only-account nadat het schooljaar is afgelopen of wanneer gebruikers geen toegang meer nodig hebben tot alle Google Workspace-services. Beheerders kunnen gebruikers instrueren om hun gegevens en bestanden op te slaan in hun Google Drive voordat de Gmail Only-licentie wordt toegekend.
Hoe wijs ik een licentie toe die alleen voor Gmail bedoeld is?
Zodra de nieuwe licentietypen beschikbaar zijn, kunnen beheerders een Gmail Only User-licentie toewijzen in de beheerdersconsole. Ga voor meer informatie naar 'Manieren om licenties te beheren en toe te wijzen' . Houd rekening met het volgende:
- Alleen een Google Workspace-beheerder heeft toegang tot de beheerdersconsole en kan de Google Workspace for Education Gmail Only User-licentie distribueren.
- Hoewel u kunt kiezen uit verschillende opties voor het verstrekken van licenties, raden we u aan om één optie te kiezen die u in de toekomst zult gebruiken.
- Voordat u licenties toewijst, raden we u aan om geschorste gebruikers te verplaatsen naar andere organisaties of groepen dan de gebruikers die u wilt licentiëren. Zo voorkomt u dat u deze gebruikers een licentie geeft.
Welke invloed heeft een Gmail Only User-licentie op de opslagruimte?
Gebruikers met alleen een Gmail-account hebben geen toegang meer tot hun Google Drive (ervan uitgaande dat ze die voorheen wel hadden). Hun gegevens worden niet verwijderd zonder tussenkomst van een beheerder, en beheerders kunnen beleid bepalen voor het bewaren van gegevens.
Veelgestelde vragen over de Gmail-gebruikerslicentie
Hoeveel Gmail-only licenties zijn er beschikbaar voor mijn instelling?
Instellingen die zich in de toekomst aanmelden voor Google Workspace voor Onderwijs, ontvangen automatisch 2.500 Gmail Only User-licenties. Voor bestaande instellingen komt het aantal ontvangen Gmail Only User-licenties overeen met het aantal Education Fundamentals-licenties dat aan uw domein is toegewezen op het moment van de overgang. Dit is het totaal van alle accounts, inclusief zowel actieve als geblokkeerde gebruikers.
Wat kost een licentie die alleen voor Gmail bedoeld is?
Dit type licentie is gratis.
Welke invloed heeft de Gmail Only User-licentie op de gegevensbewaring van een gebruiker?
Dit heeft geen invloed op de gegevensbewaring van gebruikers. Nadat een gebruiker een Gmail Only User-licentie heeft gekregen, worden zijn of haar gegevens bewaard volgens de bewaarregels van de domeinkluis (indien gedefinieerd).
Wat gebeurt er met bestanden waaraan een gebruiker werkte met een volledige onderwijslicentie, zoals bijvoorbeeld een 'Education Fundamentals'-licentie, als die gebruiker alleen een Gmail-licentie heeft?
Bestanden blijven toegankelijk voor iedereen met toegang, en iedereen met bewerkingsrechten kan bestanden bewerken en delen met anderen. Daarnaast hebben beheerders tools om het eigenaarschap van bestanden indien nodig over te dragen.