Als Google Workspace for Education-beheerder heeft u verschillende opties om licenties toe te wijzen en te beheren. Of je nu voltijdstudenten of docenten ondersteunt of de toegang van alumni beheert, je kunt updates aanbrengen in de Google Workspace-beheerdersconsole (admin.google.com).
Taken voor sleutelbeheer
Voer regelmatig de volgende acties uit om een efficiënte omgeving te behouden en de kosten te beheren:
Licenties toewijzen: Update gebruikersaccounts handmatig of stel automatische toewijzingen in om te zorgen dat elke gebruiker het juiste toegangsniveau heeft.
Gebruik bijhouden: Houd de toegewezen limieten goed in de gaten om binnen het budget en het aantal gebruikers van je onderwijsinstelling te blijven.
Selecteer het juiste licentietype: Kies het juiste licentietype op basis van de rol en het activiteitsniveau van de gebruiker:
Education Fundamentals: De kernsuite voor actieve leerlingen en docenten.
Alleen Gmail: Voor gebruikers die alleen e-mailtoegang nodig hebben.
Gearchiveerde gebruiker: Voor gebruikers die geen actieve toegang meer nodig hebben, maar van wie de gegevens moeten worden bewaard.
Bronnen voor succes
Ga naar de Licentiehandleiding voor Google Workspace for Education voor een diepgaande analyse van de specifieke tools die beschikbaar zijn voor uw onderwijsinstelling. Deze bron biedt gedetailleerde workflows voor zowel grootschalige implementaties als beheer van afzonderlijke gebruikers.
Best practices voor licentiebeheer
Google Workspace for Education gebruikt een basislicentiemodel. Volg deze kernprincipes om te zorgen dat je gebruikers de juiste toegang hebben en je instelling aan de vereisten blijft voldoen:
Education Fundamentals
Elke actieve gebruiker in uw domein heeft een Education Fundamentals-licentie nodig. Dit is de basis voor alle andere services. Meer informatie over het licentiemodel voor Education Fundamentals
Upgrades: Als een gebruiker een betaalde licentie (Education Standard of Plus) heeft, moet deze de Education Fundamentals-licentie houden.
Uitzonderingen: Voor de licenties Alleen Gmail en Gearchiveerde gebruiker is Education Fundamentals niet vereist.
Regels voor aankoop en toewijzing van Education Standard en Plus
Volledige dekking: Koop genoeg betaalde licenties (Education Standard of Plus) voor elke actieve gebruiker in uw domein die ook een Education Fundamentals-licentie heeft. Dit nummer moet ook in uw meest recente Verificatiebrief voor licentie staan. Neem de minimale aankoopvereisten door in het Helpcentrum-artikel over prijzen en licenties voor Google Workspace for Education.
Alleen actieve gebruikers: Wijs alleen betaalde licenties toe aan actieve accounts. Als gebruikers met Alleen Gmail en/of gearchiveerde gebruikers toegang nodig hebben tot bepaalde betaalde functies, zoals gegevensregio's of een beveiligingssandbox, moet u ze een betaalde licentie toewijzen.
Opschonen: Verwijder inactieve gebruikers uit geautomatiseerde toewijzingsregels of groepen om te voorkomen dat u de limieten van uw abonnement overschrijdt.
Best practices voor onderhoud
Jaarlijkse audit: Controleer uw licentietoewijzingen en automatiseringstools minstens één keer per jaar.
Dynamische groepen: Gebruik geautomatiseerde regels die de veranderende populatie van leerlingen en docenten weerspiegelen (bijvoorbeeld afstudeerklassen of nieuwe medewerkers). Exclusief beschikbaar voor Education Standard- of Plus-abonnementen.
Limieten voor monitoring: Zorg dat het aantal toegewezen licenties niet hoger is dan het totale aantal gekochte abonnementen.
Gebruik tools voor licentiebeheer: Ga naar de Licentiehandleiding voor Google Workspace for Education en de toolinformatie voor meer informatie over de verschillende tools voor licentiebeheer.
De Beheerdersconsole van Google Workspace gebruiken
Gebruikergebaseerde licenties automatisch toewijzen
U kunt het automatisch toewijzen van licenties aanzetten op organisatie- of organisatie-eenheidsniveau om licenties automatisch toe te wijzen aan uw gebruikers. Als je dit doet, krijgen gebruikers in je account die nog geen licentie hebben (en alle nieuwe gebruikers die je later toevoegt) een licentie voor Google Workspace for Education. Als u meerdere Google-abonnementen heeft, kunt u automatische licenties aanzetten voor één abonnement per organisatie of OE.
Opmerking:
- Als u organisatie-eenheden heeft onder de organisatie op het hoogste niveau, kunt u opties voor automatisch toewijzen van licenties instellen voor specifieke organisatie-eenheden.
- Als u ervoor kiest licenties voor een service automatisch toe te laten wijzen aan alle gebruikers, kunt u de licentie van een individuele gebruiker niet verwijderen.
- Het kan 24 uur duren voordat een automatisch toegewezen licentie van kracht wordt.
- Er worden automatische licenties toegewezen aan actieve en opgeschorte gebruikers in de organisatie / OE('s) die je aanzet. We raden u aan om eerst opgeschorte gebruikers te verwijderen uit de OE's waarvoor u licenties wilt toewijzen. Zo voorkomt u dat deze gebruikers licenties krijgen.
Automatisch een licentie toewijzen aan elke gebruiker in de organisatie
Op de pagina Licentie-instellingen kun je automatisch een licentie laten toewijzen aan alle gebruikers in je organisatie.
- Klik op de homepage van de Beheerdersconsole op Menu en dan links op Facturering
Licentie-instellingen. - Klik op het abonnement waarvoor u licenties wilt toewijzen.
- Klik op Uit selecteer Aan.
- Als u meerdere abonnementen voor dezelfde service heeft, kiest u welk abonnement u wilt gebruiken voor het automatisch toewijzen van licenties.
- Klik op Opslaan.
Automatische licenties instellen voor organisatie-eenheden
Als je organisatie-eenheden hebt ingesteld in de Google Beheerdersconsole, nemen onderliggende organisatie-eenheden de instelling voor het automatisch toewijzen van licenties over van de bovenliggende organisatie-eenheid. Je kunt echter de instelling van de bovenliggende organisatie-eenheid overschrijven en de optie voor het automatisch toewijzen van licenties apart instellen voor de onderliggende organisatie-eenheid.
Instellen dat een organisatie-eenheid de instelling van de bovenliggende organisatie-eenheid overschrijft
- Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Facturering -> Licentie-instellingen.
- Klik op de organisatie-eenheid waarvoor u automatische licenties wilt aanzetten.
- Selecteer rechts Google Workspace for Education en zet Automatische licentieverlening van Uit op Aan.
- Als u meerdere abonnementen voor dezelfde service heeft, kiest u welk abonnement u wilt gebruiken voor het automatisch toewijzen van licenties.
- Klik op Overschrijven.
Gebruikergebaseerde licenties handmatig toewijzen
Je kunt handmatig licenties toewijzen aan individuele gebruikers, een geüploade lijst met gebruikers of een hele organisatie-eenheid.
Als u handmatig licenties toewijst aan een organisatie, krijgen alleen gebruikers in die organisatie een licentie. Gebruikers in onderliggende organisatie-eenheden krijgen niet automatisch een licentie. U moet deze ook handmatig toewijzen.
Licenties handmatig toewijzen en verwijderen op de pagina Gebruikers
- Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Gebruikers.
- Vink het vakje aan naast de naam van elke gebruiker aan wie u een licentie wilt toewijzen of van wie u de licentie wilt verwijderen.
- Klik bovenaan op Meer > Licenties toewijzen of Licenties verwijderen.
- Klik op Google Workspace for Education > Toewijzen of Verwijderen. (Opmerking: Als je meerdere licentietypen voor Google Workspace for Education hebt, kun je het specifieke type selecteren door in het dropdownmenu te klikken.)
Licenties handmatig toewijzen en verwijderen op de pagina van een individuele gebruiker
- Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Gebruikers.
- Klik op de naam van de gebruiker die u wilt beheren.
- Scroll omlaag en klik op het gedeelte Licentie van de gebruiker.
- Klik op Google Workspace for Education om de schakelaars in de kolom Status te tonen.
- Klik naast Google Workspace for Education in de kolom Status op de schakelaar om een licentie toe te wijzen of te verwijderen.
- Klik op Opslaan. (Opmerking: Als je meerdere licentietypen voor Google Workspace for Education hebt, kun je het specifieke type selecteren door in het dropdownmenu te klikken.)
Licenties handmatig toewijzen en verwijderen via een bulkupload
Stap 1: Download gebruikersgegevens
- Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Gebruikers.
- Klik bovenaan op Gebruikers downloaden.
- Selecteer de optie Alle kolommen met gebruikersgegevens en momenteel geselecteerde kolommen bij Kolommen selecteren.
- Selecteer een indeling en klik op Downloaden.
Stap 2: Voer de licentiegegevens in
- Zoek in de spreadsheet de kolom met het label New Licenses [UPLOAD ONLY] (Nieuwe licenties [ALLEEN UPLOADEN]). (Als je de op dit moment toegewezen licentie(s) voor een gebruiker wilt bekijken, gebruik je de kolom Licenties [ALLEEN LEZEN].)
- Voer de SKU-ID in van de licentie die u wilt toewijzen:
- a. Voor Google Workspace for Education - Fundamentals (accounts die vóór 13 november 2024 zijn gemaakt): Google-Apps-For-Education
- b. Voor Google Workspace for Education Fundamentals (accounts die op of na 13 november 2024 zijn gemaakt): 1010070001
- c. Voor Google Workspace for Education Plus - Legacy: 1010310002
- d. Voor Google Workspace for Education - Legacy (Leerling): 1010310003
- e. Voor Google Workspace for Education Plus: 1010310008
- f. Voor Google Workspace for Education Plus (Medewerkers): 1010310009
- g. Voor Google Workspace for Education Standard: 1010310005
- h. Voor Google Workspace for Education Standard (Medewerkers): 1010310006
- i. Voor de Teaching and Learning-add-on van Google Workspace for Education: 1010370001
- Geef de SKU-ID's op voor maximaal 200 gebruikers (zie bovenstaande opmerking).
- Sla het bestand op in csv-indeling (.csv).
Stap 3: Upload het bestand
- Klik bovenaan de pagina Gebruikers in de Beheerdersconsole op Gebruikers updaten in bulk.
- Klik op Csv-bestand bijvoegen.
- Ga naar de juiste locatie op je computer en voeg het csv-bestand toe.
- Klik op Uploaden. Als u een foutmelding krijgt, vult u de ontbrekende informatie in de spreadsheet in en uploadt u het bestand opnieuw. Ga naar veelvoorkomende fouten voor meer informatie.
De takenlijst wordt automatisch geopend en toont de voortgang van de upload. Als de verwerking is afgerond, krijgt u een e-mailrapport. Als er een verwerkingsfout optreedt, download je het logbestand via de takenlijst. Ga naar veelvoorkomende fouten voor meer informatie.
Google Cloud Directory Sync (GCDS) gebruiken
Met Google Cloud Directory Sync (GCDS) kunt u gebruikers, groepen en contacten automatisch synchroniseren. Zo zorgt u dat de gegevens in uw Google-account overeenkomen met de gegevens op uw LDAP-server, zoals Microsoft Active Directory. U kunt met GCDS ook licenties op gebruiker, OE of groep synchroniseren.
Licenties toewijzen
- Volg deze instructies voor informatie over hoe GCDS werkt en om aan de slag te gaan.
- Stel de synchronisatie in met Configuratiebeheer.
- Stel op de pagina Licenties in Configuratiebeheer de synchronisatie van GCDS-licenties in voor gebruikers in uw Google-account.
- Wijs het kenmerk voor het e-mailadres toe: Voer onder Email address attribute (Kenmerk e-mailadres) in welk kenmerk GCDS gebruikt als de e-mailadrestoewijzing tussen het LDAP-gebruikersaccount en de Google-accountgebruiker.
- Klik op Add rule (Regel toevoegen) om licenties toe te voegen.
Voer in het veld LDAP Query (LDAP-query) de gebruikers in de LDAP-directory in aan wie deze licentie moet worden toegewezen. Gebruik hiervoor de LDAP-querynotatie.
Selecteer Assign licenses to Google domain users (Licenties toewijzen aan gebruikers in het Google-domein).
Klik op de lijst License (Licentie) en selecteer de licentie-SKU.
(Optioneel) Vink het vakje aan voor Remove this license from Google domain users that don't match this rule (Deze licentie verwijderen voor Google-domeingebruikers die niet overeenkomen met deze regel) om de licenties te verwijderen van Google-gebruikers die niet overeenkomen met de regel.
Selecteer een van de volgende opties:
- OK: De regel wordt toegevoegd en u gaat terug naar het scherm met LDAP-licentieregels.
- Apply (Toepassen): De regel wordt toegevoegd en er wordt nog een LDAP-licentieregel gestart.
- Cancel (Annuleren): De regel wordt geannuleerd.
- Test LDAP query (LDAP-query testen): De geldigheid van de LDAP-licentiequery wordt getest.
Een opdrachtregeltool van derden (zoals GAM) gebruiken
Voor snelle, grootschalige accountregistratie kunt u oplossingen van derden gebruiken. De kosteloze en downloadbare opensource-tool Google Apps Manager (GAM) gebruikt bijvoorbeeld de Admin SDK Directory API om Google Workspace-gebruikers en -groepen te maken en te beheren.
GAM werkt met veel Google API's, waarmee u ook andere accountfuncties en -bronnen kunt beheren.
Als u besluit GAM te gebruiken, volgt u deze aanbevolen stappen:
Licenties toewijzen
- Download GAM van de GAM-website. .
- Stel de tool in.
- Als u tijdens de installatie wordt gevraagd of u klaar bent om GAM te machtigen om Google Workspace-gebruikersgegevens en -instellingen te beheren, antwoordt u met N (nee) om domeinbrede machtiging over te slaan.
- Met deze opdracht controleert u of GAM is gekoppeld aan het juiste Google Workspace-account: gam info domain
U kunt licenties toevoegen op gebruikersnaam, organisatie-eenheid of groep. De syntax om licenties toe te voegen is:
gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*Gebruik bijvoorbeeld de volgende code om alle leden van de groep Leraren licenties te geven voor Google Workspace for Education Plus - Legacy:
gam group teachers add license 1010310002
Licenties synchroniseren
U kunt ook licenties van gebruikers toevoegen en verwijderen op basis van een lijst met specifieke gebruikers.
- Deze lijst kan een Google-groep, organisatie-eenheid of lokaal tekstbestand zijn.
- Bij gebruikers die niet op de lijst staan en wel een licentie hebben, wordt het ingevoerde licentietype uit hun account verwijderd.
- Bij gebruikers die wel op de lijst staan en nog geen licentie hebben, wordt de licentie aan hun account toegevoegd.
- Je kunt 'group_ns' gebruiken om licenties van opgeschorte gebruikers te verwijderen
De syntax om licenties te synchroniseren is:
gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou
*ouname*<ouname>|all users sync license
*sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>
Voorbeeld
In het volgende voorbeeld worden 2 Google Groepen gemaakt met de naam e4e en e4es, worden de op dit moment gelicentieerde gebruikers toegevoegd aan de groepen en wordt de licentie met de groep gesynchroniseerd. Omdat we group_ns (group no suspended) gebruiken in de laatste stap, wordt de licentie van opgeschorte gebruikers verwijderd. Als u de laatste 2 opdrachten regelmatig uitvoert, blijven de licenties gesynchroniseerd met de juiste gebruikers die niet opgeschort zijn.
gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003
Licenties verwijderen
De syntax om licenties te verwijderen is:
gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license
<sku></sku></ouname></groupname></username>
Gebruik bijvoorbeeld de volgende code om licenties te verwijderen uit de OE Personeel:
gam ou staff delete license 1010310002
De op Google Spreadsheets gebaseerde License Management Tool gebruiken
Met de op Google Spreadsheets gebaseerde License Management Tool kunnen beheerders licentietoewijzingen met meerdere tegelijk beheren en automatiseren. De tool wordt door AppsEdu, een Google for Education-partner, kosteloos aangeboden aan onderwijsinstellingen wereldwijd die Google Workspace for Education gebruiken.
Download de tool hier en neem het document met instructies en best practices door. Houd ook rekening met het volgende:
- De License Management Tool is voornamelijk bedoeld voor kleine tot middelgrote onderwijsinstellingen (minder dan 20.000 actieve gebruikers). Voor grotere onderwijsinstellingen raden we u aan GAM, GCDS of de License Manager API te gebruiken.
- Stuur een e-mail naar help@gwfelicensetool.com als u hulp nodig heeft met de License Management Tool.
De Enterprise License Manager API gebruiken
Je kunt de Enterprise License Manager API gebruiken om licenties toe te wijzen of verwijderen.
Ga hier aan de slag of volg de instructies in:
- Vereisten — Maak een account, leer meer over het product en maak een project in de Google API Console.
- Een clientbibliotheek installeren: Download een clientbibliotheek voor je programmeertaal en importeer de klassen die je nodig hebt.
- App-autorisatie instellen: Stel de autorisatie voor de client in.
- Als je wilt weten hoe je licenties beheert, begin je met de concepten van de API.
- Als u wilt weten hoe u dit allemaal samenbrengt en de verzoeken en API-servicereacties van uw client wilt beheren, gaat u naar de Handleidingen.