Als beheerder van Google Workspace voor Onderwijs hebt u verschillende opties voor het toewijzen en beheren van licenties. Of u nu voltijdstudenten, docenten of alumni ondersteunt, u kunt updates doorvoeren in de Google Workspace-beheerconsole (admin.google.com).
Belangrijkste managementtaken
Om een efficiënte werkomgeving te behouden en de kosten te beheersen, dient u regelmatig de volgende taken uit te voeren:
Licenties toewijzen — Werk gebruikersaccounts handmatig bij of stel automatische toewijzingen in om ervoor te zorgen dat elke gebruiker het juiste toegangsniveau heeft.
Monitor het gebruik — Houd uw toegewezen limieten goed in de gaten om ervoor te zorgen dat u binnen het budget en het aantal beschikbare plaatsen van uw instelling blijft.
Selecteer het juiste licentietype — Kies de licentie die past bij de rol en het activiteitsniveau van de gebruiker:
Basisprincipes van het onderwijs — De kernpakketten voor actieve studenten en docenten.
Alleen voor Gmail — Voor gebruikers die alleen toegang tot e-mail nodig hebben.
Gearchiveerde gebruiker — Voor gebruikers die geen actieve toegang meer nodig hebben, maar van wie de gegevens bewaard moeten blijven.
Hulpmiddelen voor succes
Voor een gedetailleerd overzicht van de specifieke tools die beschikbaar zijn voor uw instelling, kunt u de Google Workspace for Education-licentiegids raadplegen. Deze gids biedt gedetailleerde workflows voor zowel grootschalige implementaties als individueel gebruikersbeheer.
Beste werkwijzen voor licentiebeheer
Google Workspace voor Onderwijs maakt gebruik van een basislicentiemodel. Om ervoor te zorgen dat uw gebruikers de juiste toegang hebben en uw instelling aan de regelgeving blijft voldoen, dient u de volgende kernprincipes te volgen:
Basisprincipes van het onderwijs
Elke actieve gebruiker in uw domein heeft een Education Fundamentals-licentie nodig. Dit vormt de basis voor alle andere diensten. Lees meer over het Education Fundamentals-licentiemodel .
Upgrades — Als een gebruiker een betaalde licentie heeft (Education Standard of Plus), moet hij/zij de Education Fundamentals-licentie behouden.
Uitzonderingen : licenties die alleen voor Gmail of gearchiveerde gebruikers gelden , vereisen geen cursus 'Education Fundamentals'.
Regels voor aankoop en toewijzing van onderwijsstandaarden en aanvullende programma's
Volledige dekking — U moet voldoende betaalde licenties (Education Standard of Plus) aanschaffen om elke actieve gebruiker in uw domein te dekken die ook een Education Fundamentals-licentie heeft. Dit aantal moet ook vermeld staan in uw meest recente licentieverificatiebrief. Raadpleeg de minimale aankoopvereisten in het Helpcentrum-artikel over prijzen en licenties van Google Workspace voor Onderwijs .
Alleen actieve gebruikers — Wijs betaalde licenties alleen toe aan actieve accounts. Als Gmail-only gebruikers en/of gearchiveerde gebruikers toegang nodig hebben tot bepaalde betaalde functies, zoals dataregio's of een beveiligingssandbox, moeten zij een betaalde licentie toegewezen krijgen.
Opruimen — Verwijder inactieve gebruikers uit geautomatiseerde toewijzingsregels of groepen om te voorkomen dat u uw abonnementslimieten overschrijdt.
Beste praktijken voor onderhoud
Jaarlijkse audit — Controleer uw licentietoewijzingen en automatiseringstools minstens één keer per jaar.
Dynamische groepen — Gebruik geautomatiseerde regels die inspelen op de veranderende samenstelling van uw studenten- en docentenpopulatie (bijv. afstuderende jaargangen of nieuwe medewerkers). Exclusief beschikbaar voor Education Standard- of Plus-abonnementen.
Limieten bewaken — Zorg ervoor dat het aantal toegewezen licenties het totale bedrag van uw aangeschafte abonnement niet overschrijdt.
Gebruik de tools voor licentiebeheer — Raadpleeg de Google Workspace for Education-licentiehandleiding en de informatie over de tools voor meer informatie over de verschillende tools voor licentiebeheer.
De Google Workspace-beheerconsole gebruiken
Gebruikersgebaseerde automatische licentietoewijzing
Je kunt automatische licentietoewijzing inschakelen op organisatie- of organisatie-eenheidsniveau om licenties automatisch aan je gebruikers toe te wijzen. Als je dit doet, krijgen gebruikers in je account die geen licentie hebben (en alle nieuwe gebruikers die je later toevoegt) een licentie voor Google Workspace voor Onderwijs. Als je meerdere Google-abonnementen hebt, kun je automatische licentietoewijzing slechts voor één abonnement per organisatie of organisatie-eenheid inschakelen.
Opmerking :
- Als uw overkoepelende organisatiestructuur ondergeschikt is aan andere organisatieonderdelen, kunt u automatische licentieopties instellen voor specifieke organisatieonderdelen.
- Als u ervoor kiest om licenties voor een service automatisch aan alle gebruikers toe te wijzen, kunt u de licentie van een individuele gebruiker niet verwijderen.
- Het kan tot 24 uur duren voordat een automatisch toegekende licentie van kracht wordt.
- Automatische licentietoewijzing kent licenties toe aan zowel actieve als geschorste gebruikers in de organisatie/OU('s) die u inschakelt. Voordat u licenties toewijst, raden we u aan geschorste gebruikers te verplaatsen naar een andere locatie buiten de OU('s) die u wilt licentiëren, om te voorkomen dat deze gebruikers een licentie krijgen.
Wijs automatisch een licentie toe aan elke gebruiker in uw organisatie.
Via de pagina Licentie-instellingen in de beheerdersconsole kunt u automatisch een licentie toewijzen aan elke gebruiker in uw organisatie.
- Klik vanuit de startpagina van de beheerdersconsole op Menu en vervolgens aan de linkerkant op Facturering.
Licentie-instellingen . - Klik op het abonnement waarvoor u licenties wilt toewijzen.
- Klik uit Selecteer Aan .
- Als u meerdere abonnementen op dezelfde service hebt, kiest u welk abonnement u wilt gebruiken voor automatische licentietoewijzing.
- Klik op Opslaan .
Stel automatische licentieverlening in voor organisatie-eenheden.
Als u organisatie-eenheden instelt in de Google Admin-console, erven alle onderliggende organisaties de automatische licentie-instelling van hun bovenliggende organisatie. U kunt een instelling van de bovenliggende organisatie echter overschrijven en de automatische licentie-optie onafhankelijk instellen.
Stel een organisatie in om de instelling van de bovenliggende organisatie te overschrijven.
- Ga vanuit de startpagina van de beheerdersconsole naar Facturering -> Licentie-instellingen.
- Klik op de organisatie-eenheid waarvoor u automatische licenties wilt inschakelen.
- Selecteer Google Workspace voor Onderwijs aan de rechterkant en wijzig Automatische licenties van UIT naar AAN.
- Als u meerdere abonnementen op dezelfde service hebt, kiest u welk abonnement u wilt gebruiken voor automatische licentietoewijzing.
- Klik op Overschrijven.
Gebruikersgebaseerde handmatige licentietoewijzing
U kunt handmatig licenties toewijzen aan individuele gebruikers, een geüploade lijst met gebruikers of een volledige organisatie-eenheid.
Als u handmatig licenties toewijst aan een organisatie, ontvangen alleen gebruikers binnen die organisatie een licentie. Gebruikers in onderliggende organisaties ontvangen niet automatisch een licentie; u moet deze ook handmatig aan hen toewijzen.
Licenties kunnen handmatig worden toegewezen en verwijderd op de pagina Gebruikers.
- Ga vanuit de startpagina van de beheerdersconsole naar Gebruikers.
- Vink het vakje aan naast de naam van elke gebruiker waaraan u een licentie wilt toewijzen of verwijderen.
- Klik bovenaan op Meer > Licenties toewijzen of Licenties verwijderen.
- Klik op Google Workspace voor Onderwijs > Toewijzen of Verwijderen. (Opmerking: als u meerdere licentietypen voor Google Workspace voor Onderwijs hebt, kunt u het specifieke type selecteren via het vervolgkeuzemenu.)
Licenties handmatig toewijzen en verwijderen op de pagina van een individuele gebruiker.
- Ga vanuit de startpagina van de beheerdersconsole naar Gebruikers.
- Klik op de naam van de gebruiker die u wilt beheren.
- Scroll naar beneden en klik op het gedeelte 'Licentie' van de gebruiker.
- Klik op Google Workspace voor Onderwijs om de aan/uit-schakelaars in de kolom Status weer te geven.
- Klik naast Google Workspace voor Onderwijs in de kolom Status op de schakelaar om een licentie toe te wijzen of te verwijderen.
- Klik op Opslaan. (Opmerking: als u meerdere licentietypen voor Google Workspace voor Onderwijs hebt, kunt u het specifieke type selecteren via het vervolgkeuzemenu.)
Licenties handmatig toewijzen en verwijderen met behulp van bulk-upload.
Stap 1: Gebruikersinformatie downloaden
- Ga vanuit de startpagina van de beheerdersconsole naar Gebruikers.
- Klik bovenaan de pagina op Gebruikers downloaden.
- Selecteer onder 'Kolommen selecteren' de optie 'Alle gebruikersinfo-kolommen' en 'Momenteel geselecteerde kolommen'.
- Selecteer het gewenste formaat en klik op Downloaden.
Stap 2: Voer de licentiegegevens in.
- Zoek in het spreadsheet de kolom met het label Nieuwe licenties [ALLEEN UPLOADEN]. (Als u de momenteel toegewezen licentie(s) voor een gebruiker wilt zien, gebruikt u de kolom Licenties [ALLEEN LEZEN].)
- Voer de SKU-ID in van de licentie die u wilt toewijzen:
- a. Voor Google Workspace voor Onderwijs - Basisprincipes (accounts aangemaakt vóór 13 november 2024): Google-Apps-Voor-Onderwijs
- b. Voor Google Workspace for Education Fundamentals (accounts aangemaakt op of na 13 november 2024): 1010070001
- c. Voor Google Workspace for Education Plus - Legacy: 1010310002
- d. Voor Google Workspace voor Onderwijs - Legacy (Student): 1010310003
- e. Voor Google Workspace for Education Plus: 1010310008
- f. Voor Google Workspace for Education Plus (personeel): 1010310009
- g. Voor Google Workspace voor Onderwijs Standaard: 1010310005
- h. Voor Google Workspace voor Onderwijs Standaard (Personeel): 1010310006
- i. Voor de Google Workspace for Education Teaching and Learning-add-on: 1010370001
- Voer SKU-ID's in voor maximaal 200 gebruikers (zie bovenstaande opmerking).
- Sla het bestand op in CSV-formaat (.csv).
Stap 3: Upload het bestand
- Klik bovenaan de pagina Gebruikers in de beheerdersconsole op Gebruikers in bulk bijwerken.
- Klik op CSV-bestand bijvoegen.
- Navigeer naar de locatie op uw computer en voeg het CSV-bestand toe.
- Klik op Uploaden. Als er een foutmelding verschijnt, vul dan de ontbrekende gegevens in uw spreadsheet in en upload het bestand opnieuw. Zie Veelvoorkomende fouten voor meer informatie.
Je takenlijst wordt automatisch geopend en toont de voortgang van de upload. Zodra de verwerking is voltooid, ontvang je een e-mailrapport. Als er een verwerkingsfout optreedt, kun je het logbestand downloaden vanuit je takenlijst. Zie Veelvoorkomende fouten voor meer informatie.
Google Cloud Directory Sync (GCDS) gebruiken
Met Google Cloud Directory Sync (GCDS) kunt u gebruikers, groepen en contactpersonen automatisch synchroniseren, zodat de gegevens in uw Google-account overeenkomen met de gegevens op uw LDAP-server, zoals Microsoft Active Directory. U kunt GCDS ook gebruiken om licenties te synchroniseren per gebruiker, organisatie-eenheid (OU) of groep.
Licenties toewijzen
- Volg deze instructies om te begrijpen hoe GCDS werkt en om aan de slag te gaan.
- Stel uw synchronisatie in met Configuration Manager.
- Stel op de pagina Licenties van Configuration Manager de GCDS-licentiesynchronisatie in voor gebruikers in uw Google-account.
- Wijs het e-mailadreskenmerk toe: Geef onder 'E-mailadreskenmerk' aan welk kenmerk GCDS gebruikt als e-mailadreskoppeling tussen het LDAP-gebruikersaccount en de Google-accountgebruiker.
- Om licenties toe te wijzen, klikt u op Regel toevoegen.
Geef in het veld LDAP-query, met behulp van de LDAP-querynotatie, de gebruikers in uw LDAP-directory op waaraan de licentie moet worden toegewezen.
Selecteer 'Licenties toewijzen aan Google-domeingebruikers'.
Klik op de lijst met licenties en selecteer de licentie-SKU.
(Optioneel) Vink het vakje 'Verwijder deze licentie van Google-domeingebruikers die niet aan deze regel voldoen' aan om licenties te verwijderen van Google-gebruikers die niet aan de regel voldoen.
Selecteer een van de volgende opties:
- OK—De regel wordt toegevoegd en het scherm met LDAP-licentieregels wordt opnieuw geopend.
- Toepassen—Voegt de regel toe en start een nieuwe LDAP-licentieregel
- Annuleren—Verwijdert de regel
- Test de LDAP-query — Test de geldigheid van de LDAP-licentiequery.
Het gebruik van een opdrachtregelprogramma van een derde partij (bijvoorbeeld GAM)
Voor snelle accountaanmaak op grote schaal kunt u gebruikmaken van oplossingen van derden. Zo gebruikt de gratis, downloadbare, open-source Google Apps Manager (GAM) de Admin SDK Directory API om Google Workspace-gebruikers en -groepen aan te maken en te beheren.
GAM communiceert met veel Google API's, die je ook kunt gebruiken om andere accountfuncties en -bronnen te beheren.
Als je besluit om GAM te gebruiken, volg dan deze aanbevolen stappen:
Licenties toewijzen
- Download GAM van de GAM-website.
- Configureer de tool.
- Tijdens de installatie, wanneer u wordt gevraagd of u "klaar bent om GAM toestemming te geven om gebruikersgegevens en -instellingen van Google Workspace te beheren", antwoordt u met N (nee) om de domeinbrede delegatie over te slaan.
- Met deze opdracht kunt u controleren of GAM is gekoppeld aan het juiste Google Workspace-account: gam info domain
U kunt licenties toevoegen op basis van gebruikersnaam, organisatie-eenheid of groep. De syntax om licenties toe te voegen is:
gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*Om bijvoorbeeld alle leden van de groep "Docenten" een Google Workspace for Education Plus - Legacy-licentie te geven:
gam group teachers add license 1010310002
Licenties synchroniseren
Je kunt ook licenties toevoegen aan en verwijderen van gebruikers op basis van hun aanwezigheid in een specifieke gebruikerslijst.
- De deelnemerslijst kan een Google Groep, een organisatie-eenheid of een lokaal tekstbestand zijn.
- Gebruikers die niet in de gebruikerslijst staan en aan wie de licentie is toegekend, zullen het betreffende licentietype van hun account verwijderd krijgen.
- Gebruikers die in de gebruikerslijst staan maar nog geen licentie hebben, krijgen deze aan hun account toegevoegd.
- Je kunt "group_ns" gebruiken om licenties van geschorste gebruikers te verwijderen.
De syntax voor het synchroniseren van licenties is:
gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>
Voorbeeld
Het volgende voorbeeld maakt twee Google-groepen aan met de namen e4e en e4es, voegt gebruikers met een geldige licentie toe aan de groepen en synchroniseert ten slotte de licentie met de groep. Omdat we in de laatste stap group_ns (groep niet opgeschort) gebruiken, wordt de licentie van opgeschorte gebruikers verwijderd. Door de laatste twee opdrachten regelmatig te herhalen, blijven de licenties afgestemd op de niet-opgeschorte groepsleden.
gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003
Licenties verwijderen
De syntax om licenties te verwijderen is:
gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>
Om bijvoorbeeld licenties te verwijderen uit de OU "Personeel":
gam ou staff delete license 1010310002
Gebruikmaken van de op Google Sheets gebaseerde tool voor licentiebeheer.
Met de op Google Sheets gebaseerde tool voor licentiebeheer kunnen beheerders licentietoewijzingen in bulk beheren en automatiseren. De tool wordt gratis aangeboden door AppsEdu , een partner van Google for Education, aan onderwijsinstellingen wereldwijd die Google Workspace for Education gebruiken.
Download de tool hier en lees de instructies en het document met best practices door . Let ook op het volgende:
- De licentiebeheertool is primair ontworpen voor kleine tot middelgrote instellingen (minder dan 20.000 actieve gebruikers). Voor grotere instellingen raden we het gebruik van GAM, GCDS of de License Manager API aan.
- Voor hulp bij het gebruik van de licentiebeheertool kunt u een e-mail sturen naar help@gwfelicensetool.com.
Gebruikmaken van de Enterprise License Manager API
Je kunt de Enterprise License Manager API gebruiken om licenties toe te wijzen en te verwijderen.
Begin hier , of volg de instructies in:
- Voorwaarden — Maak een account aan, leer meer over het product en maak een project aan in de Google API Console.
- Installeer een clientbibliotheek — Download een clientbibliotheek voor uw programmeertaal en importeer de klassen die u nodig hebt.
- Stel de autorisatie van uw applicatie in — Stel de autorisatie van uw klant in.
- Om te begrijpen hoe je licenties beheert, begin je met de concepten van de API.
- Om te begrijpen hoe u dit allemaal kunt samenbrengen en hoe u de verzoeken van uw klanten en de reacties van de API-service kunt beheren, raadpleegt u de handleidingen .