Loại giấy phép Người chỉ sử dụng Gmail dành cho những người dùng chỉ cần sử dụng Gmail và một số dịch vụ chọn lọc khác. Người dùng có giấy phép này sẽ có quyền truy cập vào Gmail, Lịch, Danh bạ, Google Groups, Meet, Takeout và một số dịch vụ bổ sung, nhưng sẽ không có quyền truy cập vào Lớp học, Drive hoặc Trình chỉnh sửa. Mặc dù người dùng Chỉ sử dụng Gmail sẽ không có quyền truy cập vào Google Drive, nhưng quản trị viên có thể xác định các chính sách lưu giữ dữ liệu cho những người dùng này.
Sử dụng giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail cho cựu học viên, nhân viên và các loại người dùng khác
Đây là một lựa chọn phù hợp cho những quản trị viên muốn tiếp tục cung cấp cho cựu học viên, nhân viên và những người dùng khác quyền truy cập vào địa chỉ email của trường sau khi họ tốt nghiệp hoặc rời khỏi tổ chức. Loại giấy phép này cho phép truy cập vào Gmail và duy trì các yêu cầu tuân thủ, nhưng xoá quyền truy cập vào các dịch vụ khác. Hiện tại, quản trị viên có thể thực hiện việc này theo cách thủ công bằng cách thêm người dùng vào một nhóm chỉ cho phép truy cập vào Gmail và xoá các tính năng khác của Google Workspace. Tuy nhiên, giấy phép này sẽ giúp đơn giản hoá quy trình để đạt được kết quả tương tự.
Theo kinh nghiệm hay nhất, quản trị viên nên cân nhắc việc thông báo cho người dùng về việc chuyển đổi sang tài khoản Chỉ Gmail sau khi năm học kết thúc hoặc khi những người dùng đó không cần truy cập vào tất cả các dịch vụ của Google Workspace nữa. Quản trị viên có thể hướng dẫn người dùng lưu thông tin hoặc mọi tệp trong Google Drive trước khi chỉ định giấy phép Người dùng chỉ Gmail.
Cách cấp giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail
Khi các loại giấy phép mới được cung cấp, quản trị viên có thể chỉ định giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Cách quản lý và chỉ định giấy phép. Một vài điều cần nhớ:
- Chỉ quản trị viên Google Workspace mới có quyền truy cập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên và có thể phân phối giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail của Google Workspace for Education.
- Mặc dù có thể chọn một trong số các phương án cấp phép, nhưng bạn nên chọn một phương án để sử dụng từ nay về sau.
- Trước khi cấp giấy phép, bạn nên chuyển những người dùng bị tạm ngưng ra khỏi các đơn vị tổ chức hoặc nhóm bạn định cấp phép để tránh cấp giấy phép cho những người dùng đó.
Giấy phép Người chỉ sử dụng Gmail ảnh hưởng như thế nào đến bộ nhớ?
Người dùng Chỉ dùng Gmail sẽ không có quyền truy cập vào Google Drive (giả sử trước đây họ có quyền truy cập). Dữ liệu của họ sẽ không bị xoá nếu quản trị viên không can thiệp và quản trị viên có thể xác định chính sách giữ lại dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp về giấy phép Người chỉ sử dụng Gmail
Tổ chức của tôi sẽ có bao nhiêu giấy phép Người chỉ sử dụng Gmail?
Các tổ chức đăng ký Google Workspace for Education từ nay về sau sẽ tự động nhận được 2.500 giấy phép Chỉ Gmail cho người dùng. Đối với các tổ chức hiện tại, số lượng giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail mà bạn nhận được sẽ tương ứng với số lượng giấy phép Education Fundamentals được cấp cho miền của bạn tại thời điểm bắt đầu chuyển đổi. Đây sẽ là tổng số tất cả tài khoản, bao gồm cả người dùng đang hoạt động và người dùng bị tạm ngưng.
Loại giấy phép Chỉ sử dụng Gmail có giá bao nhiêu?
Loại giấy phép này hoàn toàn miễn phí.
Giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail ảnh hưởng như thế nào đến việc giữ lại dữ liệu của người dùng?
Việc này sẽ không ảnh hưởng đến việc giữ lại dữ liệu của người dùng. Sau khi người dùng được cấp giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail, dữ liệu của họ sẽ được lưu giữ theo các quy tắc lưu giữ trong Vault của miền (nếu có).
Nếu người dùng được cấp giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail, thì những tệp mà họ đang làm việc với người dùng có loại giấy phép Education đầy đủ (chẳng hạn như Education Fundamentals) sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?
Bất kỳ ai có quyền truy cập đều có thể truy cập vào tệp và bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa đều có thể chỉnh sửa và chia sẻ tệp với người khác. Ngoài ra, quản trị viên có các công cụ để chuyển quyền sở hữu tệp nếu cần.