Quản lý và chỉ định giấy phép Google Workspace for Education

Là quản trị viên Google Workspace for Education, bạn có một số cách để cấp và quản lý giấy phép. Cho dù bạn đang hỗ trợ sinh viên, giảng viên toàn thời gian hay quản lý quyền truy cập của cựu sinh viên, bạn đều có thể cập nhật trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google Workspace (admin.google.com).

Các nhiệm vụ quản lý khoá

Để duy trì một môi trường hiệu quả và quản lý chi phí, bạn nên thường xuyên thực hiện những việc sau:

• Cấp giấy phép – Cập nhật tài khoản người dùng theo cách thủ công hoặc thiết lập tính năng cấp giấy phép tự động để đảm bảo mọi người dùng đều có cấp độ truy cập phù hợp.

• Theo dõi mức sử dụng – Theo dõi sát sao hạn mức được phân bổ để đảm bảo bạn sử dụng trong ngân sách và số lượng tài khoản con của tổ chức.

• Chọn đúng loại giấy phép – Chọn giấy phép phù hợp dựa trên vai trò và mức độ hoạt động của người dùng:

  • Education Fundamentals – Bộ sản phẩm cốt lõi dành cho học viên và giảng viên đang hoạt động.

  • Chỉ Gmail – Dành cho những người dùng chỉ cần có quyền truy cập vào email.

  • Người dùng lưu trữ – Dành cho những người dùng không còn cần quyền truy cập đang hoạt động nhưng dữ liệu của họ phải được giữ lại.

Tài nguyên giúp bạn thành công

Để nghiên cứu chuyên sâu về các công cụ cụ thể mà tổ chức của bạn có thể sử dụng, vui lòng tham khảo Hướng dẫn cấp phép của Google Workspace for Education. Tài nguyên này cung cấp quy trình chi tiết cho cả việc triển khai trên quy mô lớn và việc quản lý người dùng riêng lẻ.

Các phương pháp hay nhất để quản lý giấy phép

Google Workspace for Education sử dụng mô hình giấy phép cơ bản. Để đảm bảo người dùng có quyền truy cập phù hợp và tổ chức của bạn luôn tuân thủ, hãy làm theo các nguyên tắc cốt lõi sau:

1. Education Fundamentals

   Mỗi người dùng đang hoạt động trong miền của bạn đều cần có giấy phép Education Fundamentals. Đây là nền tảng cho tất cả các dịch vụ khác. Tìm hiểu thêm về mô hình cấp phép Education Fundamentals.

   • Nâng cấp – Nếu có giấy phép có tính phí (Education Standard hoặc Plus), người dùng vẫn phải giữ giấy phép Education Fundamentals.

   • Trường hợp ngoại lệ: Giấy phép Chỉ sử dụng Gmail hoặc Người dùng lưu trữ không yêu cầu Education Fundamentals.

2. Quy tắc mua và chỉ định Education Standard và Plus

   Phạm vi cấp phép đầy đủ – Bạn phải mua đủ giấy phép có tính phí (Education Standard hoặc Plus) để cấp cho tất cả người dùng đang hoạt động trong miền của bạn và cũng có giấy phép Education Fundamentals. Số này cũng phải xuất hiện trong Thư xác minh giấy phép mà bạn đã hoàn tất gần đây nhất. Xem các yêu cầu tối thiểu về việc mua trong bài viết về giá và việc cấp phép của Google Workspace for Education trên Trung tâm trợ giúp.

   Chỉ người dùng đang hoạt động – Chỉ cấp giấy phép trả phí cho những tài khoản đang hoạt động. Nếu người dùng Chỉ sử dụng Gmail và/hoặc Người dùng lưu trữ cần truy cập vào một số tính năng có tính phí (ví dụ: khu vực lưu trữ dữ liệu hoặc hộp cát bảo mật), thì họ cần được cấp giấy phép có tính phí.

   Dọn dẹp – Xoá những người dùng không hoạt động khỏi các quy tắc hoặc nhóm chỉ định tự động để tránh vượt quá hạn mức của gói thuê bao.

3. Các phương pháp hay nhất để bảo trì

   • Kiểm tra hằng năm – Kiểm tra việc chỉ định giấy phép và các công cụ tự động hoá ít nhất một lần mỗi năm.

   • Nhóm động – Sử dụng các quy tắc tự động phản ánh sự thay đổi về số lượng học viên và giảng viên (ví dụ: lớp tốt nghiệp hoặc nhân viên mới). Chỉ có trong gói thuê bao Education Standard hoặc Plus.

   • Giới hạn số lượng người dùng – Đảm bảo số lượng giấy phép được chỉ định không vượt quá tổng số giấy phép trong gói thuê bao đã mua.

   • Khai thác các công cụ quản lý giấy phép – Tham khảo Hướng dẫn cấp phép của Google Workspace for Education và thông tin về các công cụ để biết thêm thông tin về nhiều công cụ quản lý giấy phép.

Sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google Workspace

Tự động cấp giấy phép dựa trên người dùng

Bạn có thể bật tính năng tự động cấp giấy phép ở cấp tổ chức hoặc đơn vị tổ chức để tự động cấp giấy phép cho người dùng của mình. Nếu bạn bật tính năng này, những người dùng chưa được cấp giấy phép trong tài khoản của bạn (và mọi người dùng mới bạn thêm sau này) sẽ được cấp giấy phép cho Google Workspace for Education. Nếu có nhiều gói thuê bao của Google, bạn chỉ có thể bật tính năng tự động cấp phép cho một gói thuê bao đối với mỗi tổ chức hoặc đơn vị tổ chức.

Lưu ý:

• Nếu có các đơn vị tổ chức trong tổ chức cấp cao nhất của mình, thì bạn có thể thiết lập những cách tự động cấp phép cho các đơn vị tổ chức cụ thể.
• Nếu chọn tự động cấp giấy phép sử dụng một dịch vụ cho tất cả người dùng, thì bạn không thể xoá giấy phép của một người dùng riêng lẻ.
• Giấy phép được cấp tự động có thể mất đến 24 giờ mới có hiệu lực.
• Tính năng tự động cấp giấy phép sẽ cấp giấy phép cho cả người dùng đang hoạt động và người dùng bị tạm ngưng trong(các) tổ chức / đơn vị tổ chức mà bạn bật. Trước khi cấp giấy phép, bạn nên chuyển những người dùng bị tạm ngưng ra khỏi(các) đơn vị tổ chức bạn định cấp phép để tránh cấp giấy phép cho những người dùng đó.

Tự động cấp giấy phép cho mọi người dùng trong tổ chức

Bạn có thể tự động cấp giấy phép cho mọi người dùng trong tổ chức của mình trên trang Cài đặt về giấy phép của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

1. Trên Trang chủ của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy nhấp vào Trình đơn, sau đó ở bên trái, hãy nhấp vào Thanh toán Cài đặt về giấy phép.
2. Nhấp vào gói thuê bao bạn muốn cấp giấy phép.
3. Nhấp vào Tắt chọn Bật.
4. Nếu bạn có nhiều gói thuê bao của cùng một dịch vụ, hãy chọn gói thuê bao để dùng khi tự động cấp giấy phép.
5. Nhấp vào Lưu.

Thiết lập tính năng tự động cấp phép cho đơn vị tổ chức

Nếu bạn thiết lập các đơn vị tổ chức trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, thì tất cả tổ chức con sẽ kế thừa chế độ cài đặt tự động cấp phép của tổ chức chính. Tuy nhiên, bạn có thể ghi đè chế độ cài đặt của tổ chức chính và thiết lập chế độ tự động cấp phép một cách độc lập.

Thiết lập tổ chức để ghi đè chế độ cài đặt của tổ chức chính

1. Trên Trang chủ của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến mục Thanh toán -> Cài đặt về giấy phép.
2. Nhấp vào đơn vị tổ chức mà bạn muốn bật tính năng tự động cấp phép.
3. Chọn Google Workspace for Education ở bên phải rồi thay đổi trạng thái của chế độ Tự động cấp phép từ TẮT thành BẬT.
4. Nếu bạn có nhiều gói thuê bao của cùng một dịch vụ, hãy chọn gói thuê bao để dùng khi tự động cấp giấy phép.
5. Nhấp vào Ghi đè.

Cấp giấy phép thủ công dựa trên người dùng

Bạn có thể cấp giấy phép theo cách thủ công cho từng người dùng, danh sách người dùng đã tải lên hoặc toàn bộ đơn vị tổ chức.

Nếu bạn cấp giấy phép cho một tổ chức theo cách thủ công, thì chỉ những người dùng trong tổ chức đó mới được cấp giấy phép. Người dùng trong các tổ chức con không tự động được cấp giấy phép. Bạn cũng cần cấp giấy phép cho họ theo cách thủ công.

Cấp và xoá giấy phép theo cách thủ công trên trang Người dùng

1. Trên Trang chủ của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến mục Người dùng.
2. Đánh dấu vào hộp bên cạnh tên của từng người dùng mà bạn muốn cấp hoặc xoá giấy phép.
3. Ở trên cùng, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác > Cấp giấy phép hoặc Xoá giấy phép.
4. Nhấp vào Google Workspace for Education > Cấp hoặc Xoá. (Lưu ý: Nếu có nhiều loại giấy phép Google Workspace for Education, thì bạn có thể chọn loại cụ thể bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống.)

Cấp và xoá giấy phép theo cách thủ công trên trang của từng người dùng

1. Trên Trang chủ của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến mục Người dùng.
2. Nhấp vào tên người dùng bạn muốn quản lý.
3. Di chuyển xuống rồi nhấp vào mục Giấy phép của người dùng.
4. Nhấp vào Google Workspace for Education để hiển thị các nút bật/tắt trong cột Trạng thái.
5. Bên cạnh Google Workspace for Education, trong cột Trạng thái, hãy nhấp vào nút chuyển để cấp hoặc xoá giấy phép.
6. Nhấp vào Lưu. (Lưu ý: Nếu có nhiều loại giấy phép Google Workspace for Education, thì bạn có thể chọn loại cụ thể bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống.)

Cấp và xoá giấy phép theo cách thủ công bằng tính năng tải lên hàng loạt

Bước 1: Tải thông tin người dùng xuống

1. Trên Trang chủ của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến mục Người dùng.
2. Ở đầu trang, hãy nhấp vào mục Tải danh sách người dùng xuống.
3. Trong mục Chọn cột, hãy chọn Tất cả các cột thông tin người dùng và các cột hiện được chọn
4. Chọn định dạng bạn muốn rồi nhấp vào Tải xuống

Bước 2: Nhập thông tin giấy phép

1. Trong bảng tính, hãy tìm cột có nhãn Giấy phép mới [CHỈ TẢI LÊN]. (Nếu bạn muốn xem(các) giấy phép hiện được cấp cho một người dùng, hãy sử dụng cột Giấy phép [CHỈ ĐỌC].)
2. Nhập Mã SKU của giấy phép bạn muốn cấp:
   • a. Đối với Google Workspace for Education Fundamentals (tài khoản được tạo trước ngày 13 tháng 11 năm 2024): Google-Apps-For-Education
   • b. Đối với Google Workspace for Education Fundamentals (tài khoản được tạo từ ngày 13 tháng 11 năm 2024): 1010070001
   • c. Đối với Google Workspace for Education Plus – Phiên bản cũ: 1010310002
   • d. Đối với Google Workspace for Education – Phiên bản cũ (Học viên): 1010310003
   • e. Đối với Google Workspace for Education Plus: 1010310008
   • f. Đối với Google Workspace for Education Plus (Nhân viên): 1010310009
   • g. Đối với Google Workspace for Education Standard: 1010310005
   • h. Đối với Google Workspace for Education Standard (Nhân viên): 1010310006
   • i. Đối với tiện ích bổ sung Teaching and Learning của Google Workspace for Education: 1010370001
3. Nhập mã SKU cho tối đa 200 người dùng (xem lưu ý ở trên).
4. Lưu tệp ở định dạng CSV (.csv).

Bước 3: Tải tệp lên

1. Ở đầu trang Người dùng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy nhấp vào mục Cập nhật nhiều người dùng cùng lúc.
2. Nhấp vào mục Đính kèm tệp CSV.
3. Duyệt tìm đến vị trí của tệp trên máy tính rồi đính kèm tệp CSV.
4. Nhấp vào Tải lên. Nếu xảy ra lỗi, hãy nhập thông tin còn thiếu vào bảng tính của bạn rồi tải tệp lên lại. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần các lỗi thường gặp.

Danh sách việc cần làm của bạn sẽ tự động mở ra và cho thấy tiến trình tải lên. Sau khi quá trình xử lý hoàn tất, bạn sẽ nhận được một báo cáo qua email. Nếu xảy ra lỗi khi xử lý, hãy tải tệp nhật ký xuống từ danh sách việc cần làm của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần các lỗi thường gặp.

Dùng Google Cloud Directory Sync (GCDS)

Bạn có thể sử dụng Google Cloud Directory Sync (GCDS) để tự động đồng bộ hoá người dùng, nhóm và danh bạ để dữ liệu trong Tài khoản Google của bạn khớp với dữ liệu trong máy chủ LDAP (Giao thức truy cập thư mục hạng nhẹ) của bạn, chẳng hạn như Microsoft Active Directory. Bạn cũng có thể sử dụng GCDS để đồng bộ hoá giấy phép theo người dùng, đơn vị tổ chức hoặc nhóm.

Cấp giấy phép

1. Làm theo hướng dẫn này để hiểu cách hoạt động của GCDS và bắt đầu
2. Thiết lập tính năng đồng bộ hoá bằng Trình quản lý cấu hình
3. Trên trang Giấy phép của Trình quản lý cấu hình, hãy thiết lập tính năng đồng bộ hoá giấy phép GCDS cho người dùng trong Tài khoản Google của bạn.
4. Chỉ định thuộc tính địa chỉ email: Trong thuộc tính Địa chỉ email, hãy nêu rõ thuộc tính mà GCDS sử dụng làm thuộc tính liên kết địa chỉ email giữa tài khoản người dùng LDAP và người dùng Tài khoản Google.
5. Để cấp giấy phép, hãy nhấp vào Thêm quy tắc.

6. Trong trường Truy vấn LDAP, hãy dùng ký hiệu truy vấn LDAP để nêu rõ những người dùng trong thư mục LDAP của bạn cần được cấp giấy phép.

7. Chọn "Cấp giấy phép cho người dùng trong miền của Google".

8. Nhấp vào danh sách Giấy phép rồi chọn SKU giấy phép.

9. (Không bắt buộc) Đánh dấu vào hộp "Xoá giấy phép này khỏi người dùng trong miền của Google không khớp với quy tắc này" để xoá giấy phép của người dùng Google không khớp với quy tắc.

10. Chọn một trong các tùy chọn sau:

    • OK: Thêm quy tắc và quay lại màn hình quy tắc giấy phép LDAP
    • Áp dụng: Thêm quy tắc và bắt đầu một quy tắc giấy phép LDAP khác
    • Huỷ: Huỷ quy tắc
    • Kiểm tra truy vấn LDAP: Kiểm tra tính hợp lệ của truy vấn giấy phép LDAP

Sử dụng công cụ dòng lệnh của bên thứ ba (ví dụ: GAM)

Để nhanh chóng cấp phép cho tài khoản trên quy mô lớn, bạn có thể sử dụng các giải pháp của bên thứ ba. Ví dụ: Google Apps Manager (GAM) là một công cụ nguồn mở, miễn phí và có thể tải xuống. Công cụ này sử dụng Admin SDK Directory API để tạo và quản lý người dùng cũng như các nhóm trên Google Workspace.

GAM tương tác với nhiều API của Google mà bạn cũng có thể dùng để quản lý các tính năng và tài nguyên khác của tài khoản.

Nếu bạn quyết định sử dụng GAM, hãy làm theo các bước đề xuất sau:

Cấp giấy phép

1. Trên trang web GAM, hãy tải GAM xuống. .
2. Định cấu hình công cụ.
3. Trong quá trình thiết lập, khi được hỏi liệu bạn có "sẵn sàng cho phép GAM quản lý chế độ cài đặt và dữ liệu người dùng Google Workspace" hay không, hãy trả lời là N (không) để bỏ qua việc Uỷ quyền trên toàn miền.
4. Lệnh này giúp bạn xác nhận rằng GAM được liên kết với đúng tài khoản Google Workspace: gam info domain

5. Bạn có thể thêm giấy phép theo tên người dùng, đơn vị tổ chức hoặc nhóm. Cú pháp để thêm giấy phép là:

   gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*

   Ví dụ: Cú pháp để cấp giấy phép Google Workspace for Education Plus – Phiên bản cũ cho tất cả thành viên trong nhóm "Giáo viên":

   gam group teachers add license 1010310002

Đồng bộ hoá giấy phép

Bạn cũng có thể thêm và xoá giấy phép của người dùng dựa trên việc họ thuộc một danh sách người dùng được chỉ định.

• Danh sách người dùng có thể là một nhóm trên Google Groups, đơn vị tổ chức hoặc tệp văn bản cục bộ.
• Những người dùng không thuộc danh sách người dùng và những người dùng đã được áp dụng giấy phép sẽ bị xoá loại giấy phép được cung cấp khỏi tài khoản của họ.
• Những người dùng thuộc danh sách người dùng và những người dùng không có giấy phép sẽ được thêm giấy phép vào tài khoản của họ.
• Bạn có thể sử dụng "group_ns" để xoá giấy phép khỏi người dùng bị tạm ngưng

Cú pháp để đồng bộ hoá giấy phép:

gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>

Ví dụ

Ví dụ sau đây sẽ tạo hai nhóm trên Google Groups có tên là e4e và e4es, thêm những người dùng hiện được cấp giấy phép vào các nhóm này và cuối cùng là đồng bộ hoá giấy phép với nhóm. Vì chúng tôi sử dụng group_ns (nhóm người dùng không bị tạm ngưng) ở bước cuối cùng, nên những người dùng bị tạm ngưng sẽ bị xoá giấy phép. Việc chạy lại hai lệnh cuối cùng theo định kỳ sẽ giúp các giấy phép luôn phù hợp với những thành viên không bị tạm ngưng trong nhóm.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

Xoá giấy phép

Cú pháp để xoá giấy phép:

gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>

Ví dụ: Cú pháp để xoá giấy phép khỏi đơn vị tổ chức của "Nhân viên":

gam ou staff delete license 1010310002

Sử dụng Công cụ quản lý giấy phép dựa trên Google Trang tính

Công cụ quản lý giấy phép dựa trên Google Trang tính giúp quản trị viên quản lý và tự động hoá việc cấp giấy phép hàng loạt. Công cụ này do AppsEdu (một đối tác của Google for Education) cung cấp miễn phí cho những tổ chức giáo dục trên toàn cầu sử dụng Google Workspace for Education.

Tải công cụ này xuống tại đây, cũng như xem hướng dẫn và tài liệu về các phương pháp hay nhất. Ngoài ra, vui lòng lưu ý những thông tin sau:

• Công cụ quản lý giấy phép được thiết kế chủ yếu dành cho các tổ chức có quy mô từ nhỏ đến trung bình (ít hơn 20.000 người dùng đang hoạt động). Đối với các tổ chức lớn hơn, bạn nên sử dụng GAM, GCDS hoặc License Manager API.
• Để được trợ giúp về cách sử dụng Công cụ quản lý giấy phép, vui lòng gửi email đến địa chỉ help@gwfelicensetool.com.

Sử dụng Enterprise License Manager API

Bạn có thể sử dụng Enterprise License Manager API để cấp và xoá giấy phép.

Bắt đầu thực hiện tại đây hoặc làm theo hướng dẫn trong:

• Điều kiện tiên quyết: Tạo một tài khoản, tìm hiểu về sản phẩm và tạo một dự án trong Bảng điều khiển API của Google.
• Cài đặt thư viện ứng dụng – Tải một thư viện ứng dụng xuống cho ngôn ngữ lập trình của bạn rồi nhập các lớp bạn cần.
• Thiết lập phạm vi uỷ quyền cho ứng dụng: Thiết lập phạm vi uỷ quyền cho ứng dụng của bạn.
• Để tìm hiểu cách quản lý giấy phép, hãy bắt đầu với Khái niệm của API.
• Để tìm hiểu cách kết hợp tất cả những thông tin này, cách quản lý các yêu cầu và phản hồi dịch vụ API của ứng dụng, hãy xem phần Hướng dẫn.