Mô hình cấp phép và các loại giấy phép hiện có cho Google Workspace for Education Fundamentals

Bài viết này dành cho quản trị viên Google Workspace for Education. Đối với người giám hộ cần thông tin, vui lòng liên hệ với quản trị viên của trường.

Chúng tôi sắp cập nhật giấy phép Education Fundamentals và cách cấp giấy phép cho tài khoản Google Workspace for Education. Ngoài ra, chúng tôi sẽ triển khai các loại giấy phép mới, miễn phí để giúp bạn có thêm cách quản lý người dùng của mình.

Mô hình cấp phép cho khách hàng sử dụng Google Workspace for Education Fundamentals

Kể từ tháng 11 năm 2024, những lượt đăng ký mới cho Google Workspace for Education Fundamentals sẽ sử dụng mô hình cấp phép mới cho Education Fundamentals. Từ tháng 3 năm 2025, chúng tôi sẽ bắt đầu chuyển đổi những khách hàng hiện đang dùng Education Fundamentals, sau đó sớm nhất từ tháng 5 năm 2025 là những khách hàng dùng Education Standard và Education Plus. Đối với người dùng cuối, chức năng của Education Fundamentals sẽ không thay đổi, vẫn là cung cấp các công cụ bảo mật và dễ sử dụng (miễn phí) để nâng cao khả năng cộng tác, năng suất và khả năng quản lý lớp học. Các tổ chức mới sử dụng Google Workspace for Education sẽ được cấp 2.500 giấy phép Education Fundamentals. Trong lần cập nhật này, để có quyền sử dụng mọi công cụ của Google Workspace có trong Education Fundamentals, người dùng trong miền mới phải được cấp giấy phép Education Fundamentals. Nếu đang sử dụng giấy phép Education Standard hoặc Education Plus thì người dùng cũng cần được cấp giấy phép Education Fundamentals. Sau đây là cơ chế của mô hình cấp phép mới:

  • Quản trị viên sẽ chịu trách nhiệm quản lý giấy phép Education Fundamentals đã cấp – Theo mô hình mới này, các tổ chức giáo dục sẽ nhận được một lượng giấy phép Education Fundamentals nhất định để có thể cấp cho người dùng trong miền của mình hoặc để dành cho những người dùng sau này. Khi một người dùng tốt nghiệp hoặc rời khỏi tổ chức, quản trị viên có thể rút lại giấy phép Education Fundamentals của người đó để cấp cho người dùng đang hoạt động khác, đồng thời cấp cho họ một trong các giấy phép mới, miễn phí như được mô tả trong phần "Các loại giấy phép mới" dưới đây.
  • Khách hàng hiện tại sẽ nhận được đủ giấy phép Education Fundamentals (và một số giấy phép dự phòng) để cấp cho những người dùng hiện tại. Trong quá trình chuyển đổi, các miền sẽ nhận được số lượng giấy phép Education Fundamentals tương ứng với số lượng người dùng Education Fundamentals hiện tại (bao gồm cả người dùng đang hoạt động và người dùng bị tạm ngưng) cộng với một số giấy phép dự phòng dựa trên số lượng tài khoản hiện có trong tổ chức tại thời điểm chuyển đổi.
  • Đối với những người dùng hiện tại trong một miền, chúng tôi sẽ giúp bạn cấp giấy phép Education Fundamentals. Để dễ dàng quản lý thay đổi này, khi mô hình cấp phép mới có hiệu lực, tất cả người dùng hiện tại trong một miền sẽ tự động được cấp giấy phép Education Fundamentals và họ sẽ có thể sử dụng các dịch vụ của Google như bình thường. Điều này có nghĩa là bạn không cần làm gì ngay trong giai đoạn chuyển đổi để đảm bảo có đủ số lượng giấy phép cần thiết nhằm duy trì quyền truy cập cho người dùng hiện tại. Các tài khoản mới được thêm sau giai đoạn chuyển đổi sẽ cần phải được quản trị viên cấp giấy phép.
  • Tính năng tự động cấp giấy phép Education Fundamentals sẽ được bật ở Đơn vị tổ chức (OU) gốc, nghĩa là tất cả người dùng mới được tạo sẽ được cấp một giấy phép Fundamentals ngay từ đầu. Bạn cũng nên tạo ít nhất một đơn vị tổ chức cho các loại giấy phép mới dưới đây – Người dùng chỉ sử dụng Gmail và Người dùng lưu trữ – và tắt chế độ tự động cấp phép Education Fundamentals cho các đơn vị tổ chức đó.

Các loại giấy phép mới

Kể từ tháng 3 năm 2025 đối với Education Fundamentals và từ tháng 5 năm 2025 đối với Education Standard và Education Plus, chúng tôi sẽ bắt đầu triển khai các loại giấy phép mới để giúp quản trị viên đảm bảo người dùng của họ có quyền sử dụng chức năng ở đúng cấp. Cả hai loại giấy phép này đều miễn phí và không yêu cầu bạn phải liên hệ với đại lý Google for Education để truy cập. Số lượng của từng loại giấy phép một miền nhận được sẽ tương ứng với số lượng giấy phép Education Fundamentals được cấp cho miền của bạn tại thời điểm bắt đầu chuyển đổi. Khi đăng ký Google Workspace for Education lần đầu tiên, khách hàng sẽ nhận được 2.500 giấy phép của mỗi loại.

  • Người dùng chỉ sử dụng Gmail – Giấy phép này dành cho những người dùng chỉ cần sử dụng Gmail và không cần sử dụng tất cả các công cụ trong Google Workspace for Education. Người dùng có giấy phép này sẽ có quyền truy cập vào Gmail, Lịch, Danh bạ, Meet, Takeout và một số dịch vụ bổ sung, nhưng sẽ không có quyền truy cập vào Lớp học, Drive hoặc Trình chỉnh sửa. Loại giấy phép này sẽ có thể hữu ích cho những tổ chức giáo dục muốn cấp quyền truy cập vào Gmail cho số lượng cựu học viên ngày càng gia tăng. Khi quản trị viên cấp giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail cho một người dùng Education Fundamentals, giấy phép Education Fundamentals của người dùng đó sẽ được rút lại để cấp cho người dùng khác trong miền của họ.
  • Người dùng lưu trữ – Giấy phép này đảm bảo dữ liệu người dùng sẽ được giữ lại (theo các quy tắc lưu giữ trong Vault) và bảo vệ bằng biện pháp bảo mật hàng đầu trong ngành như của người dùng có giấy phép Education Fundamentals, nhưng không cho phép người dùng đăng nhập vào Tài khoản Google của họ trên bất kỳ hệ thống nào, kể cả các dịch vụ của Google Workspace. Khi quản trị viên lưu trữ một tài khoản người dùng, người dùng đó sẽ tự động được cấp giấy phép Người dùng lưu trữ, giấy phép Education Fundamentals hoặc giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail của người dùng đó sẽ được rút lại để cấp cho người dùng khác trong miền của họ.

Tác động khi cấp giấy phép mới:

  • Đối với người dùng Education Fundamentals: Việc cấp giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail cho một người dùng hoặc lưu trữ một người dùng sẽ thu hồi giấy phép Education Fundamentals của người dùng đó để cấp cho một người dùng khác trong miền của họ.
  • Đối với người dùng Standard hoặc Plus: Nếu một người dùng Education Standard hoặc Education Plus được lưu trữ hoặc được cấp giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail, thì giấy phép Education Fundamentals của người dùng đó sẽ tự động được thu hồi, nhưng bạn phải thu hồi giấy phép Education Standard hoặc Education Plus theo cách thủ công để cấp cho một người dùng khác. Nếu quản trị viên muốn lưu trữ một người dùng nhưng vẫn giữ lại các tính năng bổ sung và biện pháp bảo mật mà người dùng đó nhận được khi sử dụng giấy phép Education Standard hoặc Education Plus (chẳng hạn như Khu vực lưu trữ dữ liệu), thì quản trị viên có thể cấp giấy phép "Người dùng lưu trữ" cho người dùng đó.

Cách chuẩn bị cho mô hình cấp phép mới

Đối với khách hàng mới và hiện tại, bạn nên tham khảo một số phương pháp hay nhất được trình bày trong phần dưới đây.

Lưu ý: Khi khách hàng hiện tại chuyển sang gói Education Fundamentals theo chế độ cấp phép dựa trên người dùng, tất cả người dùng hiện tại trong miền của họ sẽ tự động được cấp giấy phép Education Fundamentals và quyền sử dụng các dịch vụ của Google của những người dùng đó sẽ không thay đổi. Nếu bạn tạo một người dùng mới sau khi chuyển đổi, thì họ cần được cấp một giấy phép để có thể sử dụng các dịch vụ của Workspace.

Câu hỏi thường gặp về việc cấp phép

Ai nên sử dụng giấy phép Education Fundamentals trong tương lai?

Giấy phép Education Fundamentals nên được cấp cho những người dùng đang tham gia hoặc hỗ trợ hoạt động giảng dạy và học tập. Những người này có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở học viên, giáo viên và nhân viên toàn thời gian hoặc bán thời gian.

Ngoài ra, giấy phép Google Workspace for Education cũng không được thiết kế cho người giám hộ. Nếu cần thông tin về học viên, người giám hộ có thể làm việc với quản trị viên của trường để tìm hiểu các chính sách của trường về việc chia sẻ thông tin đăng nhập hoặc dùng chức năng khác như bản tóm tắt dành cho người giám hộ trong Lớp học.

Trong quá trình chuyển đổi, tổ chức của tôi sẽ nhận được bao nhiêu giấy phép?

Sau khi chuyển đổi, miền của bạn sẽ nhận được số lượng giấy phép Education Fundamentals đủ để cấp cho người dùng đang hoạt động và người dùng bị tạm ngưng cộng với giấy phép dự phòng. Người dùng hiện tại sẽ tự động được cấp giấy phép Education Fundamentals để tiếp tục sử dụng dịch vụ. Sau khi chuyển đổi, quản trị viên sẽ chịu trách nhiệm quản lý việc cấp giấy phép.

Làm cách nào để biết tổ chức của tôi đã chuyển sang mô hình cấp phép mới hay chưa?

Sau khi quá trình chuyển đổi diễn ra, bạn sẽ thấy tên dịch vụ có chút thay đổi từ "Google Apps for Education – Fundamentals" thành "Google Apps for Education Fundamentals" trên trang gói thuê bao trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Sau thời điểm chuyển đổi, bạn cũng sẽ thấy có thể dùng "Giấy phép Người dùng chỉ sử dụng Gmail của Google Workspace for Education" và sẽ có thể lưu trữ một hoặc nhiều người dùng trên trang Người dùng trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi cần thêm giấy phép Education Fundamentals? Nếu tôi dùng hết giấy phép thì sao?

Nếu cần thêm giấy phép, bạn có thể liên hệ với Nhóm hỗ trợ Google Workspace hoặc liên hệ với người đại diện bán hàng của Google Education. Bạn chỉ nên để dành giấy phép Education Fundamentals cho những người dùng đang tham gia hoặc hỗ trợ hoạt động giảng dạy và học tập. Những người này có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở học viên, giáo viên và nhân viên toàn thời gian hoặc bán thời gian. Bạn nên lưu trữ hoặc cấp giấy phép Người chỉ sử dụng Gmail cho những người dùng khác.

Mô hình cấp phép mới ảnh hưởng như thế nào đến bộ nhớ có sẵn trong Google Workspace for Education?

Những nội dung cập nhật về giấy phép này hiện không ảnh hưởng đến bộ nhớ của Google Workspace for Education. Các loại giấy phép mới (Người dùng chỉ sử dụng Gmail và Người dùng lưu trữ) không có bộ nhớ bổ sung. Nếu có thay đổi đối với chính sách bộ nhớ thì chúng tôi sẽ thông báo trước cho quản trị viên Workspace ít nhất là 30 ngày.

Điều gì sẽ xảy ra với người dùng nếu không được cấp giấy phép Education Fundamentals? Người dùng đó có thể làm gì hoặc sử dụng dịch vụ gì?

Người dùng chưa được cấp phép có thể làm những việc sau:

  • Đăng nhập vào các thiết bị và dịch vụ của bên thứ ba như Chromebook, thiết bị Android, Oauth/SSO.
  • Đăng nhập vào các dịch vụ được coi là "Dịch vụ bổ sung của Google" theo điều khoản dịch vụ của Workspace (nếu quản trị viên đã bật).

Điều gì sẽ xảy ra với dữ liệu của người dùng trong Drive và Photos khi họ huỷ cấp giấy phép Education Fundamentals?

Dữ liệu được lưu giữ theo chính sách Vault của bạn. Để đảm bảo dữ liệu của người dùng được giữ lại, hãy chắc chắn rằng họ được cấp giấy phép.

Làm cách nào để tôi nắm rõ hơn về số lượng người dùng đang hoạt động trong miền của mình?

Bạn có thể ước tính số lượng người dùng đang hoạt động bằng cách xem số lượt đăng nhập riêng biệt trong 30 ngày. Tìm hiểu cách xem số lượt đăng nhập riêng biệt trong 30 ngày. Để ước tính hoạt động sử dụng dịch vụ trong Dịch vụ của Google Workspace, bạn có thể sử dụng các báo cáo người dùng trong phần Tài khoản và lọc theo người dùng hoặc hoạt động sử dụng dịch vụ.