Dokumen ini hanya relevan untuk pelanggan Google Workspace for Education Standard atau Education Plus.
Mulai 1 Februari 2026, langganan Education Standard dan Education Plus akan ditransisikan ke satu jenis lisensi yang terpadu. Perubahan ini menggantikan model lisensi lama yang terpisah untuk "Staf" dan "Pelajar", sehingga menyederhanakan pemesanan serta pemberian slot bagi partner dan pelanggan kami. Pelajari lebih lanjut perubahan terkait pemberian lisensi di artikel Pusat Bantuan tentang harga dan pemberian lisensi Google Workspace for Education.
Proses Transisi Lisensi
Transisi ke satu jenis lisensi: Setelah Anda melakukan perpanjangan, langganan "Staf" yang ada (Education Standard atau Plus) akan dibatalkan. Anda harus mengonversi langganan pengguna tersebut ke langganan mandiri yang baru, yaitu Education Standard atau Plus. Meskipun Google akan otomatis mentransisikan lisensi untuk sebagian besar pelanggan saat perpanjangan, beberapa pelanggan mungkin perlu melakukan konversi manual.
Transisi Lisensi Otomatis yang Dijalankan Google
Proses transisi lisensi otomatis Google dirancang untuk menghilangkan kompleksitas dan risiko error yang berkaitan dengan pendistribusian ulang lisensi secara manual, sehingga pelanggan tidak mengalami gangguan operasi. Meskipun proses otomatis Google dapat menangani transisi untuk sebagian besar pelanggan, keberhasilannya bergantung pada pengelolaan lisensi yang tepat. Transisi lisensi otomatis kami juga berisiko gagal, yang dalam hal ini memerlukan tindakan manual oleh pelanggan.
Untuk memastikan otomatisasi Google berjalan lancar: Ikuti praktik terbaik kami yang telah didokumentasikan.
Jika otomatisasi Google tidak tersedia: Anda harus mengonversi lisensi secara manual.
Jika Anda membeli dari Reseller Google Workspace for Education: Reseller Anda mengelola setelan langganan Anda. Hubungi reseller tersebut untuk menentukan jalur transisi spesifik Anda dan memverifikasi status perpanjangan otomatis Anda.
Jadwal ketersediaan transisi lisensi otomatis:
- Mulai 1 Februari 2026, jika perpanjangan otomatis pada langganan disetel ke AKTIF oleh reseller Anda, transisi lisensi akan dilakukan otomatis dalam waktu 24 jam setelah tanggal perpanjangan.
- Mulai 1 April 2026, jika perpanjangan otomatis pada langganan disetel ke NONAKTIF oleh reseller Anda, transisi lisensi akan dilakukan otomatis dalam waktu 3 hari kerja setelah tanggal perpanjangan. Pelanggan yang melakukan perpanjangan antara 1 Februari 2026 dan 1 April 2026 harus mengikuti langkah-langkah transisi lisensi manual.
Cara kerja transisi lisensi otomatis:
Segera setelah perpanjangan, proses otomatis akan:
- Mengonversi semua lisensi Staf yang telah didistribusikan menjadi langganan mandiri dengan satu jenis lisensi yang baru.
- Menyesuaikan aturan pemberian lisensi otomatis yang ada untuk langganan Staf di konsol Admin agar merujuk ke satu langganan berbayar yang baru.
- Membatalkan langganan Staf sebelumnya.
Pemantauan dan Pemecahan Masalah
Setelah perpanjangan, pelanggan harus memastikan semua lisensi telah ditransisikan ke satu jenis lisensi seperti yang diharapkan. Meskipun otomatisasi yang dilakukan Google sangat andal dan biasanya selesai dalam waktu 3 hari kerja, pelanggan yang tidak mengikuti praktik terbaik pengelolaan lisensi mungkin memerlukan intervensi manual. Untuk menghindari gangguan layanan, pastikan semua lisensi staf telah didistribusikan dengan benar dalam waktu 30 hari sejak tanggal perpanjangan Anda.
Transisi Lisensi Manual
Jika lisensi Anda tidak otomatis ditransisikan, Anda memiliki masa tenggang 30 hari sejak tanggal perpanjangan Anda untuk mengonversi lisensi tersebut secara manual. Anda harus memverifikasi status lisensi Anda di konsol Admin segera setelah melakukan perpanjangan. Tujuannya adalah untuk menentukan apakah ada tindakan yang harus dilakukan karena setelan spesifik Anda atau transisi otomatis yang tidak berhasil.
Memahami email notifikasi: Administrator Penagihan Workspace akan menerima notifikasi otomatis terkait status langganan Education Standard (Staf) atau Education Plus (Staf). Email akan dikirim dengan interval berikut:
- Awal masa tenggang: Langsung setelah perpanjangan Anda.
- 30 hari sebelum masa tenggang berakhir: Pengingat di pertengahan periode.
- 1 hari sebelum masa tenggang berakhir: Pemberitahuan terakhir sebelum langganan Staf dihentikan.
Catatan: Notifikasi ini merupakan bagian standar dari transisi. Meskipun email tersebut akan menyebutkan bahwa langganan "Staf" Anda ditangguhkan, hal ini hanya mengacu kepada jenis lisensi Staf yang lama. Layanan Anda yang sebenarnya tidak akan terganggu selama lisensi Anda dikonversi ke jenis langganan mandiri yang baru sebelum masa tenggang berakhir.
Tindakan yang perlu dilakukan pelanggan untuk mentransisikan lisensi:
- Semua pengguna yang diberi lisensi Staf harus ditransisikan ke jenis lisensi Education Standard atau Education Plus menggunakan konsol Admin, Google Cloud Directory Sync, GAM, Enterprise License Manager API, Alat Pengelolaan Lisensi Google Workspace for Education, atau alat pengelolaan lisensi lainnya. Administrator dapat menggunakan metode apa pun yang paling sesuai untuk institusi mereka.
- Saat masa tenggang langganan Education Standard (Staf) atau Education Plus (Staf) berakhir, pelanggan akan menerima notifikasi email dan tidak akan lagi melihat langganan tersebut di konsol Admin.
- Administrator dapat memverifikasi bahwa lisensi mereka telah ditransisikan dengan mengonfirmasi bahwa semua pengguna yang sebelumnya diberi lisensi Education Standard (Staf) atau Education Plus (Staf) kini diberi lisensi Education Standard atau Education Plus.
Mengelola penyimpanan selama transisi
Konfirmasi kepada reseller Anda apakah Anda perlu mendistribusikan ulang lisensi Staf, atau apakah hal ini akan terjadi secara otomatis saat perpanjangan. Jika Anda perlu mendistribusikan ulang lisensi Staf, Anda perlu memperhatikan dampak pada penyimpanan akibat penyesuaian penyimpanan manual saat langganan Staf berada dalam masa tenggang. Anda dapat membaca Penyimpanan Google Workspace for Education.
Selama transisi ke satu jenis lisensi, total kuota penyimpanan institusi Anda mungkin akan bervariasi untuk sementara hingga tanggal perpanjangan Anda jika Anda mengubah jumlah pengguna yang diberi lisensi Education Standard (Staf) atau Education Plus (Staf) saat langganan berada dalam masa tenggang. Sebaiknya jaga kestabilan jumlah total lisensi Staf yang diberikan untuk menghindari perubahan sementara pada kuota penyimpanan karena hal ini mungkin akan menimbulkan kebingungan terkait ruang penyimpanan yang tersedia.
Pendistribusian ulang lisensi antar-pengguna (yaitu, untuk menangani perubahan personel) selama masa tenggang tidak akan memengaruhi kuota penyimpanan asalkan jumlah total lisensi yang diberikan masih sama. Pada tanggal perpanjangan Anda, penyesuaian penyimpanan manual yang terkait dengan langganan Staf akan berakhir dan semua pendistribusian ulang lisensi tidak akan lagi memengaruhi kuota penyimpanan. Selain itu, kuota penyimpanan yang terkait dengan langganan satu jenis lisensi Anda yang baru akan tecermin secara akurat di konsol Admin Anda.
Memastikan akses pengguna ke fitur Google Meet
Bagian ini hanya relevan bagi pelanggan Education Plus.
Sebelumnya, beberapa fitur Google Meet, seperti perekaman, transkripsi rapat, dan live streaming, dinonaktifkan secara default untuk jenis lisensi pelajar Education Plus. Dengan transisi ke satu jenis lisensi, akses ke fitur ini kini dikontrol sepenuhnya oleh setelan konsol Admin. Jika langganan Education Plus (Staf) dibatalkan, setelah masa tenggang (jika berlaku), setelan default untuk fitur Meet ini akan NONAKTIF di konsol Admin.
Admin dapat mengambil tindakan, sebelum atau setelah transisi ke satu jenis lisensi untuk menetapkan ketersediaan yang diinginkan bagi pengguna mereka.
- Sebelumnya, fitur ini AKTIF secara default di unit organisasi tingkat teratas. Jika setelan fitur ini di tingkat pengguna, grup, atau sub-organisasi sebelumnya telah disesuaikan, baik AKTIF atau NONAKTIF, setelan akan tetap seperti itu setelah transisi ke satu jenis lisensi selesai.
- Jika setelan default tidak pernah disesuaikan, admin harus MENGAKTIFKAN fitur Meet ini untuk pengguna, grup, atau sub-unit organisasi tertentu guna memberikan akses ke fitur ini.
Jika diinginkan, admin dapat mengonfigurasi setelan untuk pengguna, grup, atau sub-unit organisasi sebelum transisi ke satu jenis lisensi, karena setelan yang dikonfigurasi secara manual untuk fitur ini tidak akan berubah saat transisi.