Gerenciar e atribuir licenças do Google Workspace for Education

Como administrador do Google Workspace for Education, você tem várias opções para atribuir e gerenciar licenças. Se você estiver dando suporte a estudantes em tempo integral, professores ou gerenciando o acesso de ex-alunos, as atualizações podem ser feitas no Admin Console do Google Workspace (admin.google.com).

Principais tarefas de gerenciamento de chaves

Para manter um ambiente eficiente e gerenciar custos, faça o seguinte regularmente:

• Atribuir licenças: atualize as contas de usuário manualmente ou configure atribuições automáticas para garantir que todos os usuários tenham o nível de acesso correto.

• Monitorar o uso: acompanhe de perto os limites alocados para garantir que você permaneça dentro do orçamento e da contagem de assentos da sua instituição.

• Selecione o tipo de licença certo: escolha a licença adequada com base na função e no nível de atividade de um usuário:

  • Education Fundamentals: o pacote principal para estudantes e professores ativos.

  • Somente Gmail: para usuários que só precisam de acesso ao e-mail.

  • Usuário arquivado: para usuários que não precisam mais de acesso ativo, mas cujos dados precisam ser preservados.

Recursos para o sucesso

Para um aprofundamento nas ferramentas específicas disponíveis para sua instituição, consulte o guia de licenciamento do Google Workspace for Education. Esse recurso oferece fluxos de trabalho detalhados para implantações em grande escala e gerenciamento de usuários individuais.

Práticas recomendadas para o gerenciamento de licenças

O Google Workspace for Education usa um modelo de licença básica. Para garantir que seus usuários tenham o acesso correto e que sua instituição permaneça em conformidade, siga estes princípios básicos:

1. Education Fundamentals

   Cada usuário ativo no seu domínio precisa de uma licença do Education Fundamentals. Essa é a base para todos os outros serviços. Saiba mais sobre o modelo de licenciamento do Education Fundamentals.

   • Upgrades: se um usuário tiver uma licença paga (Education Standard ou Plus), ele ainda precisará manter a licença do Education Fundamentals.

   • Exceções: as licenças Somente Gmail ou Usuário arquivado não exigem o Education Fundamentals.

2. Regras de compra e atribuição do Education Standard e Plus

   Cobertura completa: compre um número suficiente de licenças pagas (Education Standard ou Plus) para cobrir todos os usuários ativos no seu domínio que também têm uma licença do Education Fundamentals. Esse número também precisa estar na sua carta de verificação de licença mais recente. Consulte os requisitos mínimos de compra no artigo da Central de Ajuda sobre preços e licenciamento do Google Workspace for Education.

   Somente usuários ativos: atribua licenças pagas apenas a contas ativas. Se os usuários Somente Gmail e/ou arquivados precisarem acessar determinados recursos pagos, como regiões de dados ou um sandbox de segurança, eles vão precisar de uma licença paga atribuída.

   Revisão dos dados: remova usuários inativos de regras ou grupos de atribuição automática para não exceder os limites da assinatura.

3. Práticas recomendadas para manutenção

   • Auditoria anual: revise suas atribuições de licença e ferramentas de automação pelo menos uma vez por ano.

   • Grupos dinâmicos: use regras automatizadas que refletem as mudanças nas populações de estudantes e professores (por exemplo, turmas que se formam ou novas contratações). Disponível exclusivamente para assinaturas do Education Standard ou Plus.

   • Monitore os limites: verifique se o número de licenças atribuídas não excede o total de assinaturas compradas.

   • Use ferramentas de gestão de licenças: consulte o guia de licenciamento do Google Workspace for Education e as informações sobre ferramentas para saber mais sobre as várias ferramentas de gestão de licenças.

Usar o Admin Console do Google Workspace

Atribuir licenças automaticamente com base no usuário

Você pode ativar a atribuição automática de licenças para toda a organização ou para unidades organizacionais específicas. Assim, os usuários da sua conta que não têm licença e os novos usuários adicionados depois vão receber uma licença do Google Workspace for Education. Se você tiver várias assinaturas do Google, só poderá ativar o licenciamento automático para uma delas por organização ou UO.

Observação:

• Se você tem unidades organizacionais na organização de nível superior, pode definir opções de licenciamento automático para unidades específicas.
• Quando você atribui automaticamente as licenças de um serviço a todos os usuários, não pode remover de um usuário específico.
• Pode levar até 24 horas para uma licença atribuída automaticamente entrar em vigor.
• A atribuição automática concede licenças a usuários ativos e suspensos na organização / UOs que você ativa. Antes de atribuir licenças, recomendamos que você remova os usuários suspensos das UOs que planeja licenciar para não conceder licenças a essas pessoas.

Atribuir automaticamente uma licença a cada usuário da organização

Você pode atribuir uma licença automaticamente a todos os usuários da organização na página "Configurações de licença" do Admin Console.

1. Na página inicial do Admin Console, clique em Menu e, à esquerda, clique em Faturamento Configurações de licença.
2. Clique na assinatura para a qual você quer atribuir licenças.
3. Clique em Desativado selecione Ativado.
4. Caso você tenha várias assinaturas do mesmo serviço, escolha qual delas usar para a atribuição automática de licenças.
5. Clique em Salvar.

Configurar o licenciamento automático para unidades organizacionais

Quando você configura unidades organizacionais no Google Admin Console, todas as organizações filhas herdam a configuração de licenciamento automático da organização mãe. No entanto, você pode substituir a configuração da organização mãe e definir a opção de licenciamento automático de maneira independente.

Configurar uma organização para substituir a configuração da organização mãe

1. Na página inicial do Admin Console, acesse Faturamento -> Configurações de licença.
2. Clique na unidade organizacional em que você quer ativar o licenciamento automático.
3. Selecione o Google Workspace for Education à direita e mude a opção "Licenciamento automático" de "Desativado" para "Ativado".
4. Caso você tenha várias assinaturas do mesmo serviço, escolha qual delas usar para a atribuição automática de licenças.
5. Clique em "Substituir".

Atribuição manual de licenças com base no usuário

É possível atribuir licenças manualmente a usuários, a uma lista enviada de usuários ou a uma unidade organizacional.

As licenças atribuídas manualmente a uma organização só são recebidas pelos usuários dela. Os usuários nas organizações filhas não recebem uma licença automaticamente, por isso elas também precisam ser atribuídas manualmente.

Atribuir e remover licenças manualmente na página "Usuários"

1. Na página inicial do Admin Console, acesse "Usuários".
2. Marque a caixa ao lado do nome de cada usuário para atribuir ou remover uma licença.
3. Na parte de cima, clique em Mais > Atribuir licenças ou Remover licenças.
4. Clique em Google Workspace for Education > Atribuir ou Remover. Se você tiver vários tipos de licença do Google Workspace for Education, clique no menu suspenso para selecionar um deles.

Atribuir e remover licenças manualmente na página de um usuário

1. Na página inicial do Admin Console, acesse "Usuários".
2. Clique no nome do usuário que você quer gerenciar.
3. Role para baixo e clique na seção "Licença".
4. Clique em "Google Workspace for Education" para ver os controles de ativação/desativação na coluna "Status".
5. Ao lado de "Google Workspace for Education", na coluna "Status", clique na opção que atribui ou remove uma licença.
6. Clique em "Salvar". Se você tiver vários tipos de licença do Google Workspace for Education, clique no menu suspenso para selecionar um deles.

Atribuir e remover licenças manualmente usando o upload em massa

Etapa 1: fazer o download das informações dos usuários

1. Na página inicial do Admin Console, acesse "Usuários".
2. Na parte de cima da página, clique em "Baixar usuários".
3. Em "Selecionar colunas", escolha "Todas as colunas com informações dos usuários e as colunas selecionadas atualmente".
4. Escolha o formato e clique em "Fazer download".

Etapa 2: inserir as informações da licença

1. Na planilha, localize a coluna "Novas licenças" [SOMENTE UPLOAD]. Para ver as licenças atribuídas a um usuário, consulte a coluna "Licenses [READ ONLY]".
2. Insira o código SKU da licença a ser atribuída:
   • a. Para o Google Workspace for Education Fundamentals (contas criadas antes de 13 de novembro de 2024): Google-Apps-For-Education
   • b. Para o Google Workspace for Education Fundamentals (contas criadas a partir de 13 de novembro de 2024): 1010070001
   • c. Para o Google Workspace for Education Plus - edição legada: 1010310002
   • d. Para o Google Workspace for Education - edição legada (estudante): 1010310003
   • e. Para o Google Workspace for Education Plus: 1010310008
   • f. Para o Google Workspace for Education Plus (funcionário): 1010310009
   • g. Para o Google Workspace for Education Standard: 1010310005
   • h. Para o Google Workspace for Education Standard (funcionário): 1010310006
   • i. Para o complemento Teaching and Learning do Google Workspace for Education: 1010370001
3. Insira IDs de SKU para até 200 usuários (veja a observação acima).
4. Salve o arquivo no formato CSV (.csv).

Etapa 3: fazer o upload do arquivo

1. Na parte de cima da página "Usuários" no Admin Console, clique em "Atualizar usuários em massa".
2. Clique em "Anexar arquivo CSV".
3. Acesse o local do arquivo CSV no computador e anexe o arquivo.
4. Clique em "Fazer upload". Em caso de erro, insira as informações que estão faltando na planilha e faça o upload do arquivo outra vez. Para mais informações, consulte erros comuns.

A lista de tarefas é aberta automaticamente e mostra o andamento do upload. Quando o processamento for concluído, você vai receber um relatório por e-mail. Se houver um erro de processamento, faça o download do arquivo de registros na sua lista de tarefas. Para mais informações, consulte erros comuns.

Usar o Google Cloud Directory Sync (GCDS)

Com o Google Cloud Directory Sync (GCDS), você sincroniza automaticamente usuários, grupos e contatos para que os dados da sua Conta do Google correspondam aos dados do seu servidor LDAP, como o Microsoft Active Directory. Você também pode usar o GCDS para sincronizar licenças por usuário, unidade organizacional ou grupo.

Atribuir licenças

1. Siga estas instruções para entender como o GCDS funciona e começar a usá-lo.
2. Configure sua sincronização com o Gerenciador de configuração.
3. Na página "Licenças" do Gerenciador de configuração, defina a sincronização da licença do GCDS para os usuários na sua Conta do Google.
4. Defina o atributo do endereço de e-mail: em "Atributo de endereço de e-mail", especifique qual atributo o GCDS usará para o mapeamento de endereço de e-mail entre a conta de usuário LDAP e o usuário da Conta do Google.
5. Para atribuir licenças, clique em "Add Rule".

6. No campo "LDAP Query", use a notação de consulta LDAP para especificar a quais usuários no diretório LDAP a licença será atribuída.

7. Selecione "Assign licenses to Google domain users".

8. Clique na lista "License" e selecione a SKU da licença.

9. (Opcional) Marque a caixa "Remover esta licença dos usuários do domínio do Google que não correspondem a esta regra" para remover as licenças dos usuários do Google que não correspondem à regra.

10. Selecione uma das seguintes opções:

    • "OK": adiciona a regra e retorna à tela "LDAP license rules".
    • "Apply": adiciona a regra e inicia a criação de outra regra de licença LDAP.
    • "Cancel": cancela a regra.
    • "Test LDAP query": testa a validade da consulta da licença LDAP.

Uso de uma ferramenta de linha de comando de terceiros (por exemplo, GAM)

Para um provisionamento de contas rápido e em grande escala, você pode usar soluções de terceiros. Por exemplo, o Google Apps Manager (GAM) é uma ferramenta de código aberto e com download sem custo financeiro que usa a API Directory do SDK Admin para criar e gerenciar usuários e grupos do Google Workspace.

O GAM interage com várias APIs do Google que você também pode usar para gerenciar outros recursos e recursos da conta.

Se você decidir usar o GAM, siga estas etapas recomendadas:

Atribuir licenças

1. No site do GAM, faça o download da ferramenta. .
2. Configure o GAM.
3. Durante a configuração, quando aparecer uma mensagem perguntando se você autoriza o GAM a gerenciar os dados do usuário e as configurações do Google Workspace, responda N (não) para pular a delegação em todo o domínio.
4. Esse comando confirma que o GAM está associado à conta certa do Google Workspace: gam info domain.

5. Você pode adicionar licenças por nome de usuário, unidade organizacional ou grupo. Para isso, use esta sintaxe:

   gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*

   Por exemplo, para atribuir licenças do Google Workspace for Education Plus - edição legada a todos os membros do grupo "Teachers":

   gam group teachers add license 1010310002

Sincronizar licenças

Você também pode adicionar e remover licenças dos usuários incluídos em uma lista específica.

• A lista de inclusão pode ser um Grupo do Google, uma unidade organizacional ou um arquivo de texto local.
• A licença será removida da conta dos usuários que não estiverem na lista.
• Ela será atribuída à conta dos usuários sem a licença que estiverem na lista.
• Você pode usar "group_ns" para remover as licenças dos usuários suspensos.

Esta é a sintaxe para sincronizar licenças:

gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>

Exemplo

O exemplo a seguir cria dois Grupos do Google chamados e4e e e4es, adiciona os usuários licenciados a eles e sincroniza a licença com o grupo. Como usamos group_ns (grupo não suspenso) na última etapa, os usuários suspensos vão ter a licença removida. Execute os últimos dois comandos regularmente para manter as licenças alinhadas com os membros não suspensos dos grupos.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

Excluir licenças

Esta é a sintaxe para exclusão de licenças:

gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>

Por exemplo, esta é a sintaxe para remover licenças da unidade organizacional "Staff":

gam ou staff delete license 1010310002

Como usar a ferramenta de gerenciamento de licenças baseada no Google Planilhas (links em inglês)

Com a ferramenta de gerenciamento de licenças baseada no Google Planilhas, os administradores podem gerenciar e automatizar as atribuições em massa. Essa ferramenta é oferecida sem custo financeiro pela AppsEdu, parceira do Google for Education, para instituições de ensino do mundo inteiro que usam o Google Workspace for Education.

Baixe a ferramenta e leia as instruções e práticas recomendadas. Outras observações:

• A ferramenta de gerenciamento de licenças foi desenvolvida principalmente para instituições pequenas e médias (com menos de 20.000 usuários ativos). Recomendamos que as instituições maiores usem o GAM, o GCDS ou a API License Manager.
• Se precisar de ajuda com a ferramenta, envie um e-mail para help@gwfelicensetool.com.

Usar a API Enterprise License Manager

Você pode usar a API Enterprise License Manager para atribuir e remover licenças.

Comece aqui ou siga as instruções em:

• Pré-requisitos: configure uma conta, conheça o produto e crie um projeto no Console de APIs do Google.
• Instale uma biblioteca de cliente: baixe uma biblioteca de cliente para sua linguagem de programação e importe as classes necessárias.
• Configure a autorização do aplicativo: defina a autorização do seu cliente.
• Para entender como gerenciar licenças, comece com os conceitos da API.
• Para entender melhor como fazer tudo isso e gerenciar as solicitações do seu cliente e as respostas do serviço da API, consulte os guias de instruções.