Como gerenciar e atribuir licenças

Os administradores do Google Workspace for Education precisam atribuir licenças aos usuários de forma manual ou automática, garantindo que cada usuário tenha uma licença adequada ao status dele, seja estudante em tempo integral ou de meio período, ex-aluno, professor ou usuário que não precisa mais de acesso. Eles também precisam monitorar o uso de licenças para não ultrapassar o limite alocado e gerenciar os custos. Além disso, eles precisam entender os diferentes tipos de licença (Education Fundamentals, Somente Gmail, Usuário arquivado) e como atribuí-las com base nas funções e no nível de atividade dos usuários.

Como administrador do Google Workspace for Education, você tem várias opções para gerenciar e atribuir licenças aos usuários. O Admin Console do Google Workspace (admin.google.com) é a interface principal para gerenciar usuários e licenças.

Usar o Admin Console do Google Workspace

Atribuição automática de licenças com base no usuário

Você pode ativar a atribuição automática de licenças para toda a organização ou para unidades organizacionais específicas. Assim, os usuários da sua conta sem uma licença atribuída e os usuários adicionados posteriormente terão uma licença do Google Workspace for Education. Se você tiver várias assinaturas do Google, só poderá ativar o licenciamento automático para uma delas por organização ou unidade organizacional.

Observação:

  • Se você tem unidades organizacionais na organização de nível superior, pode definir opções de licenciamento automático para unidades específicas.
  • Quando você atribui automaticamente as licenças de um serviço a todos os usuários, não pode remover de um usuário específico.
  • Pode levar até 24 horas para uma licença atribuída automaticamente entrar em vigor.
  • A atribuição automática concede licenças a usuários ativos e suspensos na organização / UOs que você ativa. Antes de fazer a atribuição, recomendamos que você remova os usuários suspensos das UOs que planeja licenciar para não conceder licenças a essas pessoas.

Atribuir automaticamente uma licença a cada usuário da organização

Você pode atribuir automaticamente uma licença a todos os usuários da organização na página "Configurações de licença" do Admin Console.

  1. Na página inicial do Admin Console, clique em Menu e, à esquerda, clique em Faturamento > Configurações de licença.
  2. Clique na assinatura para a qual você quer atribuir licenças.
  3. Clique em Desativar > selecione Ativar.
  4. Caso você tenha várias assinaturas do mesmo serviço, escolha qual delas usar para a atribuição automática de licenças.
  5. Clique em Salvar.

Configurar o licenciamento automático para unidades organizacionais

Quando você configura unidades organizacionais no Google Admin Console, todas as organizações filhas herdam a configuração de licenciamento automático da organização mãe. No entanto, você pode substituir a configuração da organização mãe e definir a opção de licenciamento automático de maneira independente.

Definir uma organização para substituir a configuração da organização mãe

  1. Na página inicial do Admin Console, acesse Faturamento -> Configurações de licença.
  2. Clique na unidade organizacional em que você quer ativar o licenciamento automático.
  3. Selecione o Google Workspace for Education à direita e mude a opção "Licenciamento automático" de "Desativado" para "Ativado".
  4. Caso você tenha várias assinaturas do mesmo serviço, escolha qual delas usar para a atribuição automática de licenças.
  5. Clique em "Substituir".

Atribuição manual de licenças com base no usuário

É possível atribuir licenças manualmente a usuários, a uma lista enviada de usuários ou a uma unidade organizacional.

As licenças atribuídas manualmente a uma organização só são recebidas pelos usuários dela. Os usuários nas organizações filhas não recebem uma licença automaticamente, por isso elas também precisam ser atribuídas manualmente.

Atribuir e remover licenças manualmente na página "Usuários"

  1. Na página inicial do Admin Console, acesse "Usuários".
  2. Marque a caixa ao lado do nome de cada usuário para atribuir ou remover uma licença.
  3. Na parte de cima, clique em Mais > Atribuir licenças ou Remover licenças.
  4. Clique em Google Workspace for Education > Atribuir ou Remover. Se você tiver vários tipos de licença do Google Workspace for Education, clique no menu suspenso para selecionar um deles.

Atribuir e remover licenças manualmente na página de um usuário

  1. Na página inicial do Admin Console, acesse "Usuários".
  2. Clique no nome do usuário que você quer gerenciar.
  3. Role para baixo e clique na seção "Licença".
  4. Clique em "Google Workspace for Education" para ver os controles de ativação/desativação na coluna "Status".
  5. Ao lado de "Google Workspace for Education", na coluna "Status", clique na opção que atribui ou remove uma licença.
  6. Clique em "Salvar". Se você tiver vários tipos de licença do Google Workspace for Education, clique no menu suspenso para selecionar um deles.

Atribuir e remover licenças manualmente usando o upload em massa

Etapa 1: fazer o download das informações dos usuários

  1. Na página inicial do Admin Console, acesse "Usuários".
  2. Na parte de cima da página, clique em "Baixar usuários".
  3. Em "Selecionar colunas", escolha "Todas as colunas com informações dos usuários e as colunas selecionadas atualmente".
  4. Escolha o formato e clique em "Fazer download".

Etapa 2: inserir as informações da licença

  1. Na planilha, localize a coluna "Novas licenças" [SOMENTE UPLOAD]. Para ver as licenças atribuídas a um usuário, consulte a coluna "Licenses [READ ONLY]".
  2. Insira o código SKU da licença a ser atribuída:
    • a. Para o Google Workspace for Education Fundamentals (contas criadas antes de 13 de novembro de 2024): Google-Apps-For-Education
    • b. Para o Google Workspace for Education Fundamentals (contas criadas a partir de 13 de novembro de 2024): 1010070001
    • c. Para o Google Workspace for Education Plus - edição legada: 1010310002
    • d. Para o Google Workspace for Education - edição legada (estudante): 1010310003
    • e. Para o Google Workspace for Education Plus: 1010310008
    • f. Para o Google Workspace for Education Plus (funcionário): 1010310009
    • g. Para o Google Workspace for Education Standard: 1010310005
    • h. Para o Google Workspace for Education Standard (funcionário): 1010310006
    • i. Para o complemento Teaching and Learning do Google Workspace for Education: 1010370001
  3. Insira IDs de SKU para até 200 usuários (veja a observação acima).
  4. Salve o arquivo no formato CSV (.csv).

Etapa 3: fazer upload do arquivo

  1. Na parte de cima da página "Usuários" no Admin Console, clique em "Atualizar usuários em massa".
  2. Clique em "Anexar arquivo CSV".
  3. Acesse o local do arquivo CSV no computador e anexe o arquivo.
  4. Clique em Enviar. Em caso de erro, insira as informações que estão faltando na planilha e faça o upload do arquivo outra vez. Para mais informações, consulte erros comuns.

A lista de tarefas é aberta automaticamente e mostra o andamento do upload. Quando o processamento for concluído, você vai receber um relatório por e-mail. Se houver um erro de processamento, faça o download do arquivo de registros na sua lista de tarefas. Para mais informações, consulte erros comuns.

Usar o Google Cloud Directory Sync (GCDS)

Com o Google Cloud Directory Sync (GCDS), você sincroniza automaticamente os usuários, grupos e contatos para que sua Conta do Google e seu servidor LDAP (como o Microsoft Active Directory) tenham os mesmos dados. Você também pode usar o GCDS para sincronizar licenças por usuário, unidade organizacional ou grupo.

Atribuir licenças

  1. Siga estas instruções para entender como o GCDS funciona e começar a usá-lo.
  2. Configure sua sincronização com o Gerenciador de configuração.
  3. Na página "Licenças" do Gerenciador de configuração, defina a sincronização da licença do GCDS para os usuários na sua Conta do Google.
  4. Defina o atributo do endereço de e-mail: em "Atributo de endereço de e-mail", especifique qual atributo o GCDS usará para o mapeamento de endereço de e-mail entre a conta de usuário LDAP e o usuário da Conta do Google.
  5. Para atribuir licenças, clique em "Adicionar regra".

  6. No campo "LDAP Query", use a notação de consulta LDAP para especificar a quais usuários no diretório LDAP a licença será atribuída.

  7. Selecione "Assign licenses to Google domain users".

  8. Clique na lista "Licença" e selecione a SKU da licença.

  9. (Opcional) Marque a caixa "Remover esta licença dos usuários do domínio do Google que não correspondem a esta regra" para remover as licenças dos usuários do Google que não correspondem à regra.

  10. Selecione uma das seguintes opções:

    • "OK": adiciona a regra e retorna à tela "LDAP license rules".
    • "Apply": adiciona a regra e inicia a criação de outra regra de licença LDAP.
    • "Cancel": cancela a regra.
    • "Test LDAP query": testa a validade da consulta da licença LDAP.

Usar uma ferramenta de linha de comando terceirizada, como o GAM (links em inglês)

Para um provisionamento de contas rápido e em grande escala, você pode usar soluções de terceiros. Por exemplo, o Google Apps Manager (GAM) é uma ferramenta de código aberto e com download sem custo financeiro que usa a API Directory do SDK Admin para criar e gerenciar usuários e grupos do Google Workspace.

O GAM interage com várias APIs do Google que você também pode usar para gerenciar outros recursos da conta.

Se você decidir usar o GAM, siga estas etapas recomendadas:

Atribuir licenças

  1. No site do GAM, faça o download da ferramenta. .
  2. Configure a ferramenta.
  3. Durante a configuração, quando aparecer uma mensagem perguntando se você autoriza o GAM a gerenciar os dados e as configurações dos usuários do Google Workspace, responda N (não) para pular a delegação em todo o domínio.
  4. Esse comando confirma que o GAM está associado à conta certa do Google Workspace: gam info domain.

  5. Você pode adicionar licenças por nome de usuário, unidade organizacional ou grupo. Para isso, use esta sintaxe:

    gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*

    Por exemplo, para atribuir licenças do Google Workspace for Education Plus - edição legada a todos os membros do grupo "Teachers":

    gam group teachers add license 1010310002

Sincronizar licenças

Você também pode adicionar e remover licenças dos usuários incluídos em uma lista específica.

  • A lista de inclusão pode ser um Grupo do Google, uma unidade organizacional ou um arquivo de texto local.
  • A licença será removida da conta dos usuários que não estiverem na lista.
  • Ela será atribuída à conta dos usuários sem a licença que estiverem na lista.
  • Você pode usar "group_ns" para remover as licenças dos usuários suspensos.

Esta é a sintaxe para sincronizar licenças:

gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>

Exemplo

O exemplo a seguir cria dois Grupos do Google chamados e4e e e4es, adiciona os usuários licenciados a eles e sincroniza a licença com o grupo. Como usamos group_ns (grupo não suspenso) na última etapa, os usuários suspensos vão ter a licença removida. Execute os últimos dois comandos regularmente para manter as licenças alinhadas com os membros não suspensos dos grupos.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

Excluir licenças

Esta é a sintaxe para exclusão de licenças:

gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>

Por exemplo, esta é a sintaxe para remover licenças da unidade organizacional "Staff":

gam ou staff delete license 1010310002

Como usar a ferramenta de gerenciamento de licenças baseada no Google Planilhas

Com a ferramenta de gerenciamento de licenças baseada no Google Planilhas, os administradores podem gerenciar e automatizar as atribuições em massa. Essa ferramenta é oferecida sem custo financeiro pela AppsEdu, parceira do Google for Education, para instituições de ensino do mundo inteiro que usam o Google Workspace for Education.

Baixe a ferramenta e leia as instruções e práticas recomendadas. Além disso, observe o seguinte:

  • A ferramenta de gerenciamento de licenças foi desenvolvida principalmente para instituições pequenas e médias (com menos de 20.000 usuários ativos). Recomendamos que as instituições maiores usem o GAM, o GCDS ou a API License Manager.
  • Se precisar de ajuda com a ferramenta, envie um e-mail para help@gwfelicensetool.com.

Usar a API Enterprise License Manager

Você pode usar a API Enterprise License Manager para atribuir e remover licenças.

Comece aqui ou siga as instruções nos links abaixo: