העברת אימיילים למערכת לניהול קשרי לקוחות (CRM) של צד שלישי

אם הארגון שלכם משתמש במערכת לניהול קשרי לקוחות (CRM) כדי לנהל משימות מסוימות, אתם יכולים להעביר את הודעות האימייל מ-Gmail למערכת ה-CRM כדי ליצור פנייה או כרטיס. מערכת CRM היא תוכנה שעוזרת לאנשים ולארגונים לנהל את האינטראקציות והקשרים שלהם עם לקוחות ומשתמשים. מערכות CRM פופולריות כוללות את Salesforce,‏ ZenDesk,‏ HubSpot ו-Jira.

מערכות CRM משמשות לרוב לניהול לידים (leads) למכירות וכרטיסי תמיכה. לדוגמה, אתם יכולים להעביר הודעות שנשלחות לכתובת האימייל של צוות המכירות למערכת CRM כדי ליצור לידים, לסווג אותם ולהמיר אותם ללקוחות. או אולי תרצו להעביר הודעות שנשלחו לכתובת של מחלקת תמיכה למערכת CRM, כדי להתחיל תהליך עבודה של בקשת תמיכה. התהליך הזה נקרא לפעמים אימייל ליצירת פנייה.

שיטות מומלצות ליצירת בקשות תמיכה במערכת לניהול קשרי לקוחות (CRM) באמצעות Gmail

‫Gmail לא נועד להחליף מערכות גדולות לניהול פניות לתמיכה. אם הארגון שלכם צריך תמיכה בפעולות בקנה מידה גדול, למשל מכירות או תמיכה ברמת הארגון, מומלץ להשתמש במערכת CRM ייעודית.

שלב 1. איך מקבלים את כתובות ההעברה והקבלה

כדי להעביר הודעות למערכת לניהול קשרי לקוחות, צריך את כתובת האימייל שאותה רוצים להעביר ואת כתובת המערכת לניהול קשרי לקוחות שאליה רוצים להעביר את ההודעות.

הערה: כתובות האימייל שמופיעות במאמר הזה הן דוגמאות. צריך להחליף אותם בכתובות האימייל שלכם ב-Google Workspace ובמערכת ה-CRM.

יצירת כתובת להעברת אימייל ב-Google Workspace

בוחרים את כתובת האימייל שרוצים להעביר, למשל: help@solarmora.com.

חשוב: כתובת האימייל הזו לא צריכה להיות חשבון אמיתי ב-Google Workspace. היא תופיע רק בכלל ברירת המחדל לניתוב שתצרו בשלב 2 כדי להגדיר העברה.

אימות כתובת ה-CRM לקבלת תשלומים

כדי לקבל את כתובת האימייל של ה-CRM שאליה יועברו ההודעות, אפשר לעיין במסמכים של ה-CRM. המונחים שמשמשים לתיאור כתובת האימייל הזו כוללים כתובת לתמיכה ואימייל ליצירת בקשת תמיכה.

חלק מהמערכות לניהול קשרי לקוחות יוצרות כתובת אימייל ייחודית שתואמת לכתובת התמיכה של המערכת. במקרה כזה, צריך להשתמש בכתובת הייחודית כשמגדירים את ההכוונה. לדוגמה, אם כתובת התמיכה של ה-CRM היא support@my-crm.com, יכול להיות שמערכת ה-CRM תיצור כתובת ייחודית ואקראית כמו support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com. צריך להשתמש בכתובת הייחודית הזו כשמגדירים העברה, כפי שמתואר בשלב 2.

שלב 2. הגדרת Gmail להעברת הודעות למערכת CRM

כדי להעביר הודעות למערכת ניהול קשרי הלקוחות (CRM), צריך להגדיר כלל של העברה אוטומטית כברירת מחדל. בשלבים הבאים, הודעות נכנסות שממוענות לכתובת help@solarmora.com מועברות לכתובת support@my-crm.com.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט  אפליקציותGoogle WorkspaceGmailניתוב ברירת המחדל.

   לניתוב ברירת המחדל

   כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.

2. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית ברמה העליונה.

   הערה: אפשר לבחור רק את היחידה הארגונית ברמה העליונה כשההגדרה ניתוב ברירת מחדל נמצאת בדף ההגדרות המתקדמות.

3. לוחצים על הגדרה כדי להגדיר ניתוב כברירת מחדל. כדי להוסיף כלל ניתוב חדש שמוגדר כברירת מחדל, לוחצים על הוספת כלל.

4. בתיבה של הוספת הגדרה, מבצעים את השלבים הבאים:
   

   אפשרויות הגדרה	מה לעשות?
   ציון כתובות של נמענים בשרת הדואר שצריך למצוא להן התאמה	בוחרים באפשרות נמען יחיד ומזינים את כתובת האימייל שנוצרה בשלב 1. זו הכתובת שהמשתמשים או הלקוחות שלכם שולחים אליה הודעות, לדוגמה, help@solarmora.com. חשוב: ודאו שכתובת האימייל הזו לא משויכת לחשבון Google Workspace אמיתי. לא אמור להיות לו חשבון משתמש, תיבת דואר או חברות בקבוצות שמשויכים אליו. כדי לתמוך בשליחה של כמויות גדולות של אימיילים יוצאים, כתובת האימייל צריכה להופיע רק בכלל הניתוב הזה שמוגדר כברירת מחדל.
   אם כתובת הנמען בשרת הדואר תואמת את הפרטים שלמעלה, צריך לבצע את הפעולות האלה	נמען המעטפה: מסמנים את התיבה שינוי של נמען המעטפה ואז בוחרים באפשרות החלפת הנמען. מזינים את כתובת התמיכה של ה-CRM שאימתתם בשלב 1, לדוגמה support@my-crm.com. אם ה-CRM יצר כתובת אקראית מכתובת התמיכה, מזינים אותה במקום זאת. ספאם: (אופציונלי) כדי לאפשר ל-Gmail לנתב מחדש הודעות שמסומנות כספאם, מסמנים את התיבה עקיפת מסנן הספאם.... כברירת מחדל, כללי הניתוב לא מנתבים מחדש הודעות שמסומנות כספאם. ‫Gmail מסווג הודעות נכנסות כספאם לפני שהן נמסרות לנמענים. שליחה גם אל: (אופציונלי) כדי להעביר את ההודעה לכתובות אימייל נוספות, מסמנים את התיבה הוספת נמענים. אחר כך לוחצים על הוספה כדי להזין את כתובות האימייל. לדוגמה, יכול להיות שתרצו לשלוח עותק של הודעות מ-CRM לצוות המכירות או לעצמכם. הערה: יכול להיות שנמענים נוספים יקבלו הודעות אחרי שהן יגיעו למערכת ה-CRM. מידע נוסף זמין במאמר מגבלות על קצב קבלת אימיילים ב- Google Workspace.
   אפשרויות	בוחרים באפשרות ביצוע הפעולה הזו על כתובות מוכרות ועל כתובות לא מוכרות.

5. בחלק התחתון של התיבה הוספת הגדרה, לוחצים על שמירה.

6. בודקים אם כלל הניתוב החדש מופיע בטבלת הניתוב שמוגדרת כברירת מחדל.

יכול להיות שיחלפו 24 שעות עד שהשינויים ייכנסו לתוקף, אבל בדרך כלל זה קורה מהר יותר. מידע נוסף

שלב 3. אימות של העברה ויצירת פנייה

כדי לוודא שההודעות מועברות בצורה נכונה, שולחים אימייל לכתובת האימייל להעברה, לדוגמה help@solarmora.com. לאחר מכן מוודאים שהמערכת לניהול קשרי לקוחות קיבלה את ההודעה ויצרה ממנה בקשה או כרטיס.