עבודה עם הגדרות האדמין של Gmail ב-Google Workspace

1. מדף הבית של מסוף Admin, עוברים לאחד מהדפים הבאים:

   • אפליקציות Google Workspace Gmail תאימות

   • אפליקציות Google Workspace Gmail ניתוב

   • אפליקציות Google WorkspaceGmail ספאם, פישינג ותוכנות זדוניות

2. (אופציונלי) בצד ימין, בוחרים ארגון.

3. קובעים את ההגדרות הרצויות.

4. בחלק התחתון של המסך לוחצים על שמירה.

אמצעי הבקרה האלה זמינים להגדרות:

• הגדרה – משתמשים באמצעי הבקרה הזה אם עדיין לא הגדרתם את ההגדרה.
• הצגה – באמצעות האפשרות הזו אפשר לבדוק את ההגדרה שמועברת בירושה. כדי לשנות את ההגדרה שמועברת בירושה, לוחצים על הוספת הגדרות.
• עריכה – משתמשים באמצעי הבקרה הזה כדי לשנות את ההגדרה. האפשרות הזו זמינה רק להגדרות שחלות באופן מקומי.
• השבתה או הפעלה – משתמשים באמצעי הבקרה הזה כדי להפעיל או להשבית הגדרה. השבתה של הגדרה לא משפיעה על האפשרויות שהגדרתם. לדוגמה, אתם יכולים להשבית זמנית הגדרה מסוימת אם התוצאות לא תואמות לציפיות שלכם. אחר כך תוכלו לשנות את ההגדרה ולהפעיל אותה מחדש. אפשר גם ליצור עותק של הגדרה, להשבית אותה, לשנות אותה ואז להשוות בין התוצאות השונות. האפשרות הזו זמינה להגדרות שעוברות בירושה ולהגדרות שמוחלות באופן מקומי.
• ‫Delete (מחיקה) – באמצעות אמצעי הבקרה הזה אפשר להשבית את ההגדרה ולמחוק את ההגדרה שלה. כדי להפעיל אותה מחדש, לוחצים על הגדרה. לדוגמה, יכול להיות שתרצו לנקות את רשימת השולחים החסומים ולהתחיל מחדש. האפשרות הזו זמינה רק להגדרות שחלות באופן מקומי.
• הוספת הגדרות – לוחצים על הלחצן הזה כדי להוסיף עוד אפשרויות להגדרה. לדוגמה, אפשר להוסיף כלל להפעלת פעולה כשמתקיים תנאי מסוים. האפשרות הזו זמינה להגדרות שעוברות בירושה ולהגדרות שמוחלות באופן מקומי.

חלק מההגדרות מאפשרות לכם להגדיר פעולות מותנות. ההגדרות האלה כוללות:

• הוספת נמענים – ההודעה תישלח גם לנמענים האלה.
• הוספת כותרת X-Gm-Original-To, הוספת כותרת X-Gm-Spam וכותרת X-Gm-Phishy והוספת כותרות מותאמות אישית – הוספת כותרות מותאמות אישית להודעות, שיכולות להיות שימושיות. לדוגמה, אם האימייל שלכם מנותב לשרת במורד הזרם, אתם יכולים להגדיר את השרת הזה לעיבוד הודעות על סמך הכותרות. בדרך כלל משתמשים באפשרות הזו כדי לנתב הודעות שתויגו כספאם אל תיקיית הספאם.
• עקיפת מסנן הספאם עבור ההודעה הזו – הודעות שתואמות לתנאים של ההגדרה ומזוהות כספאם נמסרות לנמען המיועד.
• שינוי של כתובת הנמען בשרת הדואר – שינוי המקום שאליו ההודעה נמסרת. כשמשתמשים בו עם הוספת נמענים, הוא מיישם את התכונה 'עותק מוסתר'. אם לא, ההודעה מועברת.
• שינוי הנתיב – שינוי היעד שאליו מנותבת ההודעה. לדוגמה, אפשר לנתב הודעות של משתמשים עם חשבונות אימייל של צד שלישי לשרת אימייל מקומי.
• הוספת נושא מותאם אישית בהתחלה – שינוי הכותרת 'נושא:' כך שתכלול טקסט של תוספת לשם.
• דחיית ההודעה – ההודעה לא נמסרת.
• הסרת קבצים מצורפים מההודעה – הקבצים המצורפים מוסרים לפני שההודעה נמסרת לנמען המיועד.
• דרישה להעברה מאובטחת של דואר יוצא – ההודעות היוצאות מחייבות מסירה מאובטחת.

ההגדרות האלה חלות על כל הארגונים, ואפשר להגדיר ולערוך אותן רק ברמת הארגון העליונה.

• כתובת אינטרנט – שינוי כתובת ה-URL של דף הכניסה של המשתמשים ל-Gmail.
• רשומות MX – כאן אפשר לראות את רשומות ה-MX ולהשתמש באשף ההגדרה של Gmail.
• העלאות של אימיילים של משתמשים – מאפשרים למשתמשים לייבא אימייל ואנשי קשר מחשבונות אחרים של דואר אינטרנטי או POP3.

ההגדרות האלה נמצאות באפליקציות Google Workspace Gmail גישת משתמשי קצה.

• גישה ל-POP ול-IMAP – מפעילים או משביתים את הגישה ל-POP ול-IMAP למשתמשים.
• ‫Google Workspace Sync – מפעילים את Google Workspace Sync for Microsoft Outlook.
• העברה אוטומטית – מונעים מהמשתמשים להעביר אוטומטית הודעות נכנסות לכתובת אחרת.
• רשימת היתרים לשרת proxy של כתובות URL של תמונות – אפשר ליצור ולתחזק רשימת היתרים של כתובות URL פנימיות שעוקפות את ההגנה של שרת proxy. אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק ברמת הארגון העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• תוסף Gmail אופליין ל-Chrome – הפעלה של Gmail אופליין למשתמשים.
• התרת שערים יוצאים לפי משתמש – מאפשרת למשתמשים לשלוח אימייל דרך שרת SMTP חיצוני.
• אזהרה על תגובה לא מכוונת לגורמים חיצוניים – המשתמשים מקבלים אזהרה כשהם משיבים להודעה עם נמענים חיצוניים שלא נמצאים באנשי הקשר שלהם.

• רשימת היתרים של כתובות אימייל – יוצרים רשימה של כתובות IP ששולחות אימיילים לגיטימיים. אימיילים שנשלחים מכתובות ה-IP האלה לא צריכים להיות מסומנים כספאם. אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק ברמת הארגון העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• שער לדואר נכנס – מציינים את כתובות ה-IP של שרתי האימייל שמעבירים אימייל ל-Gmail. אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק ברמת הארגון העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• ספאם – יצירת רשימה של כתובות אימייל או דומיינים מאושרים ששולחים אימייל לגיטימי. אפשר גם להעביר הודעות ספאם להסגר בניהול אדמין.
• שולחים חסומים – חסימת שולחים על סמך כתובת אימייל או דומיין.

• מחיקה אוטומטית של הודעות אימייל וצ'אט – ניהול כמות האימיילים שמאוחסנת לכל משתמש. ההגדרה חלה רק על הארגון ברמה העליונה.
• הוספת כותרת תחתונה – שימוש בטקסט של כותרת תחתונה בהודעות לצורך עמידה בהוראות הדין או דרישות אחרות.
• סינון לפי עמידה במדיניות – הגדרה של אופן הטיפול בהודעות על סמך מילים, ביטויים, דפוסי טקסט או דפוסי מספרים שהוגדרו מראש.
• אחסון כל האימיילים – כל ההודעות מאוחסנות בתיבות הדואר ב-Gmail של המשתמשים. הנתונים כוללים הודעות שנשלחו או התקבלו על ידי תיבות דואר שהן לא של Gmail ושרת SMTP. ההגדרה הזו רלוונטית כשמשתמשים ב-Vault עם תיבת דואר שאינה ב-Gmail. אפשר גם להשתמש בהגדרה הזו כדי לתעד את כל ההודעות שנשלחות, כולל הזמנות לפגישות ביומן והתראות על שיתוף.
• הגבלת מסירה – הגבלת כתובות האימייל או הדומיינים שהמשתמשים יכולים להחליף איתם אימייל.
• תוכן מעורר התנגדות – אתם יכולים לציין איך המערכת תנהל את ההודעות על סמך רשימות מילים שאתם יוצרים.
• תאימות של קבצים מצורפים – הגדרה של אופן הניהול של הודעות עם קבצים מצורפים.
• תאימות לתעבורה מאובטחת (TLS) – קביעת דרישה שהאימייל יישלח דרך חיבור מאובטח לדומיינים ולכתובות אימייל ספציפיים.

לפני שמגדירים אמצעי בקרה, כדאי לקרוא את ההנחיות והשיטות המומלצות לניתוב ומסירה של אימיילים. בהמשך מפורט מידע נוסף על אפשרויות הניתוב.

• שער לדואר יוצא – הגדרה של שרת שכל ההודעות מהדומיין עוברות דרכו. אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק ברמת הארגון העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• ניתוב – הגדרת אמצעי בקרה לניתוב ולשליחה של אימיילים בדומיין.
• העברת אימיילים באמצעות מפת כתובות הנמענים – החלת מיפוי (כינויים) מסוג אחד-לאחד על כתובות נמענים בהודעות שמתקבלות בדומיין שלכם. אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק ברמת הארגון העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• ניתוב לקבלה – הגדרה של אפשרויות מסירה של הודעות נכנסות ופנימיות – קבלה, כמו מסירה כפולה ומסירה מפוצלת.
• ניתוב לשליחה – הגדרה של אפשרויות לשליחת הודעות יוצאות ושליחה פנימית.
• קבלה של הודעות נכנסות מ-Journal ב-Vault – מציינים כתובת אימייל בדומיין שמקבלת את ההודעות מ-Journal ב-Microsoft Exchange. אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק ברמת הארגון העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• תיבת דואר שאינה ב-Gmail – אם אתם משתמשים בשרת דואר שאינו ב-Gmail, אתם יכולים לנתב מחדש את ההודעות לחשבון שאינו ב-Gmail של המשתמשים.
• שרת ממסר SMTP – אם יש לכם שרתים שאינם של Gmail ושולחים אימיילים, אתם יכולים להשתמש בהגדרה הזו כדי לנתב הודעות דרך Gmail לצורך אחסון או סינון נוסף. אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק ברמת הארגון העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• נתיב מאובטח חלופי – הגדרת נתיב מאובטח חלופי כשנדרש Transport Layer Security‏ (TLS). אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק ברמת הארגון העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.

כשיוצרים כמה הגדרות או קביעות תצורה, בדרך כלל אין השפעה על התנהגות ההודעה. המערכת של Gmail פשוט מחילה את כל ההגדרות על ההודעה. בדרך כלל, הגדרה אחת לא מקבלת עדיפות על פני הגדרה אחרת.

לדוגמה, אין התנגשות אם:

• יוצרים הגדרה של הוספת כותרת תחתונה והגדרה של סינון לפי עמידה במדיניות. מערכת Gmail תחיל את שתי הפעולות על ההודעה.

• הגדרתם שני כללים עם התוצאה 'הוספת נמענים'. כל הנמענים מתווספים ב-Gmail.

עם זאת, יש מקרים חריגים שבהם ההתנהגות של ההודעות שונה, כשלהגדרות שונות יש השלכות מרובות. הדבר עלול לגרום להתנגשות בין ההגדרות.

השלכות סותרות

אם יש סתירה בין שתי השלכות, Gmail יחיל רק אחת מהן. השלכות שלא סותרות זו את זו תמיד יחולו.

דוגמה:

• הגדרה של סינון לפי עמידה במדיניות חלה על תוצאה של שינוי נתיב, שמנתבת מחדש הודעות אל host1.com ומוסיפה כותרת X-gm-spam:.
• הגדרה של תוכן פסול מחילה השלכה של שינוי נתיב, שגורמת לניתוב מחדש של הודעות אל host2.com, וגם מוסיפה נושא מותאם אישית בתחילת ההודעה.

בדוגמה הזו, ההשלכות של שינוי הנתיב סותרות כי Gmail יכול לבחור רק נתיב אחד. לכן נבחר רק נתיב שינוי אחד, וההשלכות האחרות שלא סותרות מוחלות: כותרת X-gm-spam ונושא מותאם אישית.

באופן כללי, כל ההגדרות נבדקות בנפרד. ההשלכות של ההגדרות נאספות, ואז מתבצעת בדיקה אם יש סתירות. אי אפשר להשתמש בתוצאה של הגדרה אחת כדי להפעיל הגדרה אחרת.

ניתוב מחדש של הודעות כמה פעמים או שינוי הנמען

מתרחש קונפליקט כששתי הגדרות מנסות לשנות את הנתיב הראשי או את כתובת הנמען הראשית בשרת הדואר. אם יש סתירה, Gmail קובע איזו פעולה לבצע לפי הקריטריונים הבאים:

• ספציפיות – הגדרות ספציפיות יותר מקבלות עדיפות. לדוגמה, הגדרות שחלות באופן מקומי מקבלות קדימות על פני הגדרות שעוברות בירושה. לכל ההגדרות שספציפיות לארגון יש עדיפות על פני ניתוב ברירת המחדל.
• תאריך יצירה – בהגדרות עם אותה רמת ספציפיות, הגדרות ישנות מקבלות עדיפות על פני הגדרות חדשות.

דחיית הודעה

אם כלל שהופעל גורם לדחייה, ההודעה נדחית ולא מוחלים עליה כללים אחרים. אם כמה הגדרות מפעילות דחיות עם תשובות שונות לדחייה, רק תשובה אחת תשמש.

רשימות של שולחים

בכל הגדרה אפשר לציין רשימה של שולחים מורשים כדי לעקוף את הפעולות אם יש התאמה. אפשר לשתף רשימות של שולחים בין ההגדרות. לדוגמה, הגדרת הספאם מאפשרת ליצור רשימת שולחים מאושרים כדי לעקוף את תיקיית הספאם. אפשר להשתמש באותה רשימה של שולחים מאושרים כדי לעקוף הגדרה של תאימות תוכן.

SMTP relay

ההגדרה של שרת ממסר ה-SMTP מציינת אילו כתובות אימייל וכתובות IP יכולות להשתמש בשרת ממסר ה-SMTP של Google. היא גם מציינת אם נדרש אימות SMTP. אם מוגדרות כמה הגדרות של שרת ממסר SMTP, שרת ממסר ה-SMTP:

• ההודעה תתקבל אם אחת מההגדרות מאפשרת זאת.
• ההודעה תידחה אם אף אחת מההגדרות לא מאפשרת אותה.

יש כמה מקרים שבהם Gmail נותן עדיפות להגדרה אחת על פני הגדרה אחרת. במקרה כזה, Gmail יחיל את שתי ההגדרות, אבל אחת מהן תוחל ראשונה.

סדר העדיפות תלוי במיקום ההגדרה במבנה היחידה הארגונית. פעולות ביחידת צאצא ארגונית מקבלות עדיפות על פעולות ביחידה הארגונית ברמה העליונה.

הוספת כותרת תחתונה

אם לשני כללים יש פעולות שונות של הוספת כותרת תחתונה, שתי הכותרות התחתונות יתווספו. סדר הכותרות התחתונות תלוי במיקום ההגדרה במבנה הארגוני. ההגדרות ביחידת צאצא ארגונית מקבלות קדימות על פני ההגדרות של היחידה הארגונית ברמה העליונה.

צירוף בתחילת שורת הנושא

אם שתי הגדרות מובילות לפעולות שונות של הוספת קידומת לנושא בהתאמה אישית, שתי הקידומות יתווספו. סדר הנושאים שנוספים בתחילת השורה תלוי במיקום ההגדרה במבנה הארגוני. ההגדרות ביחידת צאצא ארגונית מקבלות קדימות על פני ההגדרות של היחידה הארגונית ברמה העליונה.

מערכת Gmail בודקת את ההודעות וקובעת את ההשלכות לפי הסדר הבא:

1. מערכת Gmail בודקת את ההודעה מול כל כללי המדיניות באופן עצמאי, ומקבצת את כל ההשלכות התואמות לרשימת השלכות.

2. מערכת Gmail בודקת את רשימת ההשלכות. אם יש השלכות לדחייה, Gmail דוחה את ההודעה ומתעלם מההשלכות האחרות.

3. אם ההודעה לא נדחית, מערכת Gmail בודקת אם יש התנגשויות ברשימת ההשלכות. התנגשויות בהתאמה נאספות ברשימת התנגשויות. קונפליקטים מתרחשים רק אם:

   • אם יהיו כמה השלכות, המסלול הראשי ישתנה. יש השלכה של שינוי נתיב שלא נחשבת להשלכה משנית של ההגדרה'הוספת נמענים נוספים'.

   • כמה השלכות ישנו את כתובת הנמען הראשית בשרת הדואר. יש השלכה של שינוי הנמען במעטפה שלא נכללת כהשלכה משנית של ההגדרה'הוספת נמענים נוספים'.

4. מערכת Gmail מעריכה את רשימת הסתירות כדי לקבוע איזו מההשלכות הסותרות להחיל. ההגדרות מוחלות לפי הקריטריונים הבאים:

   • ספציפיות – הגדרות שחלות באופן מקומי מקבלות עדיפות על פני הגדרות שעוברות בירושה. הגדרות ספציפיות לארגון מקבלות עדיפות על פני נתיב ברירת המחדל.

   • תאריך יצירה – הגדרות ישנות מקבלות עדיפות על פני הגדרות חדשות. אם יש סתירה בין שתי הגדרות, ההגדרה שמופיעה גבוה יותר בדף ההגדרות מקבלת עדיפות גבוהה יותר. הסדר הזה חל רק על כללים בתוך קטע הגדרות, למשל בניתוב. אין סדר מוגדר של כללים סותרים בין קטעים שונים.

     הערה: אנחנו לא ממליצים להסתמך על תאריך היצירה של הכלל כדרך לפתור קונפליקטים בין כללים. מומלץ ליצור כללים עצמאיים שלא מסתמכים על סדר מסוים.

5. ‫Gmail מחיל את ההשלכות על ההודעה, ומחיל את כל ההשלכות שלא סותרות אחת את השנייה מכל ההגדרות.